档案宣传与日常工作制度

PAGE档案宣传与日常工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案宣传与日常工作流程，提高档案管理水平，保障公司档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案宣传与日常工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准，确保档案工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，保证档案信息的准确性。3.完整安全原则：注重档案的完整性收集、整理和保管，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.有效利用原则：充分发挥档案的作用，积极开展档案宣传工作，促进档案信息的有效利用，为公司发展提供支持。二、档案宣传（一）宣传目标1.提高公司全体员工对档案工作重要性的认识，增强档案意识。2.普及档案管理知识，使员工了解档案管理的基本流程和要求。3.促进档案信息在公司内部的广泛传播和有效利用，为公司各项工作提供参考依据。（二）宣传内容1.档案法律法规宣传：介绍国家及地方有关档案管理的法律法规，强调违法违规行为的后果。2.公司档案管理制度宣传：详细解读公司档案管理制度的各项条款，让员工明确自身在档案工作中的职责和义务。3.档案工作流程宣传：展示档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作流程，使员工了解档案流转的各个环节。4.档案利用案例宣传：通过实际案例，介绍档案在公司决策、业务开展、解决纠纷等方面的重要作用，激发员工对档案利用的兴趣。（三）宣传方式1.内部培训：定期组织档案管理知识培训，邀请专业人员授课，对新员工进行入职培训，对老员工进行定期轮训，确保全体员工掌握基本的档案管理知识。2.宣传资料发放：编制档案宣传手册、海报、宣传单页等资料，发放到各部门，供员工随时查阅。3.公司内部网络宣传：利用公司内部网站、OA系统等平台，开设档案宣传专栏，发布档案管理相关信息、法规政策解读、工作动态等内容。4.专题讲座与研讨会：针对档案管理中的热点问题或重要事项，举办专题讲座和研讨会，邀请专家学者或业内人士进行讲解和交流，提高员工对档案工作的认识和理解。5.工作现场宣传：在档案整理、借阅等工作现场，向员工宣传档案工作要点，解答员工疑问，强化员工对档案工作的直观认识。（四）宣传计划1.制定年度宣传计划：根据公司发展战略和档案工作重点，每年年初制定档案宣传年度计划，明确宣传目标、内容、方式和时间安排。2.季度宣传活动安排：按照年度计划，每季度制定具体的宣传活动方案，确保宣传工作有序开展。3.宣传效果评估：定期对档案宣传效果进行评估，通过问卷调查、员工反馈、档案利用情况分析等方式，了解员工对档案宣传内容的掌握程度和宣传活动的满意度，及时调整宣传策略和方法，提高宣传效果。三、档案日常工作制度（一）档案收集1.收集范围公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。上级机关下发的与公司业务相关的文件、指示、通知等。公司对外签订的合同、协议、章程、招投标文件等。公司内部的会议文件、工作报告、工作计划、统计报表等。员工个人在工作中形成的重要业务成果、研究报告、项目文档等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。收集的档案材料应真实、准确、完整，不得擅自修改、涂抹、伪造。对电子文件的收集，应确保其格式规范、元数据完整，并进行有效的备份存储。对于重要的档案材料，应及时进行收集和整理，防止丢失或损坏。（二）档案整理1.分类标准根据公司业务特点和档案内容，制定科学合理的分类方案，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、基本建设类、会计档案类、人事档案类等类别。每类档案再根据具体情况进行二级、三级分类，确保档案分类清晰、便于查找和管理。2.整理方法对收集到的档案材料进行分类、编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等信息。按照档案整理规则，对纸质档案进行装订、编页、编目，对电子档案进行命名、分类存储，并建立相应的索引目录。对破损或褪色的档案材料进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.整理流程初步筛选：对收集的档案材料进行初步筛选，剔除无关或重复的材料。分类排序：按照分类标准对档案材料进行分类，并按照时间顺序或重要程度进行排序。编号编目：为每份档案材料编制唯一的编号，并进行详细的编目，包括档案名称、日期、来源、保管期限等信息。装订装盒：将整理好的档案材料进行装订，并装入相应的档案盒，填写档案盒相关信息。审核上架：整理完成后，由专人进行审核，确保整理质量符合要求，审核通过后将档案上架存放。（三）档案归档1.归档时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理归档完毕。对于重要的临时项目或专项工作，应在项目结束后及时进行归档。2.归档要求归档的档案应符合整理规范要求，做到分类准确、编号清晰、编目完整。档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案交接手续齐全。电子档案应与纸质档案同时归档，并确保电子档案与纸质档案内容一致，存储格式规范。3.归档流程部门自查：各部门在档案整理完成后，进行自查，确保档案质量符合要求。提交申请：填写档案归档申请单，注明档案类别、数量、整理情况等信息，提交至档案管理部门。档案接收：档案管理部门对提交的档案进行接收，核对档案移交清单和档案材料，检查档案整理质量。审核归档：对接收的档案进行审核，审核通过后进行归档存储，并更新档案管理系统中的相关信息。（四）档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案库房安全、整洁、通风良好。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.保管措施对档案进行分类存放，按照档案类别、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。定期对档案进行清点和检查，及时发现并处理档案的损坏、丢失等问题。对电子档案应进行定期备份，采用异地存储等方式，防止数据丢失。严格控制档案库房的温湿度，保持适宜的环境条件，延长档案的使用寿命。加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入，确保档案库房的安全。3.保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。定期对档案进行鉴定，根据档案的实际价值和保管期限，及时调整档案的保管期限或进行销毁处理。（五）档案利用1.利用范围公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。公司外部单位因业务往来、合作项目等需要查阅公司档案，需按照相关规定办理手续。2.利用流程内部利用：员工填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅目的、档案名称、数量等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。档案管理部门根据申请提供相应的档案，并做好查阅/借阅记录。外部利用：外单位查阅公司档案，需提前向公司提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等信息。经公司主管领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。如需借阅档案，外单位应出具正式的借阅函，经公司主管领导审批后，按照规定办理借阅手续，借阅期限和归还时间应严格按照规定执行。3.利用要求查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出指定场所。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复制，复制件应与原件核对无误后加盖档案管理部门印章。借阅档案应按时归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。2.鉴定标准根据国家有关规定和公司档案保管期限表，结合档案的实际价值和利用情况，对档案进行鉴定。鉴定档案是否仍具有保存价值，对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.销毁流程档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定报告，列出拟销毁档案的清单。将档案鉴定报告和拟销毁档案清单提交公司主管领导审批。经审批同意销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销，确保销毁过