公章管理使用流程与注意事项

公章管理使用流程与注意事项公章，作为企业、事业单位、社会团体等组织对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理与使用的规范性直接关系到组织的合法权益与声誉。为确保公章使用的安全、合规与高效，特制定本流程与注意事项，供相关单位参考执行。一、公章的管理使用流程（一）公章的刻制与启用1.刻制申请与审批：组织因业务需要刻制公章，应由相关职能部门（通常为行政部或办公室）根据组织章程或上级指示，提出刻制申请，详细说明公章的名称、用途、数量等，经单位负责人批准后，方可办理。2.指定刻制单位：公章必须在公安机关指定的、具备合法资质的刻章单位进行刻制。严禁私自找无资质单位或个人刻制。3.公安机关备案：新刻制的公章需按规定到当地公安机关办理备案手续，领取备案证明，确保公章的合法性。4.启用登记与留样：公章刻制完成并备案后，应由专人负责登记，详细记录公章名称、形状、规格、刻制日期、备案信息、保管人等，并留存印模备案，以备查验。同时，正式发文启用新公章，明确启用日期及旧公章的处理方式（如收回、封存或销毁）。（二）公章的保管1.专人保管：公章应指定政治素质高、责任心强、工作严谨的正式员工专人保管。保管人名单应报组织相关负责人备案。原则上，公章保管人不宜同时担任具有审批权限的岗位，以形成相互监督。2.专柜存放：公章应存放在坚固、安全的保险柜或带锁文件柜内。存放地点应具备防火、防潮、防盗等条件，非工作时间必须锁好，严禁随意放置或带出办公场所。3.保管责任：保管人对公章的安全负直接责任，严禁擅自将公章交予他人代管或使用。如保管人因事外出或离职，必须办理严格的交接手续，由指定的接替人员接管，并及时更新保管人备案信息。（三）用印申请与审批1.用印申请：需使用公章时，由用印部门或个人填写《用印申请表》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印日期、申请人、部门负责人等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.材料审核：用印申请提交后，首先由部门负责人对用印事由的真实性、文件内容的合规性及完整性进行审核。对于重要合同、协议、对外承诺等文件，还需经过法务部门或指定法律顾问的合规性审查。3.审批权限：根据用印事项的性质、重要程度及金额大小（如适用），设定不同的审批权限。一般事务性用印可由部门负责人审批；重要事项用印需报请分管领导或单位主要负责人审批。审批人应对用印文件内容的真实性、合法性和必要性负责。4.审批流程：严格按照设定的审批流程逐级报批，未经审批或审批手续不全的，严禁用印。（四）用印操作1.核对审批：公章保管人在接到用印申请及经审批的《用印申请表》后，应仔细核对审批手续是否完备、审批人是否有权限、用印文件与申请内容是否一致。2.亲自用印：核对无误后，由保管人亲自操作盖章。用印时应确保印章清晰、端正、完整地印在文件的指定位置（通常为文件落款单位名称或法定代表人签名处），不得模糊、歪斜或压字。3.骑年盖月：正式文件用印应遵循“骑年盖月”的原则，即印章的下部边缘应压盖在文件的成文日期上，上部边缘略压正文或附件说明。4.严禁带出：原则上，公章不得带出办公场所使用。确因特殊情况（如异地签约）需带出时，必须提出书面申请，详细说明带出事由、时间、地点、携带人及责任人，经单位主要负责人批准，并由两人以上共同携带、监督使用，用后立即归还并登记。（五）用印登记与存档1.详细登记：每次用印后，保管人应在《公章使用登记簿》上逐项登记，内容包括：用印日期、用印部门、申请人、文件名称、份数、用印事由、审批人、用印人（保管人）、备注等信息，确保有据可查。2.文件存档：《用印申请表》、经审批的用印文件复印件（或原件关键页）及《公章使用登记簿》应作为重要档案资料妥善保管，保存期限应符合档案管理规定。（六）公章的停用、缴销与销毁1.停用情形：当单位名称变更、公章损坏、遗失声明作废、单位撤销或合并等情况发生时，原公章应及时停用。2.封存与缴销：停用的公章，应由保管人负责清点、登记后，交单位指定部门（通常为行政部或档案室）封存保管。对于按规定需要缴销的，应向原备案的公安机关办理缴销手续，并将缴销证明存档。3.销毁处理：确需销毁的废旧公章，必须经单位负责人批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录，确保无法再被使用。二、公章管理使用注意事项（一）增强责任意识，严守用印纪律所有接触和使用公章的人员必须充分认识公章的重要性，增强法律意识和责任意识，严格遵守用印管理制度和流程，严禁任何形式的违规用印行为。（二）严禁违规用印行为1.严禁空白用印：严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白授权委托书等任何空白文件上加盖公章。2.严禁越权用印：严格按照审批权限用印，不得超越权限或未经审批擅自用印。3.严禁代签代批：审批人必须亲自审查文件并签字审批，严禁他人代签代批。4.严禁私自带印：严禁未经批准私自将公章带出办公场所，或私自将公章交予他人保管、使用。5.严禁滥用公章：不得利用公章从事任何违法违纪活动，或为个人及无关单位谋取不正当利益。（三）规范用印凭证管理用印申请、审批、登记等凭证是追溯用印行为的重要依据，必须真实、完整、规范填写和妥善保管，不得伪造、涂改或销毁。（四）加强用印监督与检查单位应定期或不定期对公章管理使用情况进行监督检查，包括保管情况、用印登记情况、审批流程执行情况等，及时发现并纠正管理中存在的问题和漏洞。对违反公章管理规定的行为，应视情节轻重给予批评教育、纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。（五）妥善处理遗失、被盗等意外情况如发生公章遗失、被盗或被非法使用等情况，保管人应立即向单位负责人报告，并迅速采取补救措施，包括向公安机关报案、在权威媒体上发布遗失声明作废等，以最大限度降低风险和损失。（六）电子印章的特殊管理随着信息化发展，电子印章的应用日益广泛。其管理应参照实体公章的管理原则，同时还需注意电子签章系统的安全、电子印章的密钥管理、电子文件的归档与防伪验