乙供材料采购制度

乙供材料采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及公司《内部控制手册（X版）》《全面风险管理纲要》等法律法规、行业准则及母公司相关要求，结合公司乙供材料采购业务实际，旨在规范采购行为、防控采购风险、提升管理效能、保障物资质量，防范舞弊与违规行为，促进企业资源优化配置与健康发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工在乙供材料采购活动中的管理行为，涵盖采购需求提出、供应商选择、合同签订、履约验收、付款结算等全流程，以及相关审批、监督、考核等环节。乙供材料指除甲方或上级单位直接供应外，由公司自主采购的各类原材料、零部件、办公用品等物资。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“乙供材料专项管理”指公司为规范乙供材料采购行为、防控采购风险、确保物资质量与供应稳定而建立的全流程管理体系，包括政策制定、流程设计、风险防控、监督考核、持续改进等环节。（二）“采购风险”指在乙供材料采购过程中可能引发经济损失、质量缺陷、合规瑕疵、供应链中断等不良后果的潜在因素，包括供应商资质风险、价格波动风险、质量失控风险、舞弊风险等。（三）“采购合规”指乙供材料采购活动严格遵循国家法律法规、行业规范、公司制度及政策要求，确保采购行为的合法性、合理性与正当性。第四条乙供材料专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则。覆盖所有乙供材料采购场景，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则。明确各层级、各部门、各岗位职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则。以风险防控为核心，动态调整管理策略与资源投入。（四）持续改进原则。通过复盘评估、流程优化、技术赋能等方式不断提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对乙供材料专项管理负总责，统筹决策与资源保障；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核与问题处置。第六条设立乙供材料专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，采购部、财务部、质量部、法务部、纪检监察部等部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调乙供材料采购管理，审批重大采购决策，监督评估管理成效，协调跨部门重大问题。第七条领导小组下设办公室，挂靠采购部，负责日常管理事务，包括制度修订、风险排查、考核督办、培训宣贯等。第八条采购部为乙供材料采购的牵头部门，负责统筹采购业务管理，职责包括：（一）制定和完善乙供材料采购管理制度与流程；（二）组织供应商资质审核与分级管理；（三）设计招标方案与采购工具，优化采购方式；（四）监督采购合同履行，处理采购纠纷；（五）开展采购风险识别与监控，推动风险应对。第九条质量部为乙供材料质量管控的专责部门，负责：（一）制定乙供材料质量标准与验收规范；（二）监督供应商质量管理体系运行；（三）组织入库抽检与质量事故处置；（四）推动供应商质量改进。第十条财务部为乙供材料资金支付的专责部门，负责：（一）审核采购预算与付款申请，确保资金合规使用；（二）监督采购发票与付款流程，防范资金风险；（三）参与采购成本分析与支付优化。第十一条各业务部门及下属单位为乙供材料采购的业务部门，负责：（一）根据业务需求提出采购申请，明确物资规格与数量；（二）参与供应商技术评估，配合质量验收；（三）推动物资合理使用与降本增效。第十二条基层执行岗为采购操作人员、质检人员、审批人员等一线岗位，负有以下责任：（一）严格按制度流程操作，杜绝违规行为；（二）如实记录采购信息，确保数据准确；（三）主动上报异常情况，履行风险报告义务；（四）签署岗位合规承诺书。第三章专项管理重点内容与要求第十三条供应商准入管理。采购部每年开展供应商调查与评估，建立合格供应商名录，实行分级分类管理。禁止向有过违规记录或存在利益冲突的供应商采购。第十四条采购方式选择。乙供材料采购优先采用招标方式，涉及金额X万元以上的采购项目必须公开招标；小额采购可采用询价、比价或直接采购，但需经领导小组审批。第十五条采购价格控制。采购部定期发布采购指导价，业务部门采购金额不得突破指导价X%；特殊情况需说明理由并经财务部审核。第十六条合同签订管理。采购合同必须由法务部审核，明确标的物、质量标准、履行期限、违约责任等条款。重大合同需经领导小组审批。第十七条质量验收管理。质量部制定验收标准，采购方、业务方共同参与验收，验收合格方可入库。发现质量问题，立即通知供应商整改或拒收。第十八条付款结算管理。财务部依据合同约定、验收单据及审批流程支付款项，严禁无合同、无单据付款。重大采购项目需经审计部门复核。第十九条采购信息保密。采购部、财务部、质量部等相关部门及人员，不得泄露供应商价格、技术参数等敏感信息。第二十条违规行为禁止。严禁以下行为：（一）以权谋私，指定采购供应商；（二）泄露采购信息，谋取不正当利益；（三）伪造验收单据，套取采购资金；（四）违规转包或分包采购项目。第二十一条专项风险防控。重点关注以下风险点：（一）供应商资质风险：定期复核供应商营业执照、生产许可证等资质；（二）价格波动风险：建立价格监控机制，必要时启动竞价采购；（三）质量失控风险：强化供应商质量审核，实施供应商分级淘汰制；（四）舞弊风险：通过采购系统留痕、交叉审核、审计抽查等方式防控。第四章专项管理运行机制第二十二条制度动态更新。采购部每年对照法规政策、业务变化及管理缺陷，修订乙供材料采购制度，经领导小组审议后发布实施。第二十三条风险识别预警。采购部每季度开展采购风险排查，结合历史数据、行业动态及审计反馈，发布风险预警，并制定应对方案。第二十四条合规审查嵌入业务。采购活动需经采购部合规性审查、质量部技术审核、财务部预算复核后实施。关键节点不通过，不得进入下一环节。第二十五条风险处置机制。一般风险由采购部牵头处置，重大风险由领导小组成立专项工作组，联合相关部门协同应对，及时上报管理层。第二十六条责任追究机制。根据违规情节，对相关责任人采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评、诫勉谈话；（二）一般违规：扣减绩效、取消评优资格；（三）重大违规：解除劳动合同、移交司法机关。第二十七条评估改进机制。领导小组每年组织评估乙供材料专项管理成效，结合考核结果优化管理流程，提升防控能力。第五章专项管理保障措施第二十八条组织保障。公司主要负责人每年听取专项管理汇报，分管领导每月调度工作进展，确保制度有效落地。第二十九条考核激励机制。将乙供材料采购合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩；对突出贡献者给予专项奖励。第三十条培训宣传机制。采购部每年开展乙供材料专项培训，包括政策解读、案例警示、操作规范等，确保全员掌握制度要求。第三十一条信息化支撑。建设采购管理系统，实现供应商管理、招标采购、合同管理、付款结算等功能自动化、智能化，提升管理效率。第三十二条文化建设。制作乙供材料专项合规手册，组织签署合规承诺书，通过内部宣传栏、专题会议等方式，营造“人人讲合规”的氛围。第三十三条报告制度。采购部每月向领导小组报告采购执行情况，重大风险事件即时上报；每年向管理层提交年