信息登记制度

信息登记制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，参照行业数据安全管理的最佳实践，结合公司业务发展需求及内部风险防控目标，为规范信息登记管理，保障信息资产安全，防范数据泄露、滥用等风险，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营、管理、研发等活动中涉及的信息登记、存储、使用、传输、销毁等全生命周期管理。具体场景包括但不限于：客户信息登记、产品信息录入、财务数据统计、系统用户信息管理、供应链信息记录等。第三条本制度中下列术语含义：（一）“信息登记专项管理”指公司为规范信息登记行为，通过制度建设、流程优化、技术保障等手段，实现信息登记的合法性、合规性、安全性管理活动。（二）“信息登记专项风险”指因信息登记不当或缺失，可能导致的法律责任、经济损失、声誉损害或信息安全事件。（三）“信息登记合规”指信息登记行为符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求。第四条信息登记专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保公司所有信息登记活动均纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位信息登记管理责任，实现责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦高风险信息登记环节，强化风险识别与防控。（四）持续改进原则：定期评估信息登记管理有效性，优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司信息登记专项管理负总责，统筹协调资源配置，确保制度有效执行；分管领导为公司信息登记专项管理第一责任人，负责具体组织领导、决策审批及监督考核。第六条设立信息登记专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要职责包括：（一）统筹公司信息登记专项管理工作，制定管理策略；（二）审议重大信息登记管理决策事项，审批重大风险处置方案；（三）监督评价各部门信息登记管理成效，协调解决跨部门问题。第七条设立信息登记专项管理办公室（由信息技术部牵头），负责日常工作，主要职责包括：（一）制定和修订信息登记管理制度、操作指南；（二）组织信息登记专项培训，提升全员合规意识；（三）开展信息登记风险排查，提出改进建议；（四）协调技术部门落实信息登记安全保障措施。第八条明确各部门信息登记管理职责：（一）牵头部门职责：1.信息技术部负责信息系统中的信息登记功能开发、维护，保障数据准确性；2.风险管理部负责信息登记专项风险评估，制定风险应对方案；3.法务合规部负责审核信息登记管理制度合规性，提供法律支持。（二）专责部门职责：各部门业务骨干为专责人员，负责本领域信息登记的业务审核、流程优化、风险处置，确保信息登记符合制度要求。（三）业务部门/下属单位职责：1.负责本领域信息登记的日常管理，落实信息登记操作规范；2.定期开展信息登记自查，及时发现并整改问题；3.配合专项管理办公室开展风险排查、培训等工作。第九条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）严格按制度要求进行信息登记，确保信息真实、完整、准确；（二）拒绝登记违法违规信息，发现异常情况及时上报；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十条客户信息登记管理：（一）合规标准：严格遵循《个人信息保护法》要求，明确客户信息登记目的，获取客户明确授权；登记信息仅限业务必要范围，禁止过度收集；建立客户信息台账，记录登记时间、用途、责任人等。（二）禁止行为：严禁将客户信息用于商业营销、未经授权的第三方共享；严禁虚构客户信息进行登记。（三）重点防控：防范客户身份冒用、信息泄露等风险，定期审查客户信息使用情况。第十一条产品信息登记管理：（一）合规标准：产品信息登记应包含产品名称、规格、技术参数、生产批次、供应商等关键要素；建立产品信息溯源机制，确保可追溯。（二）禁止行为：严禁登记虚假或误导性产品信息，严禁伪造产品批次信息。（三）重点防控：防范产品质量风险、召回风险，确保产品信息与实际情况一致。第十二条财务数据登记管理：（一）合规标准：财务数据登记需符合《企业会计准则》，明确数据来源、记账规则；建立财务数据权限管理机制，确保数据保密性。（二）禁止行为：严禁虚列收入、隐瞒成本等财务数据造假行为；严禁非授权人员接触核心财务数据。（三）重点防控：防范财务舞弊风险、税务合规风险，加强财务数据交叉验证。第十三条系统用户信息登记管理：（一）合规标准：用户信息登记需包含姓名、工号、部门、权限等级等，明确用户角色与职责；建立用户信息定期复核机制。（二）禁止行为：严禁超出工作需要配置用户权限，严禁登记离职人员信息。（三）重点防控：防范账户滥用、权限失控风险，及时清理闲置账户。第十四条供应链信息登记管理：（一）合规标准：供应商信息登记需包含名称、资质、合作期限、交易记录等；建立供应商准入评估机制。（二）禁止行为：严禁与不合格供应商开展业务往来，严禁在供应商信息中夹带个人利益。（三）重点防控：防范供应链中断风险、商业贿赂风险，加强供应商动态管理。第十五条内部文件信息登记管理：（一）合规标准：涉密文件登记需明确密级、流转范围、保存期限；建立文件销毁审批流程。（二）禁止行为：严禁登记涉密文件去向不清，严禁擅自销毁涉密文件。（三）重点防控：防范文件泄露风险、泄密责任认定风险，加强文件全生命周期管控。第十六条项目信息登记管理：（一）合规标准：项目信息登记需包含项目名称、周期、预算、责任人等；建立项目信息变更追溯机制。（二）禁止行为：严禁虚报项目信息套取资源，严禁项目信息登记与实际不符。（三）重点防控：防范项目管理风险、资源浪费风险，确保项目信息真实可用。第十七条技术研发信息登记管理：（一）合规标准：研发信息登记需包含项目阶段、技术参数、专利申请等；建立研发成果保密制度。（二）禁止行为：严禁登记侵犯他人知识产权的研发信息，严禁泄露核心技术研发数据。（三）重点防控：防范技术泄密风险、专利纠纷风险，加强研发过程管控。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）信息技术部每年对信息登记管理制度进行复盘，结合法规变化、业务调整提出修订建议；（二）法务合规部每年审核制度合规性，确保与法律法规同步；（三）重大制度修订需经公司领导小组审议批准。第十九条风险识别预警机制：（一）信息技术部每季度开展信息登记风险排查，重点关注客户信息、财务数据等高风险领域；（二）风险管理部对排查结果进行分级评估，发布风险预警通知；（三）业务部门收到预警后需及时整改，并反馈处置情况。第二十条合规审查机制：（一）信息登记专项管理办公室将合规审查嵌入以下关键节点：1.新系统上线前，审查信息登记功能设计；2.合同签订前，审查客户信息使用条款；3.项目启动前，审查项目信息登记完整性；（二）未经合规审查的信息登记行为一律不得实施，发现违规立即整改。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由信息登记专项管理办公室牵头整改；（二）风险处置需制定应急预案，明确责任部门、处置时限；（三）风险事件上报至公司领导小组，必要时启动外部协作。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：1.信息登记造假，解除劳动合同；2.造成客户信息泄露，承担行政责任；3.违反保密规定，罚款并追究法律责任；（二）处罚联动绩效考核，严重者取消评优资格。第二十三条评估改进机制：（一）信息登记专项管理办公室每年开展制度有效性评估，形成评估报告；（二）评估内容包括：制度覆盖率、风险控制率、员工合规率；（三）评估结果用于优化制度流程、完善技术手段。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部需签署信息登记管理责任书，明确“一岗双责”；（二）成立信息登记管理突击队，由信息技术部、风险管理部骨干组成，负责应急处置。第二十五条考核激励机制：（一）将信息登记合规情况纳入部门年度考核，考核权重不低于10%；（二）对信息登记管理突出贡献的部门和个人，给予专项奖励；（三）连续三年考核优秀的部门，优先参与评优评先。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层：每年开展合规履职培训，重点讲解信息登记法律责任；（二）一线员工：每月开展操作规范培训，通过案例教学提升风险意识；（三）发布信息登记合规手册，便于员工查阅学习。第二十七条信息化支撑：（一）开发信息登记管理系统，实现数据自动采集、风险实时监控；（二）系统嵌入合规校验规则，自动拦截违规操作；（三）利用区块链技术加强敏感信息登记管理。第二十八条文化建设：（一）公司官网设立信息登记合规专栏，定期发布典型案例；（二）员工入职时签署信息登记合规承诺书；（三）开展“信息登记合规月”活动，营造全员参与氛围。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：发现信息登记违规立即上报至信息登记专项管理办公室，24小时内形成处置