某轮胎厂销售合同管理细则

某轮胎厂销售合同管理细则某轮胎厂销售合同管理细则

一、总则

1.制定目的

本制度是为了规范公司销售合同的管理，确保合同条款清晰、风险可控，提高履约效率，保障公司利益。通过明确合同签订、执行、变更和归档等环节的要求，减少因合同管理不当导致的纠纷和损失。

2.适用范围

本制度适用于公司销售部门、法务部门、财务部门及所有参与销售合同管理的人员。涉及轮胎销售合同的签订、履行、变更、解除等全流程管理均需遵循本细则。

3.基本概念说明

-销售合同：指公司为销售轮胎产品与客户签订的具有法律效力的协议，包含产品规格、数量、价格、交付时间、付款方式等条款。

-合同履约：指按照合同约定，按时、按质、按量交付产品，并完成收款等义务。

-合同变更：指在合同签订后，因特殊原因需调整条款时，双方需另行签订补充协议。

二、合同签订规范

1.合同模板使用

所有销售合同必须使用公司统一提供的标准模板，模板由法务部门审核后发布。销售部门不得擅自修改模板内容，特殊情况需经法务部门批准。

2.合同评审流程

-销售人员完成合同初稿后，需提交至部门经理审核，确认业务条款的合理性。

-法务部门负责审核合同的法律风险，包括付款方式、违约责任等关键条款。

-财务部门需确认客户信用状况及付款能力，避免坏账风险。

3.合同签订要求

-合同应由公司法定代表人或授权代表签字并加盖公章方为有效。

-电子合同需通过公司授权的电子签章系统完成，确保签署行为的真实性。

-签订合同时，双方需仔细核对合同内容，避免因笔误导致纠纷。

三、合同履行监控

1.生产计划对接

销售部门在签订合同时，需与生产部门确认轮胎供应能力，确保合同约定数量能在规定时间内完成生产。

2.交付管理要求

-轮胎产品出厂前，需由质检部门进行抽检，合格后方可发货。

-客户指定交货地点的，需提前协调物流部门安排运输车辆。

-发货时需核对合同约定的型号、数量，并拍照留存发货凭证。

3.客户回款跟踪

财务部门每月统计合同应收款项，销售部门负责每日跟进未回款合同的客户，及时了解原因并采取催收措施。

四、合同变更与解除

1.变更条件

合同变更需经双方书面同意，变更内容不得违反法律法规或损害公司利益。

2.变更流程

-销售部门提出变更申请，附上变更原因及双方协商结果。

-法务部门审核变更的合法性，财务部门确认变更对回款的影响。

-变更协议需重新签字盖章，并替换原合同相关条款。

3.解除合同情形

-客户未按时付款超过30天，公司有权解除合同并保留追索权利。

-因不可抗力（如自然灾害）导致无法履约，需提供证明材料，经法务部门批准后方可解除。

-合同解除后，双方需结清剩余款项或货物，并办理手续归档。

五、合同归档管理

1.归档范围

所有已签订的销售合同，包括正本及附件、变更协议、履行凭证等，均需归档保存。

2.归档流程

-销售部门在合同签订后7日内，将合同整理齐全后提交至档案室。

-档案室核对合同完整性后，录入电子档案系统，并分配编号。

-需要查阅合同时，由各部门填写借阅申请，经档案室批准后领取。

3.保管期限

-正常合同的保管期限为合同履行完毕后5年，特殊客户或金额较大的合同可延长至10年。

-电子档案需定期备份，确保数据安全，防止丢失。

六、操作流程说明

1.合同签订步骤

-销售人员获取客户需求后，填写合同初稿交部门经理审核。

-法务、财务部门联合评审通过后，销售与客户协商条款，双方签字盖章。

-合同归档前，财务确认客户信用，避免风险。

2.合同履行步骤

-销售部门根据合同要求，协调生产部门安排排产计划。

-质检部门完成出厂检验后，物流部门安排运输并通知客户签收。

-财务部门每月核对回款情况，销售部门跟进未付款客户。

3.变更或解除流程

-提出变更申请→部门经理审核→法务、财务确认→双方签订补充协议→归档。

-解除合同需提供理由及证明→法务批准→通知客户→结清款项→归档。

七、监督检查

1.检查主体

公司每季度组织内审，由审计部门牵头，联合销售、法务、财务部门参与，检查合同管理执行情况。

2.检查内容

-合同模板使用是否规范，是否存在擅自修改行为。

-合同履行是否存在延迟交付或回款不足问题。

-变更、解除合同的审批流程是否完整，是否有书面记录。

3.检查结果处理

-对于发现的问题，需制定整改措施并限期完成。

-涉及违规行为的，按奖惩办法进行处理。

-检查结果存档，作为后续管理改进的参考。

八、奖惩办法

1.奖励措施

-合同签订后，客户回款率连续6个月达100%的销售团队，可获得季度奖金。

-合同履行过程中，因管理得当避免重大损失的，部门负责人可获得表彰。

2.处罚措施

-因合同条款不清晰导致客户索赔的，相关责任人需承担部分损失。

-未按规定归档合同，造成数据丢失的，档案管理人员需承担相应责任。

-擅自变更或解除合同，且未经批准的，处以500-2000元罚款。

3.特殊情况处理

-客户临时要求变更合同，但符合合理范围的，经审批后可酌情处理。

-因不可抗力导致无法履约的，需主动与客户沟通，协商解决方案，减轻损失。

附则

1.解释权

本制度