产品质量检验记录管理规范

产品质量检验记录管理规范引言产品质量检验记录是企业质量管理体系中不可或缺的基础环节，它承载着产品从原材料进厂到成品出厂全过程的质量状态信息，是质量追溯、问题分析、持续改进以及满足法规要求的重要依据。为确保检验数据的真实性、准确性、完整性和可追溯性，规范检验记录的编制、填写、审核、流转、存储与处置等环节，特制定本规范。一、目的与意义本规范旨在建立一套系统、科学的产品质量检验记录管理机制，以实现以下目标：1.保证检验数据的真实可靠，为产品质量判定提供客观依据。2.确保产品质量形成过程的可追溯性，便于问题的追踪与解决。3.为质量分析、过程控制、工艺改进提供数据支持。4.满足内部管理、客户审核及相关法律法规对质量记录的要求。5.促进质量管理工作的规范化和标准化，提升整体质量管理水平。二、适用范围本规范适用于公司所有产品（包括零部件、半成品及成品）在生产制造、来料检验、过程检验、成品检验、出货检验以及必要的客诉返回品检验等环节所产生的质量检验记录的管理。涉及的记录形式包括但不限于纸质记录、电子记录及相关的检验报告、图谱、影像资料等。三、核心原则1.真实性原则：检验记录必须如实反映检验过程和结果，严禁虚构、篡改或编造数据。检验人员对所记录数据的真实性负责。2.准确性原则：记录内容应清晰、明确，数据准确无误，计量单位规范，避免模糊不清或易产生歧义的表述。3.及时性原则：检验工作完成后，应立即填写相关记录，避免事后回忆导致的遗漏或错误。4.规范性原则：记录的格式、填写方法、签署、编号等应遵循统一规定，确保记录的标准化和规范化。5.完整性原则：记录的各项内容应填写完整，不得有缺项、漏项。涉及检验依据、条件、方法、人员、设备等关键信息均需记录在案。6.可追溯性原则：记录应具有唯一标识，能够清晰追溯到对应的产品批次、检验时间、检验人员、所用设备等信息。7.保密性原则：涉及公司技术机密、商业秘密的检验记录，应采取适当措施加以保密，防止信息泄露。四、管理要求4.1记录的设计与规范1.质量检验部门负责组织相关部门根据产品特性、检验标准及管理需求，设计统一、规范的检验记录表格或电子模板。2.记录表格应包含必要的信息栏目，如：产品名称/型号规格、批次号/订单号、检验日期、检验依据（标准号/图纸号）、检验项目、标准要求、实测数据/检验结果、检验方法、所用仪器设备编号、检验员、审核员等。3.记录表格的设计应便于填写、查阅和归档，并考虑数据统计分析的便利性。新的记录表格或对现有表格的重大修改，需经过评审和批准方可正式使用。4.2记录的填写与录入1.检验人员应严格按照检验规程和记录填写要求，用规定的笔（如蓝黑墨水笔、签字笔）或在授权的电子系统中认真填写/录入检验记录。2.填写内容应字迹清晰、易于辨认，不得使用易褪色的笔或涂改液。电子记录应确保输入准确。3.记录中的数据应直接来源于检验过程的实际观测和测量结果，不得凭空臆断或估算。4.如遇记录错误，应采用规范的更正方法（如在错误处划单横线，保持原字迹可辨，然后在其上方或旁边填写正确内容，并由更正人签名或盖章，注明更正日期），严禁随意涂抹或覆盖。电子记录的修改应符合系统设定的权限和痕迹追踪要求。5.记录中的签名应使用全名，不得代签。6.记录应连续、完整，不得跳行、漏页。4.3记录的审核与签署1.检验记录完成后，检验人员应进行自查，确保记录准确无误、完整规范。2.相关负责人或指定的审核人员应对检验记录的完整性、规范性、数据准确性及判定结果的正确性进行审核，并签署确认。3.关键工序或重要产品的检验记录，可根据需要增加多级审核环节。4.4记录的流转与分发1.检验记录应按照规定的流程在各相关部门间进行流转，确保信息传递及时、准确。2.记录的分发应遵循必要的控制程序，确保接收部门或人员能够及时获取所需记录。3.电子记录的流转应通过授权的信息系统进行，确保数据安全和版本控制。4.5记录的存储与保管1.检验记录应分类存放，建立清晰的台账或索引，便于检索。2.纸质记录的存储环境应干燥、通风、避光、防虫、防火、防潮，防止记录损坏、霉变或丢失。应使用适当的文件夹、档案盒或档案柜进行存放。3.电子记录应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。应采取必要的安全措施，如访问权限控制、病毒防护等，确保电子记录的安全性和完整性。4.记录的保管期限应根据产品特性、法规要求、合同约定及公司管理需求确定。重要记录应永久保存或保存至产品寿命周期结束后适当年限。4.6记录的查阅与复制1.因工作需要查阅或复制检验记录时，应履行相应的审批手续，经相关负责人批准后方可进行。2.查阅或复制记录时，应爱护记录，不得涂改、勾画、抽取、撤换或损坏。3.未经授权，任何人不得擅自将检验记录带出指定的保管场所或提供给外部单位/人员。4.电子记录的查阅应通过授权的账号和密码登录系统进行，系统应能记录查阅痕迹。4.7记录的处置与销毁1.超过规定保管期限的检验记录，由记录保管部门提出处置申请，经质量管理部门及相关授权人员审核批准后，方可进行销毁。2.记录的销毁应采用安全、保密的方式进行，确保信息不会泄露，并做好销毁记录，注明销毁的记录名称、批次、数量、销毁日期、批准人及经办人等信息。3.对于涉及法律纠纷、尚未结案或有重要参考价值的记录，即使已到保管期限，也应暂缓销毁，待相关事宜处理完毕后再行处置。五、责任部门与人员1.质量管理部门：负责本规范的制定、修订、解释和监督执行；组织检验记录表格的设计与评审；对记录管理过程中的问题进行协调和处理。2.检验部门及检验人员：负责按本规范要求准确、及时、规范地填写和提交检验记录，并对记录的真实性和准确性负责。3.各相关生产部门：配合做好检验记录的传递、使用和保管工作。4.记录保管部门/人员：负责检验记录的分类、归档、存储、保管、借阅登记及到期销毁等工作，确保记录的安全与完整。5.公司各层级管理人员：负责在各自职责范围内监督本规范