2025年建筑施工企业询价管理制度

2025年建筑施工企业询价管理制度一、总则（一）为规范公司工程项目物资、设备及服务的采购询价行为，提高采购效率，控制采购成本，确保采购过程公开、公平、公正，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国民法典》及相关行业管理规定，结合公司实际情况，制定本制度。（二）本制度适用于公司及所属各项目部、分（子）公司所有以询价方式进行的采购活动。具体适用范围包括但不限于：单项合同估算价在规定限额以下，不适宜或无需采用公开招标、邀请招标方式的工程材料、设备、构配件、劳务分包、专业分包及零星服务等采购项目。规定限额标准由公司管理层根据市场行情及管理需要另行发文明确。（三）询价采购应遵循以下基本原则：1.公开透明原则：询价信息发布、供应商选择、评审过程及结果应保持必要的透明度。2.公平竞争原则：为所有符合条件的潜在供应商提供平等的竞争机会。3.经济高效原则：在满足项目需求的前提下，追求采购成本最优和采购效率最高。4.质量保证原则：确保所采购物资、设备及服务的质量符合工程设计、施工规范及合同要求。5.过程留痕原则：询价全过程应形成完整、可追溯的书面或电子记录。二、组织与职责（一）公司成立采购管理委员会，负责审定公司采购管理制度、重大采购决策，并对重大采购项目的询价过程及结果进行监督。采购管理委员会由公司分管领导、工程管理部、成本合约部、财务部、审计法务部等部门负责人组成。（二）成本合约部是公司询价采购工作的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和更新公司询价采购管理制度、流程及标准文本。2.建立并维护公司合格供应商名录库。3.审核各项目部、分（子）公司提报的采购申请及询价方案。4.组织或指导重大、集中采购项目的询价活动。5.监督、检查各单位的询价采购执行情况。6.组织采购相关人员的业务培训。（三）工程管理部负责从技术角度审核采购需求，明确物资、设备及服务的技术参数、质量标准、性能要求及验收标准。（四）各项目部、分（子）公司作为采购需求单位，主要职责包括：1.根据施工进度计划，及时、准确地提报采购需求计划。2.编制采购申请，明确采购内容、规格型号、技术参数、数量、预计使用时间等。3.参与相关采购项目的技术澄清、现场踏勘及合同履约过程管理。4.负责采购物资、设备及服务的现场接收、验收及入库管理。（五）财务部负责审核采购资金预算，并按合同约定办理支付手续。（六）审计法务部负责对询价采购活动的合规性进行监督，参与采购合同的合法合规性审查。三、询价采购的适用条件与范围（一）符合下列条件之一的采购项目，可采用询价方式：1.采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的。2.单项采购估算金额低于公司规定的公开招标限额，但高于直接采购限额的。3.抢险救灾、应对突发事件等需要紧急采购，且时间不足以履行正常招标程序的。4.涉及专利、专有技术或特定品牌，只有少量供应商可供选择的。5.法律法规或公司管理制度规定的其他适用询价采购的情形。（二）严禁将应当公开招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标，变相采用询价采购。（三）下列项目一般不适用询价采购：1.技术复杂、性质特殊，不能确定详细规格或者具体技术要求的。2.对供应商的资质、业绩、技术方案有特殊要求，需要经过综合评审确定成交供应商的。3.关系公共安全、公共利益，依法必须进行公开招标的。四、询价采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求单位根据施工计划、库存情况、实际消耗等，填写《采购申请单》，经单位负责人审核签字后，连同必要的技术规格说明书、图纸等资料，报送成本合约部。紧急采购需注明“紧急”字样及事由。2.成本合约部收到采购申请后，应在1个工作日内完成形式审查，包括需求明确性、预算符合性、审批完整性等。审查不通过的，退回需求单位补充完善。3.成本合约部根据采购项目的性质、金额及重要性，判断是否适用询价采购，并拟定询价方案，报采购管理委员会或授权领导审批。询价方案应包括采购内容概述、拟邀请供应商名单（原则上不少于3家）、询价小组成员构成、评审办法、时间安排等。（二）编制与发出询价文件1.询价文件由成本合约部牵头，会同工程管理部、采购需求单位共同编制。询价文件应包含以下主要内容：（1）询价邀请函。（2）采购项目需求一览表（明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、交货期/服务期、交货地点等）。（3）报价要求（报价货币、报价包含范围、报价有效期等）。（4）合同主要条款（或合同草案）。（5）供应商须知（包括响应文件格式、密封要求、提交截止时间、地点等）。（6）评审方法和标准。2.询价文件编制完成后，应由成本合约部、工程管理部及审计法务部进行会审，确保内容完整、准确、合规。3.询价文件应通过公司指定的采购平台、电子邮件或书面形式，同时向从合格供应商名录库中选取的不少于3家供应商发出。发出时间应确保供应商有合理的准备时间，一般不少于3个工作日。对于技术复杂或金额较大的项目，应适当延长准备时间。（三）供应商响应1.供应商应在询价文件规定的截止时间前，将密封完好的响应文件送达指定地点。逾期送达的响应文件将被拒收。2.响应文件一般应包括：报价单、营业执照、资质证明、产品认证证书、业绩证明、售后服务承诺、法定代表人身份证明或授权委托书等。3.成本合约部负责接收响应文件，并记录接收情况。（四）询价评审1.成立询价评审小组。评审小组由成本合约部、工程管理部、采购需求单位、审计法务部等部门代表组成，成员人数应为3人以上单数。技术复杂项目可邀请外部专家参与。2.在规定的截止时间后，评审小组应在监督人员（可由审计法务部人员担任）在场的情况下，共同开启所有响应文件，检查文件密封完整性。3.评审小组依据询价文件规定的评审方法和标准，对供应商的响应文件进行符合性审查和详细评审。评审标准通常以价格为主要因素，但需综合考虑供应商的资质、业绩、信誉、供货能力、售后服务、付款方式等因素。具体权重应在询价文件中明确。4.评审过程应形成书面评审记录，由所有评审小组成员签字确认。（五）确定成交供应商与结果通知1.评审小组根据评审结果，提出推荐成交供应商的书面意见，报采购管理委员会或授权领导审批。2.审批通过后，成本合约部应向成交供应商发出《成交通知书》，并将评审结果通知所有参与询价的未成交供应商。《成交通知书》发出后，若成交供应商无正当理由放弃成交或拒不签订合同，可顺延确定下一候选供应商，或重新组织询价。3.询价采购结果应在公司内部适当范围内进行公示，公示期不少于2个工作日。（六）合同签订与履行1.成本合约部应自《成交通知书》发出之日起15日内，按照询价文件和成交供应商的响应文件内容，组织与成交供应商签订书面合同。2.合同签订后，采购需求单位负责跟进合同履行，包括到货验收、质量检验、数量清点等，并办理相关入库手续。3.财务部依据合同约定及验收合格证明，办理付款事宜。五、供应商管理（一）成本合约部负责建立并动态更新公司合格供应商名录库。入库供应商应具备相应的营业执照、资质证书、良好的财务状况和履约记录。（二）供应商入选名录库需经过申请、资格审查、实地考察（必要时）、审批等程序。（三）对供应商实行定期考核评价制度，考核内容包括产品质量、交货及时性、价格水平、售后服务、合作态度等。考核结果作为供应商续用、淘汰及后续采购项目邀请的重要依据。（四）对于在询价采购或合同履行过程中存在提供虚假材料、串通报价、严重违约等行为的供应商，一经查实，应将其列入供应商黑名单，取消其在一定时期内参与公司任何采购活动的资格。六、监督检查与责任追究（一）审计法务部应定期或不定期对询价采购活动进行专项审计或监督检查，重点检查采购程序的合规性、评审过程的公正性、合同签订的规范性以及档案资料的完整性。（二）成本合约部应定期对各单位执行本制度的情况进行检查，并将检查结果纳入相关单位及人员的绩效考核。（三）任何单位和个人发现询价采购活动中有违规违纪行为的，有权向审计法务部或公司管理层举报。（四）对违反本制度规定的单位和个人，视情节轻