食堂询价小组及制度

食堂询价小组及制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及《[集团母公司名称]关于全面加强专项风险防控的指导意见》等相关法律法规及政策要求，结合公司实际管理需求，旨在规范食堂询价管理流程，防控采购风险，提升后勤保障效率，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及食堂物资采购、服务询价及供应商管理的全部活动。食堂询价范围涵盖食材、调料、厨具、清洁用品、餐饮服务等，具体询价流程及标准须遵守本制度规定。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对食堂询价活动实施的系统性管理，包括风险识别、流程规范、供应商准入、绩效评估等全流程管控。（二）“XX风险”指食堂询价过程中可能出现的合规风险、价格风险、质量风险及安全风险等。（三）“XX合规”指食堂询价活动必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求，确保采购行为的合法性、合理性与规范性。第四条食堂询价专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖原则：所有食堂采购活动必须纳入制度管控范围，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门及岗位在询价管理中的职责，实现责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦重点环节与高风险领域，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：定期评估询价管理效果，动态优化制度流程与执行标准。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位食堂询价专项管理的第一责任人，对询价管理的全面有效性承担最终责任；分管领导为本单位询价管理的直接责任人，负责具体组织协调与监督落实。第六条设立食堂询价专项管理领导小组，成员由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，主要履行以下职能：（一）统筹协调：统筹推进本单位食堂询价管理工作，协调解决跨部门问题。（二）决策审批：对重大询价事项、供应商准入及争议处理进行决策审批。（三）监督评价：定期评估询价管理成效，提出优化建议。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门：由后勤管理部门担任，负责统筹制定询价管理制度、开展风险识别、监督执行情况、组织培训宣贯及绩效考核。（二）专责部门：由法务合规部门担任，负责审核询价流程的合规性、优化业务流程、处置风险事件及提供法律支持。（三）业务部门/下属单位：负责落实询价管理要求，开展日常风险防控，确保采购行为符合制度规定。第八条基层执行岗须严格履行以下职责：（一）岗位合规承诺：签署《岗位合规承诺书》，明确个人在询价活动中的合规义务。（二）风险上报义务：及时发现并上报询价过程中的异常情况或潜在风险。（三）操作规范执行：严格按制度要求开展询价工作，确保记录完整、流程合规。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：（一）合规标准：建立合格供应商名录，对新增供应商实施“一查五看”机制（营业执照、资质证书、财务状况、业绩记录、不良记录），确保供应商资质合规。（二）禁止行为：严禁向特定关系人（亲属、关联企业）采购，严禁伪造供应商信息。（三）风险防控：重点防范供应商资质造假、虚假交易等风险，定期复核供应商资质。第十条询价流程规范：（一）合规标准：采用公开询价、竞争性谈判等采购方式，明确询价周期、参与供应商数量及评分标准。（二）禁止行为：严禁指定采购、围标串标、泄露询价信息。（三）风险防控：实施询价过程留痕机制，对异常报价进行重点核查。第十一条招标投标管理：（一）合规标准：金额超过XX万元的采购项目必须启动招标程序，严格遵循“公开、公平、公正”原则。（二）禁止行为：严禁利益输送、操纵评标结果。（三）风险防控：建立评标委员会轮换机制，防范“暗箱操作”。第十二条价格审核管理：（一）合规标准：实施“双对比”机制（市场价对比、历史价对比），价格差异超过XX%必须核查原因。（二）禁止行为：严禁虚报价格、重复报销。（三）风险防控：建立价格异常预警机制，对异常报价启动调查程序。第十三条质量验收管理：（一）合规标准：实施“双人验收”制度（采购员+使用部门代表），验收合格后方可入库。（二）禁止行为：严禁提前验收、虚填验收单。（三）风险防控：建立质量追溯体系，对不合格产品追溯责任供应商。第十四条合同签订管理：（一）合规标准：采用标准合同模板，明确付款条件、违约责任等核心条款。（二）禁止行为：严禁签订空白合同、模糊合同。（三）风险防控：法务部门对金额超过XX万元的合同进行前置审核。第十五条风险事件处置：（一）合规标准：建立风险事件台账，对违规采购行为启动调查程序，情节严重的移交纪律处分。（二）禁止行为：严禁包庇纵容违规行为。（三）风险防控：实施“首报负责制”，对瞒报行为严肃处理。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）修订条件：当国家法律法规、行业政策或公司制度发生重大调整时，后勤管理部门须在X日内完成制度修订。（二）修订流程：修订草案经法务合规部门审核后，报专项管理领导小组审议，最终由公司主要负责人签批。第十七条风险识别预警机制：（一）排查周期：每季度开展一次专项风险排查，对高风险领域实施月度监控。（二）分级评估：将风险分为“一般”“较高”“重大”三级，对应不同管控措施。（三）预警发布：风险等级达到“较高”以上时，发布预警通知，明确防范措施。第十八条合规审查机制：（一）审查节点：将合规审查嵌入询价决策、合同签订、付款审批等关键环节。（二）审查标准：审查结果分为“合规”“需整改”“禁止实施”三种，未获“合规”的不得推进。第十九条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门/下属单位负责处置，后勤管理部门跟踪监督。（二）重大风险：由专项管理领导小组牵头处置，必要时启动应急程序。（三）上报要求：风险处置情况须在X日内书面报告公司主要负责人。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：对采购过程中存在吃回扣、虚报价格等行为的责任人，依据情节轻重进行经济处罚、降级或纪律处分。（二）处罚标准：首次违规罚款X-X万元，屡次违规取消评优资格。（三）联动考核：将违规情况纳入部门年度绩效考核，实行“一票否决”。第二十一条评估改进机制：（一）评估周期：每年开展一次专项管理有效性评估，形成评估报告。（二）优化方向：针对流程漏洞、风险频发环节提出改进措施，制定整改计划。（三）跟踪落实：整改方案须在X个月内完成，由后勤管理部门验收。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）责任压实：明确各层级领导在询价管理中的推进责任，签订责任书。（二）协调机制：建立月度例会制度，解决跨部门问题，确保制度落地。第二十三条考核激励机制：（一）考核指标：将询价合规率、价格节约率等纳入部门考核，权重不低于X%。（二）正向激励：对制度执行优秀的部门给予绩效奖励，评选“询价管理标杆”。第二十四条培训宣传机制：（一）分层培训：管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范。（二）培训考核：培训结束后进行考核，考核不合格者强制补训。第二十五条信息化支撑：（一）系统功能：通过询价管理系统实现供应商管理、询价流程自动化、风险实时监控。（二）数据安全：建立数据权限管控机制，确保采购数据不被泄露。第二十六条文化建设：（一）合规手册：编制《食堂询价合规手册》，发放至全体员工。（二）承诺书制度：员工签署《合规承诺书》，明确个人责任。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告：须在事件发生X小时内上报，内容包含时间、地点、经过、处置措施。（二）年度管