电子档案管理制度细则

PAGE电子档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司电子档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织实施和监督检查。2.全程管理原则对电子档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行管理，确保电子档案管理工作的连续性和系统性。3.真实有效原则电子档案应真实反映公司各项工作活动的实际情况，与纸质档案具有同等效力。4.安全保密原则采取有效措施确保电子档案的安全保密，防止电子档案的丢失、损坏、篡改和泄露。二、电子档案的定义与分类（一）定义电子档案是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件、数据、图表、声像等不同形式的信息记录。（二）分类1.行政公文类包括公司发布的各类通知、决定、报告、请示、批复、函等文件。2.业务文档类涵盖公司在生产、经营、管理等业务活动中形成的合同、协议、订单、报表、项目文档等。3.人事档案类包含员工的入职登记表、履历表、工资档案、考核记录、培训档案、奖惩档案等。4.财务档案类如会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。5.技术资料类包括产品研发资料、技术图纸、工艺文件、技术标准、检测报告等。6.声像档案类涉及公司活动的照片、录音、录像等资料。7.其他档案类不属于以上分类的其他具有保存价值的电子档案。三、电子档案的形成与积累（一）职责分工1.各部门负责本部门电子档案的形成与积累工作，明确专人负责电子文件的收集、整理和保管。2.档案管理部门负责对各部门电子档案形成与积累工作进行指导和监督。（二）形成要求1.电子文件应按照公司现行的文件格式和标准进行制作，确保文件格式的通用性和兼容性。2.电子文件应使用规范的文件名和文件夹结构，文件名应准确反映文件内容，文件夹应按照业务类别或时间顺序进行分类。3.电子文件应包含必要的元数据信息，如文件编号、标题、日期、作者、来源等，以便于文件的识别和管理。4.电子文件应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管，备份周期应根据文件的重要性和使用频率确定。（三）积累措施1.各部门应建立电子文件收集制度，明确文件收集的范围、渠道和时间要求，确保电子文件的及时收集。2.对于重要的电子文件，应在形成后及时进行整理和分类，建立相应的文件夹或数据库，便于查找和利用。3.鼓励员工积极参与电子档案的积累工作，对在电子档案积累工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。四、电子档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.对电子文件进行分类，按照本制度第二章规定的分类方法进行分类。2.对同一类别的电子文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对电子文件的元数据信息进行完善和补充，确保元数据的准确性和完整性。4.对电子文件进行格式转换和优化，确保文件的可读性和可利用性。（三）归档要求1.各部门应定期将整理好的电子档案向档案管理部门移交归档，移交时间为每年的[具体时间]。2.移交的电子档案应存储在符合档案管理要求的存储介质上，并确保存储介质的质量和安全性。3.档案管理部门应对移交的电子档案进行验收，验收合格后办理接收手续，并将电子档案纳入公司档案管理系统进行统一管理。五、电子档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设立专门的电子档案保管场所，配备必要的硬件设施，如服务器、存储设备、防火墙等，确保电子档案的安全存储。2.保管场所应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止电子档案因环境因素而损坏。3.对电子档案存储介质应进行定期检查和维护，确保存储介质的正常使用。（二）保管方式1.电子档案应采用在线存储和离线存储相结合的方式进行保管，重要的电子档案应进行多套备份，并分别存储在不同的地理位置。2.对电子档案应进行加密存储，设置访问权限，防止电子档案的非法访问和篡改。3.定期对电子档案进行数据迁移和格式转换，确保电子档案的长期可读性和可利用性。（三）保管期限电子档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的电子档案包括公司的重要规章制度、年度财务报表、重大项目文档等。2.长期保管的电子档案保管期限为[具体年限]，包括公司的一般性业务文档、人事档案中的重要资料等。3.短期保管的电子档案保管期限为[具体年限]，包括公司的临时性文件、一般性通知等。（四）保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对电子档案的保管期限进行鉴定，根据电子档案的实际价值和利用情况，确定是否需要调整保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员进行，鉴定结果应形成书面报告，并报公司领导审批。3.经鉴定需要调整保管期限的电子档案，应及时进行调整，并在档案管理系统中进行标注。六、电子档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则电子档案的利用应符合国家有关法律法规的规定，不得损害国家利益和公司利益。2.方便快捷原则为利用者提供方便快捷的服务，提高电子档案的利用效率。3.安全保密原则在电子档案利用过程中，应严格遵守安全保密制度，防止电子档案的泄露。（二）利用方式1.查阅利用利用者可通过公司档案管理系统查阅电子档案，档案管理部门应提供必要的技术支持和指导，确保利用者能够顺利查阅。2.借阅利用对于需要借阅电子档案的利用者，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体天数]，借阅者应妥善保管电子档案，不得转借他人或擅自复制。3.复制利用利用者如需复制电子档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人审批后，方可复制。复制的电子档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和用途。（三）利用登记档案管理部门应建立电子档案利用登记制度，对电子档案的利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、利用时间、利用方式、利用内容等。利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、电子档案的安全与保密（一）安全管理1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理职责，加强对电子档案存储、传输、使用等环节的安全管理。2.采取必要的安全技术措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等，防止电子档案受到网络攻击和病毒感染。3.定期对电子档案进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。4.对发生的电子档案安全事故，应及时报告公司领导，并采取有效措施进行处理，减少损失。（二）保密管理1.加强对电子档案保密工作的宣传教育，提高员工的保密意识。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要电子档案，应采取严格的保密措施，限制访问权限，防止泄露。3.与电子档案管理人员签订保密协议，明确保密责任和义务。4.对违反电子档案安全与保密制度的行为，应依法依规进行处理。八、电子档案管理系统（一）系统建设1.档案管理部门应根据公司电子档案管理的实际需求，建设电子档案管理系统，实现电子档案的集中管理和共享利用。2.电子档案管理系统应具备文件上传、存储、检索、借阅、统计等功能，满足公司电子档案管理的各项业务需求。3.电子档案管理系统应与公司其他业务系统进行集成，实现数据的互联互通和共享。（二）系统维护1.档案管理部门应指定专人负责电子档案管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案管理系统进行备份，防止数据丢失。3.及时对电子档案管理系统进行升级和优化，提高系统的性能和功能。（三）系统安全1.加强对电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。2.定期对电子档案管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.对电子档案管理系统的操作日志进行记录和审计，以便及时发现和处理异常情况。九、监督与检查（一）监督检查职责1.档案管理部门负责对公司各部门电子档案管理工作进行监督检查，确保电子档案管理制度的有效执行。2.各部门应定期对本部门电子档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报档案管理部门。（二）监督检查内容1.电子档案的形成与积累情况。2.电子档案的整理与归档情况。3.电子档案的保管情况。4.电子档案的利用情况。5.电子档案管理系统的运行情况。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理部门每年定期对各部门电子档案管理工作进行全面检查，检查结果形成书面报告，并报公司领导。2.不定期抽查档案管理部门不定期对各部门电子档案管理工作进行抽查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。