北京商旅管理制度

北京商旅管理制度一、总则

北京商旅管理制度旨在规范企业员工因公出行行为，优化差旅资源配置，提升差旅管理效率，控制差旅成本，确保差旅活动符合企业战略及合规要求。本制度适用于企业所有员工，包括正式员工、派遣员工及实习生等。差旅管理应遵循“合理、经济、高效、安全”的原则，所有差旅活动必须事先获得审批，并在审批权限范围内执行。差旅管理制度涵盖差旅申请、审批、执行、报销及费用控制等全流程管理，由企业差旅管理部门负责监督实施。

差旅管理部门应定期评估差旅政策的有效性，根据市场变化及企业需求调整相关条款，确保制度与实际运营需求相匹配。员工差旅申请需提供明确的事由、行程安排及预算依据，差旅管理部门需结合企业战略目标及业务需求，对差旅申请进行合理性审核。差旅成本控制应纳入企业绩效考核体系，各部门负责人需承担本部门差旅预算管理责任，确保差旅支出符合企业财务规定。

本制度明确差旅标准，包括交通、住宿、餐饮及会议等费用标准，员工需严格按照标准执行，不得超标准报销。差旅管理部门应建立差旅信息系统，实现差旅申请、审批、预订及报销的线上化、自动化管理，提升管理效率。差旅政策实施过程中，需加强对员工的培训，确保员工充分理解差旅标准及报销流程，减少因误解导致的违规行为。

差旅管理部门需与供应商建立长期合作关系，通过集中采购及协议价格降低差旅成本，同时定期对供应商服务进行评估，确保服务质量。差旅管理应注重数据统计分析，通过差旅数据分析优化差旅政策，为企业决策提供支持。员工差旅活动涉及安全风险时，需遵循企业安全管理规定，确保差旅过程安全可控。

本制度与国家及地方相关法律法规保持一致，如遇法律法规调整，应及时修订本制度，确保合规性。差旅管理制度的执行情况纳入企业内部审计范围，差旅管理部门需定期向管理层汇报差旅管理报告，包括差旅成本、政策执行情况及改进建议等。企业可根据业务发展需要，制定专项差旅管理制度，如高管差旅管理、紧急差旅管理等，但不得与本制度相抵触。

二、差旅预算与审批管理

2.1预算编制与分配

企业每年初需根据业务计划及历史差旅数据，编制年度差旅预算，差旅预算应细化至各部门及具体项目，预算编制需考虑季节性因素及市场波动，确保预算的科学性。差旅管理部门需与财务部门、业务部门协同完成预算编制，预算方案须经管理层审批后方可执行。预算分配应遵循业务优先原则，对核心业务及战略性差旅活动给予重点保障。预算编制过程中，需对上一年度差旅支出进行分析，识别不合理支出及浪费环节，提出优化建议。

预算执行过程中，各部门需严格控制差旅支出，差旅管理部门应定期监控预算使用情况，对超预算差旅申请进行重点审核。预算调整需经财务部门及管理层批准，确保调整依据充分且符合企业财务制度。企业可根据业务需求变化，适时进行预算调整，但调整过程需规范透明，避免随意性。预算编制应结合市场价格趋势，预留一定的市场波动空间，确保预算的灵活性。

2.2差旅申请与审批流程

员工差旅申请需通过企业差旅管理系统提交，申请内容包括差旅事由、行程安排、预算依据及预期成果等，差旅管理系统应支持在线填写、附件上传及审批流转功能。差旅申请需按审批权限提交，一般差旅申请由部门负责人审批，重大差旅或跨部门差旅需由分管领导审批，涉及金额较大的差旅申请需经财务部门复核。审批流程应明确各级审批人的职责，确保审批时效性，差旅管理系统应设置审批时限提醒，避免审批延误。

差旅申请需提前提交，一般差旅申请提前7个工作日提交，紧急差旅需在出发前2个工作日提交，差旅管理部门需根据申请时效性安排审批顺序，确保差旅活动顺利开展。差旅申请需提供详细的事由说明，如会议通知、客户拜访计划等，差旅管理部门需对申请事由的真实性进行审核，避免虚假差旅。差旅申请应附预算明细，包括交通、住宿、餐饮及会议等费用预算，预算明细需与实际差旅需求相匹配，差旅管理部门需对预算合理性进行评估。

2.3审批权限与特殊规定

企业根据差旅金额、出差时长及出差类型设定审批权限，一般出差申请金额在1万元以下由部门负责人审批，金额在1万元至10万元由分管领导审批，金额超过10万元的差旅申请需经总经理审批。出差类型分为常规出差、紧急出差及长期出差，不同类型出差设定不同的审批流程，常规出差按标准流程审批，紧急出差需额外说明原因并加快审批速度，长期出差需提供详细行程计划及预算方案，经财务部门及管理层共同审批。

特殊情况下的差旅申请需遵守特殊规定，如员工因公出差期间发生紧急情况，需第一时间向部门负责人及差旅管理部门报告，并提交补办申请，补办申请需经直接上级及分管领导审批。员工出差前需了解目的地安全信息，涉及高风险地区的差旅申请需经企业安全管理部门评估，评估通过后方可执行。差旅审批过程中，需关注员工出差时长，避免不合理延长出差时间，出差时长应与差旅任务相匹配，差旅管理部门应定期抽查出差时长合理性。

差旅申请审批完成后，员工需根据审批结果执行差旅活动，审批结果需明确差旅标准及报销要求，员工需严格按照标准执行，不得擅自更改差旅安排。审批过程中发现不合理申请，差旅管理部门需与员工沟通，提出修改建议，确保差旅申请符合企业要求。差旅申请审批记录需存档备查，差旅管理部门需建立审批台账，记录每次审批的时间、内容及审批人，确保审批过程可追溯。

三、差旅标准与费用管理

3.1交通费用标准

企业对员工出差交通方式设定明确标准，优先选择经济、高效的交通工具，鼓励员工根据实际情况选择最合适的交通方式。国内出差原则上选择国内航空客运，当出差距离较近或时间允许时，可考虑高铁或动车，具体标准根据城市间距离及出差时长确定。城市间距离在800公里以内，优先选择高铁或动车，800公里以上优先选择航空客运。员工出差需提前查询多种交通方式的价格及时间，选择性价比最高的方案，但不得低于企业设定标准。

员工出差乘坐飞机需选择经济舱，不得乘坐商务舱或头等舱，特殊情况需经部门负责人及差旅管理部门批准。出差返回时，可考虑选择不同航班以获取更优惠的价格，但需确保行程衔接合理，避免长时间滞留。员工出差乘坐火车需选择二等座，不得乘坐一等座或软卧，特殊情况需经审批。城市内部交通原则上选择公共交通工具，如地铁、公交等，确有需要乘坐出租车时，需选择普通出租车，不得乘坐豪华出租车或网约车，费用需符合企业报销标准。

3.2住宿费用标准

企业根据出差地点及出差类型设定住宿标准，国内出差原则上选择三星级或同级酒店，特殊情况下可升级至四星级，但需经审批。出差地点为一线城市或核心城市时，住宿标准可适当提高，但不得超过四星级上限。员工出差需提前预订酒店，预订过程中需比较不同酒店的价格及服务，选择性价比最高的方案，但不得低于企业设定标准。酒店预订需确保位置便利，便于开展工作及交通出行。

员工出差住宿需遵守企业规定，不得擅自更换酒店或提高住宿标准，确有需要更换酒店时，需提前提交申请并说明原因，经审批后方可执行。出差期间需注意酒店安全，妥善保管个人物品，确有需要住单间时，需确保酒店有空房，并经部门负责人审批。企业可与企业合作酒店签订协议价格，员工出差需优先选择合作酒店，以获取更优惠的价格及服务。酒店费用报销需提供正规发票，不得提供定额票或白条，差旅管理部门需对发票真实性进行审核。

3.3餐饮费用标准

企业对员工出差餐饮费用设定每日标准，国内出差每日餐饮标准为100元，特殊情况需经审批。员工出差期间需合理控制餐饮支出，优先选择经济实惠的餐馆，不得频繁消费高档餐饮或饮酒。出差期间确有需要宴请客户时，需提前提交申请并说明宴请原因及预算，经审批后方可执行。宴请客户需注重礼仪，避免铺张浪费，宴请费用需在预算范围内。

员工出差期间不得报销私人消费，所有餐饮费用需与企业差旅活动相关，差旅管理部门需对餐饮发票进行审核，确保发票真实有效且符合企业规定。员工出差期间确有需要加班时，可按规定报销加班餐费，加班餐费标准由企业另行规定。企业鼓励员工自带水杯及餐具，减少一次性用品使用，倡导绿色出行及环保消费。餐饮费用报销需提供正规发票，不得提供定额票或白条，差旅管理部门需对发票真实性进行审核。

四、差旅执行与过程管理

4.1差旅预订与确认

员工出差前需根据审批通过的差旅申请，通过企业指定的差旅管理系统或合作平台完成预订，预订内容包括交通、住宿及会议等，预订过程中需使用企业协议价格或系统推荐价格，确保预订成本符合企业标准。差旅管理系统应整合主流供应商资源，提供比价、预订及管理功能，员工需通过系统完成预订，避免私下交易导致价格不透明或服务保障不足。交通预订需提前完成，国内航班建议提前14天预订，国际航班建议提前30天预订，以确保获得优惠价格及座位保障。酒店预订需提前7天完成，特殊时期或热门城市需提前更长时间预订，员工需预留足够时间处理预订事宜。

预订完成后，员工需与供应商确认预订信息，包括航班号、酒店地址、预订时间及联系方式等，确保预订信息准确无误，避免出差过程中出现不必要的麻烦。预订确认后，员工需将预订详情录入差旅管理系统，并打印相关凭证，如机票订单、酒店预订单等，作为出差及报销依据。差旅管理部门需对预订过程进行监督，确保预订符合企业标准，对异常预订进行核查，避免不当支出。紧急差旅预订需特殊处理，员工需第一时间向差旅管理部门报告，并说明原因，差旅管理部门需协调供应商尽快完成预订，并控制成本。

4.2出差过程监控与调整

员工出差期间需保持与部门负责人及差旅管理部门的沟通，及时报告出差进展及遇到的问题，确有需要调整行程时，需提前提交调整申请，经审批后方可执行。差旅管理部门需定期与员工沟通出差情况，了解出差效果及成本控制情况，对不合理支出进行提醒，避免不必要的浪费。出差过程中遇突发事件，员工需第一时间向部门负责人及差旅管理部门报告，并采取应急措施，确有需要变更交通或住宿安排时，需提前提交申请并说明原因，经审批后方可执行。

员工出差期间需注重差旅安全，遵守目的地法律法规，避免参与高风险活动，确有需要前往高风险地区时，需提前向企业安全管理部门报备，并采取必要的安全措施。出差过程中需妥善保管个人物品及公司资料，避免丢失或泄露，确有需要携带重要文件或设备时，需采取防盗措施，如使用保险箱或加密设备。差旅管理部门需定期收集员工出差反馈，了解出差过程中遇到的问题及改进建议，优化差旅管理流程，提升出差体验。

4.3出差返程与信息反馈

员工出差结束后需按时返程，返程安排需与出差计划相匹配，避免不必要的延误或额外支出。员工返程前需整理出差资料，包括会议纪要、客户信息、费用票据等，确保所有资料完整无误，为后续报销做好准备。出差过程中产生的费用票据需及时整理并妥善保管，确有需要补办发票时，需提前向供应商申请，并说明原因，供应商需提供正规发票或相关证明。差旅管理部门需对出差资料进行审核，确保所有资料符合企业规定，对不符合规定的资料进行退回并要求补充。

员工出差结束后需提交出差报告，报告内容包括出差事由、行程安排、工作成果、费用支出及改进建议等，出差报告需在出差结束后3个工作日内提交，差旅管理部门需对出差报告进行审核，并纳入企业差旅管理档案。出差报告需真实反映出差情况，不得夸大或隐瞒，差旅管理部门需对出差报告进行分析，总结出差效果及成本控制情况，为后续差旅管理提供参考。员工出差过程中遇有问题或风险，需及时向差旅管理部门反馈，差旅管理部门需建立问题反馈机制，及时解决员工问题，优化差旅管理流程。

五、差旅报销与费用结算

5.1报销申请与资料准备

员工出差结束后需在规定时间内提交差旅报销申请，报销申请需通过企业差旅管理系统在线提交，系统应支持在线填写报销单、上传费用票据及附件等功能。报销单需填写出差日期、出差地点、出差事由、行程安排、费用明细等信息，费用明细需与实际支出相符，不得虚报或多报。员工需将出差过程中产生的所有费用票据整理齐全，包括交通票、住宿发票、餐饮发票、会议费发票等，确有需要报销定额补贴时，需提供相关证明或说明情况。差旅管理系统应支持票据扫描上传，员工需将票据清晰扫描后上传至系统，确保票据可辨认。

报销资料需真实有效，不得提供伪造或变造的票据，企业财务部门及差旅管理部门需对报销资料进行审核，确保资料符合企业规定。员工出差过程中产生的非货币性资产，如礼品、办公用品等，需提供相关证明或说明情况，确有需要报销时，需经部门负责人及财务部门批准。差旅管理系统应支持附件上传，员工需将出差报告、会议纪要、客户信息等附件上传至系统，作为报销及差旅管理参考。报销申请提交后，系统应自动生成报销单，并流转至相关部门审批。

5.2审批流程与费用复核

差旅报销申请需按审批权限流转，一般报销申请由部门负责人审批，涉及金额较大的报销申请需由分管领导审批，特殊情况需经财务部门复核。审批流程应明确各级审批人的职责，确保审批时效性，差旅管理系统应设置审批时限提醒，避免审批延误。审批过程中，审批人需仔细核对报销单及附件，确保费用合理、票据合规，对不合理或不符合规定的报销申请，审批人需退回并要求补充说明或修改。审批结果需在系统中明确记录，并通知员工进行下一步操作。

财务部门需对差旅报销费用进行复核，复核内容包括费用标准符合性、票据真实有效性、报销流程规范性等，财务部门需建立复核台账，记录每次复核的时间、内容及结果。复核过程中发现问题的报销申请，财务部门需退回并要求员工补充说明或修改，确保报销费用符合企业财务制度。企业可设立差旅费用标准库，系统自动比对报销费用与标准，对超标准费用进行标记，提醒审批人重点关注。差旅报销审批过程中，需关注员工出差时长及频率，避免不合理延长出差时间或频繁出差，财务部门需定期抽查出差合理性，优化差旅管理。

5.3费用结算与支付管理

差旅报销申请审批完成后，财务部门需进行费用结算，结算过程需确保资金安全、支付及时、信息准确。财务部门需根据审批结果生成支付指令，并通过企业电子支付系统完成支付，支付过程中需核对收款人信息、支付金额及支付方式，确保支付无误。企业可与企业银行签订电子支付协议，实现差旅费用自动化支付，提高支付效率并降低人工错误。支付完成后，财务部门需在系统中记录支付信息，并通知员工支付完成。员工需及时查询支付状态，确有需要查询资金到账情况时，可联系财务部门获取帮助。

差旅费用支付需遵循企业财务制度，支付过程需符合国家及地方相关法律法规，企业可设立差旅费用支付标准库，系统自动比对支付信息与标准，对异常支付进行拦截，确保支付合规。支付过程中产生的手续费或其他费用，需计入差旅成本，并在报销单中明确列示。企业可设立差旅费用支付台账，记录每次支付的时间、金额、收款人及用途，确保支付过程可追溯。差旅费用支付完成后，财务部门需定期对支付情况进行汇总分析，总结支付效果及问题，为后续财务管理提供参考。员工对支付结果有疑问时，可联系财务部门进行核实，财务部门需及时解答员工疑问，确保支付过程透明。

六、监督与考核管理

6.1内部监督与审计

企业差旅管理部门需对差旅管理制度执行情况进行日常监督，通过差旅管理系统数据分析、抽样检查等方式，及时发现并纠正违规行为。差旅管理部门应定期对各部门差旅管理情况进行通报，对不合理支出及违规行为进行公示，并要求相关部门进行整改。企业内部审计部门需将差旅管理纳入审计范围，定期开展专项审计，审计内容包括差旅预算执行情况、审批流程合规性、费用报销真实性等，确保差旅管理制度有效落地。审计过程中发现的问题需形成审计报告，并提交管理层，管理层需根据审计报告制定改进措施，并监督落实。

差旅管理部门需与财务部门、安全部门等协同开展监督工作，形成监督合力，提高监督效率。差旅管理部门应建立问题台账，记录每次监督发现的问题，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。企业可聘请第三方机构进行差旅管理评估，第三方机构需根据企业实际情况，提出专业评估意见及改进建议，帮助企业优化差旅管理。差旅监督过程中，需注重方法创新，利用信息化手段提高监督效率，如通过系统自动比对费用与标准，及时发现异常情况。

6.2绩效考核与奖惩

企业将差旅管理纳入绩效考核体系，各部门负责人需承担本部门差旅预算管理责任，绩效考核结果与企业绩效奖金挂钩。差旅管理部门需制定差旅管理绩效考核指标，包括差旅成本控制率、预算执行率、制度遵守率等，绩效考核结果需定期公示，并作为