严格落实值班值守和外出报备制度

严格落实值班值守和外出报备制度第一章总则第一条为深入贯彻落实国家关于企业内部管理规范的相关法律法规，严格执行行业对于企业运营风险防控的准则要求，同时响应集团母公司对于下属单位内部治理的统一部署，结合公司当前发展阶段及未来战略布局的实际需要，特制定本制度。通过严格规范值班值守与外出报备行为，强化管理责任落实，有效防范因人员脱岗、信息不畅、行为失范等引发的各类运营风险，确保公司各项业务活动安全、有序、高效开展，维护企业资产安全与声誉形象。第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及其全体员工。凡是涉及公司关键岗位人员在正常工作时段之外需要离开工作岗位，或因公、因私需要前往公司管辖范围外执行公务或处理个人事务，并可能影响正常工作秩序或存在潜在管理风险的行为，均须严格遵循本制度的规定执行。本制度旨在覆盖所有可能涉及人员不在岗或行为外显，且与公司正常管理秩序、运营安全相关的场景，确保管理无死角、责任全覆盖。第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：（一）“值班值守专项管理”：指公司为保障业务连续性、处理紧急事务、维护日常秩序，而建立的对特定岗位人员在规定时间内保持在工作状态或具备即时响应能力的组织、流程与监督管理活动。其内涵包括值班人员的选派、交接班制度、应急联络机制、在岗职责履行以及离岗报备规范等要素，外延涵盖公司各关键业务环节、重要设施设备运行保障、突发事件应急处置等场景。（二）“专项风险”：在本制度语境下，特指因值班人员脱岗、缺位或外出报备不规范、审批不严谨，可能直接或间接导致公司业务中断、信息泄露、资产损失、安全责任事故、合规性受损或声誉形象受损等潜在的不利影响或危险状态。其内涵强调风险的可预见性、突发性以及潜在的严重后果，外延包括操作风险、信息安全风险、合规风险、声誉风险等具体类型。（三）“XX合规”：指公司在值班值守与外出报备管理活动中，所有行为、流程与决策均符合国家法律法规、行业规范、公司内部规章制度以及商业道德标准的总和。其内涵要求所有相关人员必须以合规为底线，确保每一次值班、每一次外出均有据可依、有章可循、责任明确，外延覆盖从制度制定、流程执行、监督考核到违规处理的全过程合规要求。第四条公司在值班值守与外出报报备管理领域实施专项管理，应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”：管理制度须覆盖公司所有部门、所有岗位，特别是涉及核心业务、关键环节、重要设施的管理人员、技术人员、服务人员等，确保无管理盲区。（二）“责任到人”：明确值班值守与外出报备各环节的责任主体，包括管理责任、直接责任和间接责任，做到事事有人管、人人有专责。（三）“风险导向”：聚焦可能因值班脱岗、外出失范引发的管理风险点，将风险防控贯穿于管理全过程，优先化解高风险行为。（四）“持续改进”：根据内外部环境变化、管理实践反馈、风险事件教训等，定期审视、评估并优化值班值守与外出报备管理制度的有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人作为值班值守与外出报备专项管理工作的第一责任人，对制度的全面建立、有效执行和持续改进负总责。其主要职责包括：审定管理制度及年度工作计划，批准重大风险事件的处置方案，督导各级管理人员履行管理职责，并对管理工作的最终效果承担责任。第六条公司分管相关工作的领导作为值班值守与外出报备专项管理的直接责任人，对具体工作的组织实施、监督检查和考核评价负直接领导责任。其主要职责包括：组织制定或修订管理制度细则，部署专项管理任务，协调解决执行中的问题，督促相关部门和人员落实职责，并定期向主要负责人汇报工作进展。第七条为加强值班值守与外出报备专项管理的统筹协调、决策审批和监督评价，公司设立专项管理领导小组（以下简称“领导小组”）。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管相关工作的领导担任副组长，相关部门负责人担任成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调：负责全面协调公司内部资源，推动值班值守与外出报备管理工作的有效开展，确保各部门协同配合。（二）决策审批：负责审议重要的管理制度、重大风险事件的处置方案、年度工作计划和预算等，作出最终决策。（三）监督评价：负责定期或不定期对公司值班值守与外出报备管理工作的执行情况、有效性进行监督检查和绩效评估，提出改进建议。第八条牵头部门作为值班值守与外出报备专项管理工作的主要实施部门，承担以下职责：（一）制度建设：负责牵头组织制定、修订和完善本制度及相关配套细则，确保制度体系科学、规范、可操作。（二）风险识别：负责组织开展专项风险评估，识别潜在的值班值守与外出报备管理风险点，并提出防范措施建议。（三）监督考核：负责监督检查各部门、各单位值班值守与外出报备制度的执行情况，组织开展专项考核，评价管理效果。（四）培训宣贯：负责组织开展面向全体员工的制度培训、案例警示教育等，提升员工对制度要求的认识和执行力。第九条专责部门作为值班值守与外出报备专项管理的技术支持与合规保障部门，承担以下职责：（一）业务合规审核：负责对涉及值班值守与外出报备的各类申请、流程、记录等进行合规性审核，确保符合制度要求。（二）流程优化：负责结合业务实践和技术发展，提出优化值班值守与外出报备流程的建议，提升管理效率。（三）风险处置：负责协助处理因值班脱岗、外出失范引发的各类风险事件，提出应对措施，并跟踪落实情况。第十条业务部门、下属单位作为值班值守与外出报备专项管理的具体落实单位，承担以下职责：（一）落实要求：负责组织本部门、本单位员工认真学习并严格执行本制度及相关要求，将管理责任落实到具体岗位和个人。（二）日常防控：负责开展本领域内值班值守与外出报备的日常风险防控工作，及时发现并报告潜在风险。（三）记录管理：负责妥善保管本部门、本单位员工值班值守与外出报备的相关记录、台账，确保信息完整、准确。第十一条基层执行岗位员工作为值班值守与外出报备专项管理的基础环节，必须履行以下合规操作责任：（一）岗位合规承诺：每位员工应熟知并承诺遵守本制度规定，自觉履行岗位职责，确保在岗期间或按规定报备后外出。（二）风险上报义务：员工发现任何可能影响值班值守秩序或违反外出报备规定的苗头性、倾向性问题，或自身可能存在脱岗、失职风险时，有义务立即向直接上级或相关部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条值班安排与执行：公司应建立科学合理的值班排班制度，明确值班岗位、人员、时间、职责和联系方式。值班人员必须在规定时间内到岗，履行值班职责，保持通讯畅通，不得擅自离岗、脱岗或从事与值班职责无关的活动。值班期间应严格执行交接班制度，确保工作连续性和信息传递准确无误。第十三条外出报备条件与程序：员工因公、因私需要暂时离开工作岗位，应提前按照本制度规定的程序办理外出报备手续。原则上，凡可能影响正常工作、存在潜在管理风险的外出行为，均须履行报备程序。报备应说明外出事由、时间、地点、同行人员等信息，经直接上级审核、部门负责人批准后，方可外出。第十四条禁止性行为：在值班值守与外出报备管理中，严禁任何形式的禁止性行为，主要包括：（一）严禁未经批准擅自离岗、脱岗或长时间离开工作岗位。（二）严禁值班期间玩忽职守、敷衍塞责，对紧急情况未能及时响应或处理。（三）严禁通过伪造、篡改记录等手段瞒报、虚报外出情况。（四）严禁利用值班或外出之便，从事与工作职责无关或可能损害公司利益的活动。（五）严禁在未经批准的情况下，将工作任务交由他人代为值守或处理。第十五条重大事项应急处置：公司应针对可能发生的紧急情况，制定专项应急处置预案，明确值班人员的响应流程、处置权限和协同机制。值班人员接到紧急情况报告后，应迅速核实信息，按预案要求采取相应措施，并及时向上级报告。在情况紧急时，可先行处置，事后补办相关手续。第十六条特殊岗位特殊要求：对于涉及核心业务、关键环节、重要设施或敏感信息的岗位（如XX岗位、XX岗位等），应执行更为严格的值班值守和外出报备管理要求。例如，增加值班频次、实行双人值班、限制外出时间、强化离岗审批层级等，确保特殊岗位的安全可控。第十七条离岗审批权限：明确不同层级、不同外出事由的审批权限。一般性外出报备由直接上级审批，涉及较长时间、重要事项或敏感信息的外出报备，需经部门负责人及以上层级领导审批。审批应严格依据外出事由的紧急程度、重要性和潜在风险等级进行判断。第十八条在岗状态确认：建立有效的在岗状态确认机制，确保公司能够准确掌握值班人员或需要坚守岗位人员是否在岗、是否能够履行职责。可采用但不限于签到签退、电话确认、视频监控、系统在线状态确认等方式，确保信息真实可靠。第十九条外出期间联络机制：员工外出期间，应保持通讯畅通，并按规定向直接上级或指定联系人报告行程动态和情况变化。公司应建立紧急情况下的备用联络机制，确保在外出人员无法正常联系时，能够及时掌握情况并采取应对措施。第二十条值班与外出记录管理：所有值班值守和外出报备情况均应建立详细记录，包括值班人员、时间、地点、事由、审批人、联系方式、交接班内容、外出期间重要事项等。记录应真实、完整、规范，并按规定期限归档保存，作为考核、监督和追溯的重要依据。第二十一条值班场所与设施保障：确保值班场所具备必要的办公条件、安全防护措施和通讯保障。对于需要24小时值班的场所，应配备必要的设施设备，并确保能源供应稳定，保障值班人员的工作和生活需求。第二十二条信息安全保密要求：值班人员在外出期间及返回后，应严格遵守信息安全保密规定，不得泄露公司任何未公开的信息，特别是涉及商业秘密、客户信息、财务数据等敏感信息。外出报备事由中涉及敏感信息的，应格外加强保密措施。第四章专项管理运行机制第二十三条制度动态更新机制：公司应建立值班值守与外出报备管理制度的动态更新机制。牵头部门应每年至少对本制度进行一次全面审视，并根据国家法律法规的变化、行业标准的更新、集团母公司的相关要求以及公司业务发展的实际需要，及时提出修订建议。遇有重大变化时，应随时进行修订。修订后的制度须按程序报批，并及时发布实施，确保制度的时效性和适用性。第二十四条风险识别预警机制：公司应定期组织开展值班值守与外出报备管理领域的专项风险评估工作。由牵头部门牵头，专责部门、业务部门、下属单位及基层执行岗共同参与，全面识别制度执行中的薄弱环节、操作风险点、潜在管理漏洞等。对识别出的风险进行分级评估，形成风险评估报告，并发布风险预警通知，明确风险等级、影响范围、应对措施和建议，督促相关部门及时整改。第二十五条合规审查机制：将值班值守与外出报备的合规审查嵌入到公司运营管理的各个环节。在业务决策、合同签订、项目启动、人员调配、系统变更等关键节点，均应进行合规性审查，确保涉及的人员安排、时间安排、外出报备等符合本制度要求。坚持“未经合规审查或审批，不得实施”的原则，对不符合规定的，应暂停或终止相关活动，待合规问题解决后方可执行。第二十六条风险应对机制：针对识别出的或实际发生的值班值守与外出报备管理风险事件，公司应建立分级分类的风险应对机制。一般风险由事发部门负责初步处置和报告，重大风险由领导小组牵头，相关部门协同，启动应急预案，进行紧急处置。明确风险应对的责任主体、处置流程、协同方式、资源调配、信息上报等要求，确保风险得到及时有效控制。对处置过程和结果进行跟踪评估，总结经验教训。第二十七条责任追究机制：建立与值班值守与外出报备管理相关的违规行为责任追究机制。明确违规情形的具体表现、认定标准、调查程序和处理方式。对违反本制度规定，造成不良影响或损失的，应根据情节轻重，对相关责任人进行相应处理，包括但不限于批评教育、诫勉谈话、经济处罚、行政处分、降职降级等。责任追究应与绩效考核、纪律处分等制度相衔接，形成有效震慑。第二十八条评估改进机制：公司应建立值班值守与外出报备管理体系的定期评估机制。由领导小组牵头，组织相关部门，每年至少对本制度的执行情况、有效性、目标的达成度进行一次全面评估。评估内容应包括制度执行率、风险控制效果、员工满意度、流程效率等。评估结果应形成书面报告，报送领导小组和公司主要负责人。根据评估结果，识别管理体系的薄弱环节和流程漏洞，提出优化建议，持续改进管理工作的质量和水平。第五章专项管理保障措施第二十九条组织保障：公司各级领导干部应切实履行值班值守与外出报备专项管理的推进责任。主要负责人应亲自部署、亲自督导，分管领导应具体抓落实。各级管理人员应加强对本部门、本单位员工的教育、指导和监督，确保制度要求传达到位、执行到位。建立跨部门的协调机制，确保在处理重大风险事件或推动管理改进时，能够形成工作合力。第三十条考核激励机制：将值班值守与外出报备管理情况纳入公司年度绩效考核体系。将部门履行管理职责、制度执行情况、风险防控效果等作为评价部门绩效的重要指标。将员工遵守制度、履行岗位责任、报告风险情况等作为评价个人绩效和评优评先的重要依据。对于在值班值守与外出报备管理中表现突出的部门和个人，给予表彰奖励；对于违反制度规定造成不良后果的，严肃处理，并与绩效挂钩。第三十一条培训宣传机制：公司应分层级、分对象开展值班值守与外出报备专项培训。对管理层，重点培训合规履职、风险管控、应急处置等能力；对基层执行岗，重点培训制度要求、操作规范、风险识别、报告义务等知识。通过开展案例分析、警示教育、知识竞赛等形式，增强培训效果。利用公司内部宣传平台，广泛宣传本制度的重要意义、具体内容和要求，营造学制度、守制度、用制度的良好氛围。第三十二条信息化支撑：充分利用信息化手段，提升值班值守与外出报备管理的效率和水平。开发或引入专门的管理系统，实现值班排班、外出报备、信息确认、记录查询、预警提示等功能自动化、智能化。通过系统工具，实现对值班人员状态、外出报备情况的实时监控和异常情况的自动提醒，提高管理工作的精准性和时效性。第三十三条文化建设：加强值班值守与外出报备管理的企业文化建设。制定