医院应急档案管理制度

PAGE医院应急档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院应急档案管理，规范应急档案的收集、整理、保管、利用等工作，有效应对各类突发事件，提高医院应急处置能力，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门在应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等各类突发事件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的应急档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则医院应急档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责统筹协调，确保应急档案的完整、准确、系统和安全。2.全程管理原则对应急档案形成、积累、整理、归档等全过程进行管理，确保档案与应急处置工作同步进行。3.规范标准原则严格按照国家和行业有关档案管理的规范标准，对应急档案进行分类、整理、编目和保管，保证档案质量。4.便于利用原则优化应急档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为医院应急处置、总结经验教训、研究决策等提供及时有效的档案支持。二、应急档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医院应急档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门应急档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量符合要求。3.集中统一保管医院应急档案，建立应急档案数据库，实现档案信息化管理。4.定期对应急档案进行整理、鉴定、统计，对应急档案的保管期限进行调整，对已到保管期限的档案进行处置。5.开展应急档案的开发利用工作，为医院应急管理提供档案信息服务。6.组织开展应急档案管理业务培训，提高档案管理人员和相关部门人员的档案管理意识和业务水平。（二）应急管理部门职责1.负责组织制定医院各类应急预案，并根据实际情况及时修订完善。2.组织协调医院各部门开展应急演练，对应急演练过程中形成的档案资料进行收集、整理，并移交档案管理部门归档。3.在突发事件应急处置过程中，负责组织协调各部门开展应急工作，及时收集、整理本部门及相关部门在应急处置过程中形成的各类文件材料，并移交档案管理部门归档。4.协助档案管理部门做好应急档案的整理、鉴定、统计及开发利用等工作。（三）各部门职责1.负责本部门在应急处置过程中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门归档。2.按照医院应急档案管理制度的要求，做好本部门应急档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.积极配合档案管理部门和应急管理部门开展应急档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、应急档案的收集与整理（一）收集范围1.应急预案及相关文件包括医院总体应急预案、专项应急预案、部门应急预案及其修订稿、评审记录、备案文件等。2.应急演练文件演练计划、方案、脚本、总结报告、评估报告、演练照片、视频等。3.突发事件应急处置文件事件报告、批示、决策记录、会议纪要、应急处置措施及过程记录、医疗救治记录、物资调配记录、人员伤亡情况统计、损失评估报告等。4.应急物资管理文件物资储备清单、采购合同、出入库记录、维护保养记录、报废处理记录等。5.应急人员管理文件应急救援队伍组建方案、人员名单、培训记录、考核记录、表彰奖励记录等。6.与外部机构的应急协作文件与政府部门、上级单位、相关医疗机构、社会组织等的沟通协调记录、合作协议、支援文件等。7.其他与医院应急管理相关的文件材料如媒体报道、公众反馈、专家意见等。（二）收集要求1.及时性各部门应在应急处置工作结束后及时收集相关文件材料，确保档案的完整性和时效性。2.完整性收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿、签批件等，不得遗漏重要信息。3.准确性文件材料应真实准确，内容清晰，数据可靠，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类按照应急档案的形成领域、时间顺序、事件类型等进行分类，可分为综合管理类、应急演练类、突发事件应急处置类、应急物资管理类、应急人员管理类、应急协作类等类别。2.编号对每一份应急档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号可采用“年份+类别代码+流水号”的形式，如“2023YJ001”表示2023年应急演练类的第1份档案。3.编目编制应急档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便检索。4.装订对应急档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。对于纸张较大或较多的文件材料，可采用折叠、粘贴等方式进行整理后装订。四、应急档案的保管（一）保管方式1.纸质档案设立专门的应急档案库房，按照档案类别、保管期限等进行分类存放，配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等。库房应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。2.电子档案建立应急档案数据库，将电子档案进行分类存储，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。同时，应采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。（二）保管期限应急档案的保管期限根据档案的重要程度、参考价值等因素确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映医院应急管理工作重大事件、重要决策、核心业务等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管对医院应急管理工作有重要参考价值，保管期限在10年以上（含10年）的档案，应长期保管。3.短期保管对医院应急管理工作有一定参考价值，保管期限在10年以下的档案，应短期保管。（三）档案鉴定定期对应急档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织应急管理部门及相关业务部门人员组成鉴定小组，根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行审查和评估，确定档案的存毁。对已失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经医院主管领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。（四）档案统计建立应急档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，形成统计报表。统计报表应包括档案数量、类别、保管期限、利用人次等内容，为医院应急档案管理决策提供数据支持。五、应急档案的利用（一）利用范围1.医院内部为医院领导决策、应急管理部门制定和完善应急预案、开展应急演练、总结经验教训、评估应急处置效果等提供档案信息支持。2.外部机构为政府部门、上级单位、相关医疗机构等了解医院应急管理工作情况，进行应急管理工作检查、评估、考核等提供档案资料。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅应急档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅服务工作。2.借阅因工作需要确需借阅应急档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供应急档案的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件一致，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立应急档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、查阅或借阅期限、复制份数等信息。利用登记记录应妥善保管，以便查询和统计分析。六、应急档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的医院应急档案信息化管理系统，实现应急档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高应急档案管理的效率和服务水平。（二）数字化采集对纸质应急档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换，存储为通用的电子文档格式，如PDF等，并进行命名和分类存储。（三）数据库建设建立应急档案数据库，将数字化后的应急档案信息录入数据库，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级、文件内容等。数据库应具备完善的检索功能，能够根据档案编号、题名、日期、责任者等多种条件进行快速检索。（四）安全管理加强应急档案信息化系统的安全管理，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等安全防护措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。定期对信息化系统进行