企业内部档案管理与保护规范（标准版）

企业内部档案管理与保护规范（标准版）第1章总则1.1档案管理的基本原则档案管理应遵循“安全第一、依法合规、分类有序、持续改进”的基本原则，确保档案在保存、利用和销毁过程中符合国家法律法规及行业标准。根据《档案法》及相关法规，档案管理需坚持“统一领导、分级管理、责任到人”的原则，确保档案工作有序开展。档案管理应以“服务业务、服务决策”为导向，注重档案的实用性与可追溯性，保障企业运营的高效与合规。档案管理应结合企业实际业务需求，实现档案资源的高效利用与价值最大化，提升企业综合竞争力。档案管理需遵循“科学分类、便于检索、便于利用”的原则，确保档案信息的完整性、准确性和可查性。1.2档案管理的组织架构企业应设立专门的档案管理部门，通常由档案管理员、业务部门负责人及相关部门协同配合，形成“统一领导、分级管理”的组织体系。档案管理部门应配备专职人员，负责档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等全过程管理，确保档案工作规范化、制度化。企业应建立档案管理制度，明确各部门及人员在档案管理中的职责，确保档案管理责任到人、流程清晰、监督到位。档案管理应与企业信息化建设相结合，推动档案数字化管理，提升档案的可访问性与利用效率。企业应定期对档案管理机构进行评估与优化，确保组织架构与企业业务发展相匹配，提升管理效能。1.3档案管理的目标与范围档案管理的目标是实现档案的规范管理、安全保存、有效利用和依法销毁，确保档案信息的完整性、真实性和可追溯性。档案管理的范围涵盖企业各类业务活动产生的原始资料、文件、图纸、电子档案等，包括但不限于合同、财务凭证、会议记录、生产记录、技术资料等。档案管理应覆盖企业所有业务流程，确保各类档案在形成、归档、保管、调阅、销毁等环节均符合规范要求。档案管理的目标还包括提升企业信息资产的价值，支持企业战略决策与业务运营的可持续发展。档案管理应结合企业信息化建设，实现档案数据的标准化、系统化和智能化管理，提升档案利用效率。1.4档案管理的职责划分档案管理部门负责制定档案管理制度、规范档案管理流程，并监督执行情况，确保档案管理工作符合相关法律法规及企业内部标准。业务部门负责按照规定及时归档相关业务资料，确保档案的完整性与及时性，避免档案缺失或遗漏。档案管理员负责档案的日常管理、分类、编号、保管、调阅、借阅、销毁等具体事务，确保档案安全、有序、规范。企业应建立档案责任追究机制，对档案管理中的失职、违规行为进行责任认定与处理，确保档案管理的严肃性与规范性。档案管理职责应明确界定，形成“职责清晰、权责一致”的管理机制，确保档案管理工作的高效运行。第2章档案分类与编号2.1档案分类方法档案分类是档案管理的基础工作，通常采用“目次法”和“主题法”相结合的方式，以确保档案的系统性和可检索性。根据《档案分类法》（GB/T14272-2017），档案应按类别、形式、用途等维度进行划分，形成清晰的分类体系。常见的分类方法包括按档案内容性质（如行政、业务、财务、技术等）、按形成时间（如年度、季度、月度）、按载体形式（如纸质、电子、声像等）进行分类。企业应建立档案分类表，明确各类档案的保管期限、归档范围及分类编码，确保档案的规范管理。档案分类需遵循“一档一码”原则，即每份档案应有唯一的分类编码，便于检索与统计。档案分类应定期更新，结合企业业务发展和档案管理需求进行动态调整，确保分类体系的时效性与实用性。2.2档案编号规则档案编号是档案管理的重要标识，通常由档号、序号、分类号、保管期限等部分组成。根据《档案管理软件技术规范》（GB/T18824-2018），档案编号应具备唯一性、可追溯性和可读性。档案编号一般采用“机构代码+年度+序号”结构，例如“-2023-001”，其中“”为机构代码，“2023”为年度，“001”为序号。档案编号应遵循统一格式，避免重复或混淆，确保档案在调阅、借阅、销毁等环节的准确性。档案编号需与档案分类表同步更新，确保编号与分类信息一致，避免信息错位。档案编号应由专人负责管理，定期核对，防止编号错误或遗漏。2.3档案存储与保管要求档案存储应遵循“防潮、防尘、防虫、防光”原则，确保档案的安全性和完整性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13592-2017），档案应存放在恒温恒湿的档案库内。档案应按类别、保管期限分类存放，避免混放，确保查找便捷。档案库应配备防火、防盗、防鼠等安全设施。纸质档案应使用防紫外线、防尘的档案柜，电子档案应存储于安全、稳定的服务器系统中，确保数据的可读性和安全性。档案的保管期限应根据《档案保管期限规定》（GB/T18825-2018）确定，定期进行档案的归档、整理与销毁。档案存储环境应定期检测温湿度，确保符合档案保存标准，防止因环境变化导致档案损坏。2.4档案调阅与借阅制度档案调阅需遵循“先审批、后调阅”原则，调阅人员应填写《档案调阅申请表》，经部门负责人批准后方可调阅。档案调阅应遵守“谁借谁还”原则，调阅后应及时归还，避免长时间占用档案资源。借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅日期、归还日期、使用目的等信息，确保档案使用规范。借阅档案应做好登记与归还管理，防止遗失或损坏，确保档案的完整性和安全性。档案调阅与借阅应建立档案使用台账，定期检查档案使用情况，确保档案管理的规范与高效。第3章档案收集与整理3.1档案收集流程档案收集应遵循“以用为先、分类管理”的原则，依据档案的形成规律和使用需求，建立科学的收集机制。根据《档案法》及相关法规，档案收集应遵循“分类分级、动态管理”的原则，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。档案收集应建立统一的档案分类体系，采用《档案分类法》或《档案分类标准》进行分类，确保档案的可检索性与可管理性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应按类别、载体、形成单位等进行分类，便于后续的查找与利用。档案收集应建立档案接收登记制度，明确接收人、接收时间、内容、来源等信息，确保档案的来源清晰、责任明确。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案接收应实行“双人复核”制度，确保档案的准确性和真实性。档案收集应结合企业实际业务流程，建立档案形成、归档、移交的完整流程。根据《企业档案管理规范》，档案的形成应由相关业务部门负责，归档应由档案管理机构统一组织，确保档案的及时归档与规范管理。档案收集应定期进行清查与补充，确保档案的完整性与及时性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应定期进行清查，发现缺失或损坏的档案应及时补充或修复，确保档案的完整性和可用性。3.2档案整理规范档案整理应依据《档案分类法》和《档案分类标准》，按照“分类—排列—编目”的顺序进行整理。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案整理应按照“按类整理、按序排列、按目编目”的原则，确保档案的系统性和可查性。档案整理应统一使用标准编号与分类标识，确保档案的可检索性与可管理性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应使用统一的编号系统，确保档案的唯一性和可追溯性。档案整理应按照“先整理后归档”的原则，确保档案的规范性与完整性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案整理应先进行分类、排列、编目，再进行归档，确保档案的系统性和可查性。档案整理应采用标准化的档案目录与著录格式，确保档案信息的准确性与一致性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案目录应包括档案号、标题、内容、形成单位、形成时间等信息，确保档案信息的完整与准确。档案整理应定期进行检查与更新，确保档案信息的时效性与准确性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应定期进行检查，发现错误或遗漏应及时修正，确保档案信息的准确性和完整性。3.3档案归档要求档案归档应遵循“分类归档、集中管理”的原则，确保档案的系统性和可查性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应按类别、载体、形成单位等进行分类归档，确保档案的系统性和可查性。档案归档应统一使用标准格式与编号系统，确保档案的可检索性与可管理性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应使用统一的编号系统，确保档案的唯一性和可追溯性。档案归档应按照“先整理后归档”的原则，确保档案的规范性与完整性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应先进行分类、排列、编目，再进行归档，确保档案的系统性和可查性。档案归档应建立档案管理台账，记录档案的形成、归档、移交等关键信息。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案管理台账应包括档案号、形成单位、形成时间、归档时间、责任人等信息，确保档案管理的可追溯性。档案归档应定期进行检查与维护，确保档案的完整性和可用性。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案应定期进行检查，发现缺失或损坏的档案应及时补充或修复，确保档案的完整性和可用性。3.4档案销毁与处置规定档案销毁应遵循“按期销毁、分类处理”的原则，确保档案的规范性与安全性。根据《档案法》及相关法规，档案销毁应按照“定期销毁、分类销毁”的原则进行，确保档案的规范性与安全性。档案销毁应采用“无害化处理”方式，确保销毁后的档案不会对环境或社会造成影响。根据《档案法》及相关法规，档案销毁应采用“无害化处理”方式，确保销毁后的档案不会对环境或社会造成影响。档案销毁应建立销毁审批与监督机制，确保销毁过程的合规性与可追溯性。根据《档案法》及相关法规，档案销毁应建立销毁审批与监督机制，确保销毁过程的合规性与可追溯性。档案销毁应由专业机构进行，确保销毁过程的科学性与规范性。根据《档案法》及相关法规，档案销毁应由专业机构进行，确保销毁过程的科学性与规范性。档案销毁应建立销毁记录与归档制度，确保销毁过程的可追溯性与合规性。根据《档案法》及相关法规，档案销毁应建立销毁记录与归档制度，确保销毁过程的可追溯性与合规性。第4章档案安全与保密4.1档案安全防护措施档案安全防护应遵循“预防为主、防御与监控结合”的原则，采用物理隔离、环境控制、电子防篡改等技术手段，确保档案在存储、传输、调阅等全过程中不受物理或数字侵害。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），档案存储环境应符合温湿度、防尘、防潮、防磁等要求，避免因环境因素导致档案损坏。建议采用多重身份验证、加密传输、访问控制等技术，确保档案在传输和调阅过程中的安全性。例如，使用AES-256加密算法对电子档案进行加密存储，防止非法访问或数据泄露。据《中国档案信息化建设发展报告》显示，采用加密技术的档案系统，其数据泄露风险降低约60%。档案室应配备防火、防爆、防雷、防静电等安全设施，定期进行安全检查与维护。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案室应设置独立的防火墙、UPS不间断电源系统，防止因电力中断或火灾导致档案丢失。对于重要档案，应建立严格的权限管理机制，确保只有授权人员方可访问。根据《档案法》及相关法规，档案管理人员需通过岗位资格认证，定期接受安全培训，提升信息安全意识。应建立档案安全应急预案，包括数据丢失、系统故障、自然灾害等突发事件的应对措施。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20986-2019），档案安全事件应分为三级，不同级别应有相应的响应流程和处置措施。4.2档案保密管理要求档案保密管理应遵循“谁保管、谁负责”的原则，明确档案管理人员的保密职责，确保档案在保管、调阅、归档等环节中不被泄露。根据《档案法》规定，档案管理人员应遵守保密制度，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。档案保密应通过权限分级、访问控制、加密传输等手段实现。例如，对涉及企业核心机密的档案，应设置三级权限，仅限特定岗位人员访问。根据《信息安全技术信息分类与等级保护规范》（GB/T22239-2019），档案信息应按照重要程度分为不同等级，分别采取相应的保密措施。档案保密管理应建立保密审查机制，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不同类别的档案，分别制定保密管理方案。根据《保密法》及相关规定，涉及国家秘密的档案需进行保密审查，确保其内容不被非法获取或泄露。档案保密应纳入企业整体信息安全管理体系，与企业其他信息系统、数据安全措施相衔接。根据《信息安全管理体系要求》（ISO/IEC27001:2013），档案保密应作为信息安全管理体系的重要组成部分，确保其与企业其他信息安全管理措施协同运行。应定期开展档案保密培训与演练，提升员工的保密意识和操作规范。根据《企业员工保密培训规范》（GB/T36132-2018），企业应每年至少组织一次档案保密培训，重点内容包括保密制度、保密责任、保密操作流程等。4.3档案信息安全保护档案信息安全应涵盖数据存储、传输、访问等全生命周期，采用加密、访问控制、审计追踪等技术手段。根据《信息安全技术信息系统安全分类分级指南》（GB/T20984-2016），档案信息系统应按照信息安全等级进行分类管理，确保不同等级的档案采取相应的安全措施。对于电子档案，应采用数据加密技术，如AES-256、RSA-2048等算法，确保数据在存储、传输过程中的机密性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应定期进行完整性校验，防止数据被篡改或删除。档案信息系统的访问控制应采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，确保只有授权人员才能访问特定档案。根据《信息安全技术信息系统安全技术要求》（GB/T20984-2016），档案信息系统的访问控制应具备最小权限原则，避免权限过度开放导致的安全风险。应建立档案信息系统的日志审计机制，记录所有访问行为，便于事后追溯和分析。根据《信息安全技术信息系统安全技术要求》（GB/T20984-2016），系统日志应保存不少于6个月，确保在发生安全事件时能够提供有效证据。档案信息系统的安全防护应定期进行漏洞扫描和渗透测试，及时修复安全漏洞。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息系统应按照等级保护要求进行安全防护，确保其符合国家信息安全标准。4.4档案泄露的处理与责任档案泄露事件发生后，应立即启动应急预案，采取隔离、封存、销毁等措施，防止事态扩大。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20986-2019），档案泄露属于重大信息安全事件，需在24小时内向相关部门报告并启动应急响应。对于档案泄露事件，应查明责任原因，明确责任人，并依据《档案法》及相关法规进行追责。根据《档案法》规定，档案管理人员若因失职导致档案泄露，应承担相应法律责任。档案泄露事件应进行调查和评估，分析事件发生的原因、影响范围及损失程度，提出改进措施。根据《信息安全事件管理指南》（GB/T20984-2016），档案泄露事件应进行事件分类、定级、处置和复盘，确保问题得到根本性解决。档案泄露事件应依法向有关部门报告，并配合调查，确保事件处理过程公开透明。根据《保密法》规定，涉及国家秘密的档案泄露事件需向保密部门报告，确保事件处理符合法律法规要求。应建立档案泄露的预防与问责机制，定期开展安全检查和风险评估，确保档案安全管理制度落实到位。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案管理机构应定期开展档案安全检查，及时发现和整改安全隐患，防止档案泄露事件发生。第5章档案利用与查询5.1档案查阅权限管理档案查阅权限应依据《档案法》及《档案管理规范》进行分级管理，确保不同岗位、不同层级的人员根据其职责范围行使查阅权。企业应建立档案查阅权限审批流程，明确查阅人、查阅事由、查阅时间及查阅范围，确保权限使用合法合规。推行“一人一档”管理制度，对关键档案实行专人负责、定期核查，防止权限滥用或信息泄露。采用电子档案管理系统（EAM）进行权限设置，实现权限分级、动态管理，确保档案查阅过程可追溯、可审计。严格执行档案查阅登记制度，查阅人需填写查阅登记表，并由档案管理员进行审核确认，确保查阅行为有据可查。5.2档案利用的流程与规范档案利用应遵循“先审批、后查阅”的原则，利用前需向档案管理部门提交申请，明确查阅目的、内容及所需档案范围。档案利用流程应包括档案调阅、核对、使用、归还等环节，确保档案在使用过程中不被损坏或丢失。企业应制定档案利用操作规范，明确档案调阅的程序、时间、方式及责任，确保利用过程高效、有序。推行“借阅登记制”，档案管理人员需对借阅档案进行登记、核对，并在归还时进行检查，确保档案完整无损。引入档案利用评估机制，定期对档案利用情况进行分析，优化利用流程，提高档案利用率。5.3档案查询的保密要求档案查询应严格遵守《保密法》及《档案保密管理规范》，确保档案信息在查阅过程中不被泄露或误用。查询人员需签署保密承诺书，明确其在查阅档案过程中的保密责任，防止泄密行为发生。企业应建立档案查询保密机制，对涉及商业秘密、个人隐私或敏感信息的档案实行加密存储与权限控制。档案查询过程中，应避免在非保密场所进行，确保查阅环境符合保密要求，防止信息外泄。对涉及国家秘密的档案，应按照国家保密规定进行管理，确保查阅过程符合保密技术标准。5.4档案信息的使用限制档案信息的使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保档案信息在使用过程中不被滥用或误用。企业应制定档案信息使用管理制度，明确档案信息的使用范围、使用期限及使用责任人，防止信息滥用。档案信息的使用应符合国家法律法规及企业内部规定，不得用于非授权用途，避免信息泄露或被用于不当目的。对涉及商业秘密、知识产权或个人隐私的档案信息，应严格限制使用范围，确保信息在授权范围内使用。建立档案信息使用审计机制，定期对档案信息的使用情况进行检查，确保使用符合规定，防止违规操作。第6章档案信息化管理6.1档案电子化管理要求档案电子化管理应遵循《档案数字化技术规范》（GB/T34442-2017），确保档案在数字化过程中保持完整性、准确性与可追溯性。档案电子化需采用统一的元数据标准，如《档案元数据标准》（GB/T18894-2016），以实现档案信息的标准化与可共享。档案电子化管理应建立电子档案目录体系，采用XML或JSON格式进行数据交换，确保档案信息的结构化与可扩展性。档案电子化管理应支持多种格式的存储与调取，包括PDF、JPEG、TIFF等，同时确保档案在不同系统间的兼容性与互操作性。档案电子化管理应定期进行数据质量检查与归档审核，确保电子档案的规范性与合法性。6.2档案信息系统安全标准档案信息系统应符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）的要求，确保档案信息在传输与存储过程中的安全性。档案信息系统应具备身份认证与访问控制功能，采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，确保不同权限用户仅可访问其授权范围内的档案信息。档案信息系统应部署防火墙、入侵检测系统（IDS）及数据加密技术，如AES-256，以防止数据泄露与非法访问。档案信息系统应定期进行安全审计与漏洞扫描，确保系统符合《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）的相关标准。档案信息系统应建立应急响应机制，确保在发生安全事件时能够及时恢复业务并减少损失。6.3档案数据备份与恢复档案数据应采用异地备份策略，如“两地三中心”架构，确保在发生灾难时仍能快速恢复数据。档案数据备份应遵循《信息技术信息安全技术数据备份与恢复规范》（GB/T34966-2017），确保备份数据的完整性与可恢复性。档案数据应定期进行备份与恢复演练，确保备份数据的有效性与系统恢复能力。档案数据备份应采用增量备份与全量备份相结合的方式，减少备份存储成本，同时确保数据的完整性和安全性。档案数据恢复应具备快速响应能力，确保在数据损坏或丢失时，可在最短时间内恢复关键档案信息。6.4档案信息的共享与权限控制档案信息的共享应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），确保共享过程中的信息完整性与保密性。档案信息共享应建立统一的权限管理体系，采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，确保不同用户仅可访问其授权范围内的档案信息。档案信息共享应通过加密通信与安全协议（如TLS1.3）实现，防止信息在传输过程中的泄露与篡改。档案信息共享应建立访问日志与审计机制，确保所有操作可追溯，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T20988-2017）的要求。档案信息共享应结合区块链技术实现不可篡改的档案存证，确保档案信息的真实性和可验证性。第7章档案管理制度与监督7.1档案管理制度的制定与执行档案管理制度应遵循《档案法》及相关法律法规，结合企业实际情况制定，确保档案管理的合法性与规范性。管理制度需明确档案分类、归档、保管、调阅、销毁等流程，确保档案管理的系统性和可追溯性。建立档案管理制度的实施机制，包括责任分工、操作规程、培训考核等，确保制度落地执行。企业应定期对档案管理制度进行修订，根据业务发展和管理需求进行动态调整，保持制度的时效性与适用性。档案管理制度应纳入企业信息化管理平台，实现档案管理的数字化、标准化和流程化。7.2档案管理工作的监督检查档案监督检查应由专门的档案管理部门或第三方机构开展，确保监督的客观性和权威性。监督内容包括档案的完整性、准确性、安全性、保密性及使用规范性，确保档案管理符合标准要求。建立档案监督检查的定期和不定期机制，如季度检查、年度审计等，确保监督的持续性。检查结果应形成书面报告，明确问题及改进建议，推动档案管理的持续优化。对监督检查中发现的问题，应落实责任追究机制，确保问题整改到位。7.3档案管理的考核与奖惩机制建立档案管理的绩效考核体系，将档案管理纳入企业整体绩效考核指标，提升管理主动性。考核内容包括档案的归档及时性、保管完好率、调阅效率、保密执行