机关文书档案工作制度

PAGE机关文书档案工作制度一、总则（一）目的为加强本机关文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关文书档案工作由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映机关工作实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理机关工作中形成的各类文书档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便机关工作人员和其他相关人员查阅利用档案。二、文书档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本机关设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责文书档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定和修订文书档案管理的各项规章制度。2.档案收集与整理：负责收集、整理机关各部门在工作中形成的各类文书档案，确保档案的齐全完整。3.档案分类与编号：按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类，并赋予唯一的编号，便于管理和检索。4.档案保管与保护：负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失和泄密。5.档案检索与利用：建立健全档案检索系统，为机关工作人员和其他相关人员提供档案查阅服务，并做好档案利用登记工作。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。7.档案统计与分析：做好档案的统计工作，及时掌握档案的数量、种类、利用情况等信息，并进行分析研究，为档案管理决策提供依据。8.业务指导与培训：对机关各部门的文书档案工作进行业务指导，组织开展档案业务培训，提高机关工作人员的档案管理意识和技能。三、文书档案的收集（一）收集范围1.上级机关文件：包括上级机关发来的各类公文、通知、指示、批复等。2.本机关文件：本机关制发的各类公文（如决定、通知、报告、请示等）、会议文件、工作计划、工作总结、统计报表等。3.下级机关文件：下级机关报送的各类请示、报告、统计报表等。4.平行机关文件：与本机关有业务往来的平行机关发来的函件、协议等。5.会议文件：本机关召开的各类会议形成的会议通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。6.人事档案：机关工作人员的履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料等。7.财务档案：机关财务工作中形成的各类凭证、账簿、报表、审计报告等。8.其他档案：与本机关工作相关的其他具有保存价值的文件材料，如合同、协议、技术资料、声像资料等。（二）收集要求1.及时收集：机关各部门应在文件材料形成或办理完毕后，及时将其送交档案管理部门，不得积压或拖延。2.齐全完整：收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿等，确保档案内容的真实性和完整性。3.规范整理：送交档案管理部门的文件材料应按照一定的规范进行整理，如去除金属物、折叠整齐、编好页码等。（三）收集程序1.部门移交：机关各部门指定专人负责文件材料的收集和整理，定期将整理好的文件材料移交档案管理部门。2.档案接收：档案管理部门对各部门移交的文件材料进行认真核对，检查文件材料的齐全完整性和整理规范性，无误后办理接收手续。四、文书档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.年度分类法：将档案按年度分开，即同一年度形成的文件材料归为一类。2.机构分类法：根据机关内部机构设置，将档案按机构分开，即同一机构形成的文件材料归为一类。3.问题分类法：按照文件材料所反映的问题，将档案进行分类，如将机关工作中的行政管理、业务工作、人事管理、财务管理等方面的文件材料分别归类。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修补和裱糊，去除金属物，将文件材料左侧对齐，用缝纫机或线绳装订牢固。2.分类：按照分类标准，将文件材料进行分类，同一类别的文件材料放在一起。3.排列：在每一类文件材料中，按照文件的重要程度、时间顺序等进行排列，使文件之间的联系更加紧密。4.编号：为每一份文件材料编制唯一的编号，编号应体现档案的分类、年度、保管期限等信息，便于管理和检索。5.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数等项目，以便于查阅和统计。6.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、年度、保管期限等信息。五、文书档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架：用于存放档案盒，档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.温湿度控制设备：安装空调、除湿机等设备，保持库房内适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.防火设备：配备灭火器、消防栓等消防设备，并定期进行检查和维护，确保消防设备的正常使用。4.防虫设备：放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止档案被虫蛀。5.防盗设备：安装防盗门、防盗窗、监控摄像头等防盗设备，并设置门禁系统，限制无关人员进入档案库房。6.防光设备：采用遮光窗帘、无紫外线灯具等措施，避免档案受到光线直射。7.防尘设备：安装空气过滤器，保持库房内空气清洁，减少灰尘对档案的污染。8.防有害气体设备：安装通风设备，及时排出库房内的有害气体，并定期检测库房内的空气质量。（三）档案保管要求1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.安全防护：加强档案库房的安全管理，严格执行门禁制度，防止无关人员进入库房。同时，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。3.温湿度调控：根据季节变化和库房实际情况，及时调整库房内的温度和湿度，确保档案处于适宜的保管环境。4.档案修复：对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复，确保档案的完整性和可读性。5.电子档案保管：对于电子档案，应采取备份存储、防病毒、防黑客等措施，确保电子档案的安全。同时，定期对电子档案进行检查和维护，保证电子档案的可读取性。六、文书档案的检索与利用（一）检索工具1.纸质目录：编制纸质档案目录，包括全宗目录、分类目录、专题目录等，方便查阅纸质档案。2.电子检索系统：建立电子档案检索系统，将档案目录信息录入计算机，通过计算机检索平台进行档案信息的查询和检索。电子检索系统应具备快速检索、模糊检索、组合检索等功能，提高检索效率。（二）利用手续1.查阅申请：机关工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.查阅审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅登记：查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。档案管理人员应对查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、档案编号等信息。4.复制与摘抄：查阅人员如需复制或摘抄档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复制或摘抄的档案材料应注明出处，并加盖档案管理部门印章。5.归还档案：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整无损。（三）利用范围1.机关内部利用：机关工作人员因工作需要查阅档案，为开展工作提供参考依据。2.外单位查阅：因工作需要，外单位经本机关同意后，可以查阅与本机关工作相关的档案。3.法律法规规定的其他利用情形：按照国家法律法规的规定，允许其他单位或个人查阅利用的档案。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.保管期限划分：根据档案的重要性、时效性等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.鉴定内容：对档案的内容、来源、形式、时间等进行综合分析，判断档案是否具有保存价值。具有重要历史意义、现实查考价值和凭证作用的档案，应予以永久保存；对本机关工作有一定参考价值，但保存期限相对较短的档案，可定为长期或短期保存；已失去保存价值的档案，应予以销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核后，报本机关分管领导审批。3.销毁实施：经批准后，由