xx大学会议室使用管理制度及流程规范

PAGExx大学会议室使用管理制度及流程规范一、总则（一）目的为了加强学校会议室的管理，合理安排会议室资源，提高会议室的使用效率，确保学校各项会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于xx大学内所有会议室的使用管理，包括但不限于学校各级行政部门、教学单位、科研机构、学生组织等使用的会议室。（三）基本原则1.统一管理原则：学校会议室由学校办公室统一管理，负责会议室的调配、使用登记、维护等工作。2.合理安排原则：根据会议、活动的性质、规模和时间要求，合理安排会议室，确保资源的有效利用。3.先申请先使用原则：按照申请时间先后顺序安排会议室，特殊情况除外。4.安全规范原则：使用会议室时应遵守相关安全规定，确保人员和设备的安全。二、会议室分类及功能（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，适用于学校大型会议、学术讲座、文艺演出等活动。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，适用于学校中层干部会议、部门会议、小型学术研讨会等。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，适用于小组讨论、项目汇报、接待来访等。（二）会议室功能1.配备基本设施：各会议室均配备桌椅、投影仪、音响设备、麦克风、白板、空调等基本设施，以满足会议、活动的基本需求。2.网络接入：提供高速稳定的网络接入，方便参会人员进行资料查阅、信息交流等。3.特殊功能：部分会议室还配备了视频会议设备、同声传译设备等特殊功能设施，以满足特定会议、活动的需求。三、会议室使用申请（一）申请主体学校各级行政部门、教学单位、科研机构、学生组织等均可申请使用会议室。（二）申请流程1.填写申请表：申请人需提前填写《xx大学会议室使用申请表》，详细说明会议或活动的名称、时间、地点、参会人数、会议内容等信息。2.提交申请：将填写完整的申请表提交至学校办公室会议室管理部门。3.审核申请：学校办公室会议室管理部门对申请进行审核，根据会议室的使用情况和申请时间先后顺序进行安排，并及时反馈审核结果。（三）申请时间1.常规会议：申请人应提前[X]个工作日提交申请。2.紧急会议：对于紧急召开的会议，申请人应在会议召开前[X]小时提交申请，并说明紧急原因。（四）申请变更1.变更内容：如会议或活动的时间、地点、参会人数、会议内容等发生变更，申请人应提前[X]个工作日提交《xx大学会议室使用申请变更表》，说明变更原因及变更后的详细信息。2.审核变更：学校办公室会议室管理部门对变更申请进行审核，根据会议室的使用情况进行安排，并及时反馈审核结果。四、会议室使用安排（一）安排原则1.优先保障学校重要会议和活动：对于学校党委常委会、校长办公会、教代会、党代会等重要会议，以及学校举办的大型学术讲座、文艺演出等活动，优先安排使用合适的会议室。2.合理调配资源：根据会议室的使用情况和申请时间先后顺序，合理调配会议室资源,确保各部门、各单位的会议和活动能够顺利进行。3.避免冲突：在安排会议室时，应避免与已安排的会议或活动发生时间、地点等冲突。（二）安排流程1.接收申请：学校办公室会议室管理部门每天定时接收各部门、各单位提交的会议室使用申请。2.审核申请：对申请进行审核，根据会议室的使用情况和申请时间先后顺序进行安排。3.发送通知：审核通过后，学校办公室会议室管理部门及时向申请人发送《xx大学会议室使用安排通知》，告知其会议室的使用时间、地点等信息。4.公示安排：将会议室使用安排情况在学校内部网站或公告栏进行公示，接受全校师生的监督。（三）特殊情况处理1.临时调整：如遇特殊情况需要临时调整会议室使用安排，学校办公室会议室管理部门应及时与申请人沟通协调，并重新发送《xx大学会议室使用安排通知》。2.紧急会议：对于紧急召开的会议，如无合适的会议室可供使用，学校办公室会议室管理部门应及时与相关部门协商，采取临时借用其他会议室或调整会议时间等方式解决。五、会议室使用规定（一）使用时间1.常规使用：各部门、各单位应严格按照《xx大学会议室使用安排通知》规定的时间使用会议室，不得提前或推迟使用。如需延长使用时间，应提前向学校办公室会议室管理部门申请，并经同意后方可延长。2.超时处理：如因特殊情况需要延长使用时间，且未提前申请的，学校办公室会议室管理部门将根据会议室的后续使用安排情况进行处理。如影响其他会议或活动使用的，将按照规定收取超时费用。（二）使用人数1.按申请人数使用：申请人应按照申请表中填写的参会人数使用会议室，不得擅自增加参会人数。如需增加参会人数，应提前向学校办公室会议室管理部门申请，并经同意后方可增加。2.超员处理：如因特殊情况需要超员使用会议室，且未提前申请的，学校办公室会议室管理部门将根据会议室的承载能力进行处理。如因超员使用导致会议室设施损坏或影响会议效果的，将按照规定追究相关责任人的责任。（三）使用秩序1.保持整洁：使用会议室时，应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室地面、桌面、墙面等地方随意丢弃垃圾、张贴广告等。会议结束后，应将会议室清理干净，恢复原状。2.爱护设施：使用会议室时，应爱护会议室的设施设备，不得随意拆卸、损坏会议室的桌椅、投影仪、音响设备、麦克风、白板、空调等设施设备。如因使用不当导致设施设备损坏的，应按照规定进行赔偿。3.遵守规定：使用会议室时，应遵守学校的各项规章制度，不得在会议室吸烟、使用明火、大声喧哗等。如因违反规定导致安全事故或影响他人正常使用会议室的，将按照规定追究相关责任人的责任。（四）设备使用1.提前预约：如需使用会议室的投影仪、音响设备、麦克风、视频会议设备、同声传译设备等特殊功能设施，应提前向学校办公室会议室管理部门预约，并说明使用时间、设备名称、使用要求等信息。2.专业操作：使用特殊功能设施时，应安排专业人员进行操作，确保设备的正常使用。如因操作不当导致设备损坏的，应按照规定进行赔偿。3.设备维护：学校办公室会议室管理部门应定期对会议室的设施设备进行维护保养，确保设备的正常运行。如遇设备故障，应及时通知维修人员进行维修。六、会议室安全管理（一）安全责任1.使用部门责任：各使用部门应负责本部门在会议室使用期间的安全管理工作，确保人员和设备的安全。2.管理部门责任：学校办公室会议室管理部门应加强对会议室的安全管理，定期检查会议室的设施设备、消防器材等，确保安全设施的完好有效。（二）安全措施1.消防设施：各会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防设施的完好有效。2.电气安全：使用会议室时，应注意电气安全，不得私拉乱接电线、超负荷使用电器设备等。如发现电气设备故障或安全隐患，应及时通知学校办公室会议室管理部门或维修人员进行处理。3.人员疏散：各会议室应制定人员疏散预案，明确疏散路线和疏散方法。在会议或活动期间，应确保疏散通道畅通无阻，不得堆放杂物。如遇紧急情况，应按照疏散预案及时组织人员疏散。（三）应急处理1.突发事件处理：如在会议室使用期间发生突发事件，如火灾、地震、人员突发疾病等，使用部门应立即启动应急预案，采取相应的应急措施，并及时通知学校办公室会议室管理部门和相关部门。2.后续处理：突发事件处理完毕后，学校办公室会议室管理部门应及时组织对会议室进行清理和恢复，并对事件进行调查和总结，提出改进措施，防止类似事件再次发生。七、会议室维护与保养（一）日常维护1.清洁卫生：每天安排专人对会议室进行清洁卫生，包括地面、桌面、墙面、门窗等的清洁，确保会议室的整洁卫生。2.设施检查：每天对会议室的设施设备进行检查，包括桌椅、投影仪、音响设备、麦克风、白板、空调等设施设备的运行情况，如发现问题及时通知维修人员进行维修。（二）定期保养1.设备保养：定期对会议室的设施设备进行保养，如投影仪、音响设备、麦克风、视频会议设备、同声传译设备等，确保设备的正常运行和使用寿命。2.家具保养：定期对会议室的桌椅等家具进行保养，如擦拭、上蜡、维修等，确保家具的整洁美观和使用寿命。（三）维修管理1.维修申请：如会议室的设施设备出现故障，使用部门应及时向学校办公室会议室管理部门提交维修申请，说明故障情况和维修要求。2.维修安排：学校办公室会议室管理部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修，并跟踪维修进度，确保维修工作按时完成。3.维修记录：维修人员应做好维修记录，包括故障情况、维修时间、维修内容、维修人员等信息，以便日后查询和统计。八、违规处理（一）违规行为1.未按规定申请使用会议室：包括未提前提交申请、申请信息不实、擅自变更申请内容等。2.未按规定使用会议室：包括未按安排时间使用、超员使用、超时使用、在会议室吸烟、使用明火、大声喧哗等。3.损坏会议室设施设备：包括故意损坏、因使用不当导致损坏等。4.违反会议室安全管理规定：包括未遵守消防设施使用规定、未注意电气安全、未按疏散预案组织人员疏散等。（二）处理措施1.警告：对于首次违规且情节较轻的行为，学校办公室会议室管理部门将给予警告，并要求其立即改正。2.通报批评：对于多次违规或情节较重的行为，学校办公室会议室管理部门将在全校范围内进行通报批评，并要求其作出书面检讨。3.限制使用：对于严重违规或造成