加油站档案柜管理制度

PAGE加油站档案柜管理制度一、总则（一）目的为加强加油站档案柜管理，确保档案资料的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所属各加油站档案柜的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：加油站档案柜管理工作应实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案资料的安全与保密，防止档案资料的泄露、丢失和损坏。3.方便利用原则：在确保档案资料安全保密的前提下，应充分考虑档案资料的利用需求，方便员工查阅和使用。二、档案柜管理职责（一）加油站站长职责1.全面负责加油站档案柜管理工作，确保档案柜管理制度的有效执行。2.组织制定和完善加油站档案柜管理的各项规章制度，并监督实施。3.负责档案资料的收集、整理、归档和保管工作，定期对档案资料进行检查和盘点。4.协调解决档案柜管理工作中出现的问题，对重大问题及时向上级领导汇报。（二）档案管理人员职责1.负责档案资料的具体收集、整理、归档和保管工作，严格按照档案管理的有关规定进行操作。2.建立档案资料台账，对档案资料的收进、移出、借阅、归还等情况进行详细记录。3.定期对档案资料进行整理和分类，确保档案资料的存放有序、查找方便。4.协助站长做好档案资料的利用工作，为员工查阅和使用档案资料提供服务。（三）其他员工职责1.严格遵守档案柜管理制度，不得擅自查阅、借阅、复印、销毁档案资料。2.在工作中形成的各类文件资料，应及时移交档案管理人员进行归档。3.发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理人员报告。三、档案柜设置与管理（一）档案柜设置1.根据加油站的实际情况，合理设置档案柜的数量和规格，确保能够满足档案资料的存放需求。2.档案柜应放置在干燥、通风、安全的地方，避免阳光直射和潮湿环境对档案资料的影响。3.档案柜应编号管理，便于识别和查找。（二）档案柜标识1.在档案柜上张贴明显的标识，注明档案柜的编号、存放档案的类别和范围等信息。2.标识应清晰、准确、持久，便于员工识别和使用。（三）档案柜维护1.定期对档案柜进行检查和维护，确保档案柜的正常使用。2.发现档案柜有损坏、变形等情况，应及时进行维修或更换。3.保持档案柜的清洁卫生，定期进行擦拭和消毒。四、档案资料收集与整理（一）档案资料收集范围1.加油站的各类文件、合同、协议、报表、报告、记录等资料。2.加油站的设备采购、维修、保养记录，油品进、销、存记录等。3.加油站的员工档案、培训记录、考勤记录等。4.加油站的安全检查记录、事故处理记录等。5.其他与加油站经营管理相关的资料。（二）档案资料收集要求1.各部门和员工应及时将工作中形成的各类文件资料移交档案管理人员进行归档。2.档案管理人员应定期对各部门和员工移交的文件资料进行收集和整理，确保档案资料的及时归档。3.收集的档案资料应齐全、完整、真实，不得遗漏、伪造或篡改。（三）档案资料整理1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案资料应按照年度、类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。3.对每份档案资料应编制目录，注明档案资料的名称、编号、日期、来源等信息。五、档案资料归档与保管（一）档案资料归档1.档案管理人员应根据档案资料的分类和编号，将整理好的档案资料及时归档到相应档案柜中。2.归档的档案资料应排列有序，便于查找和使用。3.对电子档案资料，应进行备份存储，并建立相应的电子档案管理制度。（二）档案资料保管期限1.档案资料的保管期限应根据国家有关法律法规和公司的实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体档案资料的保管期限见附件《加油站档案资料保管期限表》。（三）档案资料保管要求1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和盘点，确保档案资料的安全与完整。2.对保管期限已满的档案资料，应按照有关规定进行鉴定和销毁。3.档案资料的销毁应填写《档案资料销毁申请表》，经站长批准后，由档案管理人员会同相关人员进行销毁，并做好销毁记录。4.档案资料的借阅、复印等应严格按照规定办理手续，确保档案资料的安全与保密。六、档案资料利用（一）档案资料借阅1.因工作需要借阅档案资料的员工，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.《档案资料借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报站长批准。3.档案管理人员根据批准的《档案资料借阅申请表》，办理档案资料的借阅手续，并将档案资料交给借阅人。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期，应重新办理借阅手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。（二）档案资料复印1.因工作需要复印档案资料的员工，应填写《档案资料复印申请表》，注明复印档案资料名称、编号、用途、复印份数等信息。2.《档案资料复印申请表》经所在部门负责人签字同意后，报站长批准。3.档案管理人员根据批准的《档案资料复印申请表》，办理档案资料的复印手续，并将复印件交给申请人。4.申请人应支付相应的复印费用。（三）档案资料查阅1.员工因工作需要查阅档案资料的，可直接到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应提供必要的协助和服务，确保员工能够顺利查阅档案资料。3.查阅档案资料时，应保持安静，不得在档案资料上涂改、标记或损坏。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的加油站档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便员工查阅和使用档案资料。（二）档案信息化管理系统功能1.档案资料录入功能：能够将档案资料的基本信息、内容等录入系统，实现电子化存储。2.档案资料检索功能：能够根据档案资料的名称、编号、日期、类别等信息进行快速检索，方便员工查阅。3.档案资料借阅管理功能：能够对档案资料的借阅申请、审批、归还等情况进行记录和管理。4.档案资料统计分析功能：能够对档案资料的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理工作提供决策支持。（三）档案信息化管理系统使用与维护1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作方法，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的安全性和稳定性。3.做好档案资料的电子备份工作，防止数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对加油站档案柜管理工作进行监督检查，确保档案柜管理制度的有效执行。2.监督检查的内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求加油站限期整改。（二）考核评价1.建立加油站档案柜管理工作考核评价机制，对档案柜管理工作进行量化考核。2.考核评价的内容包括档案柜管理制度的执行情况、档案资