化工公司档案管理制度

PAGE化工公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在生产、经营、管理等活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、整理和编目，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，建立档案库房，配备必要的档案保管设备。3.负责档案的收集、整理、鉴定、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的查阅、借阅、复制等利用服务工作，严格执行档案利用审批手续。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。6.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。7.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。（二）各部门1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受综合管理部的指导和监督。2.负责将本部门在工作中形成的各类档案及时收集齐全，按照档案管理要求进行整理，并定期移交综合管理部。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案，确保本部门档案的安全和完整。4.积极配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定办理相关手续。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、信函等。2.财务管理类：包括财务预算、决算报告，财务报表、账簿，审计报告、税务资料，资金管理、成本核算文件等。3.生产管理类：包括生产计划、调度指令，生产工艺文件、操作规程，设备台账、维护记录，生产统计报表、质量检验报告等。4.技术研发类：包括科研项目立项、结题文件，技术研发报告、专利证书，技术图纸、工艺流程图，实验数据、测试报告等。5.市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案，销售合同、订单，客户资料、市场反馈信息等。6.物资采购类：包括物资采购计划、合同，供应商资料、采购发票，物资验收报告、库存台账等。7.质量管理类：包括质量方针、目标，质量体系文件、认证证书，质量检验标准、记录，质量事故处理文件等。8.安全环保类：包括安全管理制度、操作规程，安全检查记录、隐患整改报告，环保监测报告、污染防治文件等。9.项目建设类：包括项目可行性研究报告、立项批复，项目设计文件、施工图纸，项目招投标文件、合同，项目竣工验收报告等。10.其他类：不属于以上九大类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：按照档案分类的十大类，分别用一位数字表示，如“1”代表行政管理类，“2”代表财务管理类等。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，行政管理类2023年形成的第5份档案编号为：120230005。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、技术资料等。4.公司获得的荣誉证书、奖励文件、资质证书等。5.其他与公司生产、经营、管理相关的有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案材料，并确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应定期对收集到的档案材料进行整理，剔除重复、无用的材料，保证档案的质量。3.对于重要的档案材料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案的损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类、组卷。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行整理，同一类文件按照发文时间先后顺序排列，每类文件单独装订成册，并编制页码。2.财务管理类档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别分别整理，会计凭证应按月装订成册，账簿应按年度整理成册，报表应按年度分类归档。3.生产管理类档案：按照生产流程、设备类别等进行分类整理，同一类档案按照时间顺序排列，每卷档案应编制目录。4.技术研发类档案：按照项目类别、技术阶段等进行分类整理，同一项目的档案应集中在一起，按照技术文件的重要程度和时间顺序排列。5.市场营销类档案：按照市场调研、营销策划、销售合同等类别进行整理，同一类档案按照时间顺序排列，每卷档案应编制索引。6.物资采购类档案：按照物资类别、采购时间等进行分类整理，同一类物资的采购档案应集中在一起，按照采购合同、发票、验收报告等顺序排列。7.质量管理类档案：按照质量体系文件、质量检验记录、质量事故处理等类别进行整理，同一类档案按照时间顺序排列，每卷档案应编制目录。8.安全环保类档案：按照安全管理制度、安全检查记录、环保监测报告等类别进行整理，同一类档案按照时间顺序排列，每卷档案应编制索引。9.项目建设类档案：按照项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等类别进行整理，同一项目的档案应集中在一起，按照文件的重要程度和时间顺序排列。10.其他类档案：根据档案的具体内容，按照上述类似方法进行整理。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架（密集架）、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅公司档案；外部单位因工作需要查阅公司档案，应按照公司规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案库房查阅档案，如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅：员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、用途等，经部门负责人签字同意后，报综合管理部审批。档案管理人员根据审批意见办理借阅手续，并在档案借阅期限届满时及时收回档案。3.复制：外部单位查阅公司档案如需复制，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、用途等，经公司分管领导签字同意后，档案管理人员按照规定进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用审批1.内部员工查阅、借阅档案，由部门负责人审批。2.外部单位查阅、借阅、复制档案，由公司分管领导审批。（四）利用期限1.内部员工借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外部单位借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期应重新办理审批手续。（五）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、部门、利用档案名称、编号、利用方式、审批意见等，确保档案利用的可追溯性。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析档案的价值、准确判定档案的保管期限等原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、历史背景等方面的异同，确定其保存价值。（四）保管期限划分公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容，并经档案鉴定工作小组组长签字确认。3.将《档案销毁清册》报公司分管领导审批，经批准后，由档案管理人员负责组织实施销毁。4.档案销毁应在指定地点进行，销毁时应有两人以上在场监销，并在销毁记录上签字。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等内容。5.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案的统计与移交（一）统计档案管理人员应定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，上报公司领导和上级主管部门。档案统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等内容，确保统计数据的准确可靠。