消防档案管理制度设置

PAGE消防档案管理制度设置一、总则（一）目的为加强公司/组织的消防安全管理，规范消防档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保消防档案真实、完整、有效，为公司/组织消防安全管理决策提供依据，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关消防法律法规及行业标准，确保消防档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：消防档案应如实反映公司/组织消防安全工作的实际情况，内容完整，不得遗漏重要信息。3.科学分类原则：对消防档案进行科学合理的分类，便于查找、使用和管理。4.安全保密原则：确保消防档案的安全，防止档案信息泄露，同时严格遵守保密规定。二、消防档案的分类与内容（一）消防安全基本情况档案1.单位基本概况和消防安全重点部位情况公司/组织简介，包括成立时间、性质、经营范围、地址、联系方式等。各部门分布及功能介绍。消防安全重点部位清单，注明部位名称、位置、面积、用途、责任人等。2.建筑物或者场所施工、使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件、资料消防设计审核意见书、消防验收意见书等相关文件复印件。历次消防安全检查记录及整改情况。3.消防管理组织机构和各级消防安全责任人消防管理组织机构图，明确各部门及人员在消防管理中的职责。各级消防安全责任人名单及职责分工。4.消防安全制度消防安全责任制、消防安全教育、培训制度、防火巡查、检查制度、安全疏散设施管理制度、消防（控制室）值班制度、消防设施、器材维护管理制度、火灾隐患整改制度、用火、用电、用气管理制度、易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度、专职和义务消防队的组织管理制度、灭火和应急疏散预案演练制度、燃气和电气设备的检查和管理制度、消防安全工作考评和奖惩制度等各项消防安全制度文本。5.消防设施、器材情况消防设施、器材清单，包括名称、型号、数量、位置、配置时间等。消防设施、器材维护保养记录，定期检查报告，维修更换记录等。6.专职消防队、义务消防队人员及其消防装备配备情况专职消防队人员名单、岗位职责、训练情况等。义务消防队人员名单、分布情况、培训记录等。消防装备配备清单，如消防车、灭火器、消火栓、消防水带、消防斧等装备的型号、数量、状态等。7.与消防安全有关的重点工种人员情况电工、焊工、消防控制室值班员等重点工种人员名单。重点工种人员资格证书复印件。重点工种人员培训记录及考核情况。8.新增消防产品、防火材料的合格证明材料使用的消防产品、防火材料清单，注明产品名称、型号、规格、生产厂家等。产品合格证明文件、质量检验报告等复印件。（二）消防安全管理情况档案1.消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养的记录每月消防设施检查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位、设施运行情况、存在问题及处理措施等。自动消防设施年度全面检查测试报告，详细记录测试项目、测试结果、存在问题及整改情况。消防设施维修保养合同、维修保养计划、维修保养记录，包括维修保养时间、内容、更换部件等。2.火灾隐患及其整改情况记录火灾隐患排查记录，包括排查时间、排查人员、排查部位、发现的火灾隐患等。火灾隐患整改通知书，明确整改责任人、整改期限、整改措施等。火灾隐患整改记录，记录整改过程、整改结果及复查情况。3.防火检查、巡查记录每日防火巡查记录，记录巡查时间、巡查人员、巡查部位、发现问题及处理情况等。每月防火检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。4.有关燃气、电气设备检测（包括防雷、防静电）等记录资料燃气、电气设备定期检测计划。检测报告，注明检测时间、检测部位、检测项目、检测结果等。5.消防安全培训记录年度消防安全培训计划。每次培训记录，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训人员、培训效果评估等。6.灭火和应急疏散预案的演练记录灭火和应急疏散预案演练计划。演练记录，包括演练时间、演练地点、演练内容、参与人员、演练效果评估等。演练总结报告，分析演练中存在的问题及改进措施。7.火灾情况记录火灾事故报告，详细记录火灾发生时间、地点、原因、损失情况、扑救过程等。火灾事故调查处理结果，包括事故责任认定、处理情况等。8.消防奖惩情况记录对在消防安全工作中表现突出的部门和个人的奖励记录，包括奖励时间、奖励事由、奖励方式等。对违反消防安全规定的部门和个人的处罚记录，包括处罚时间、处罚事由、处罚方式等。三、消防档案的建立与归档（一）档案建立责任部门公司/组织消防安全管理部门负责消防档案的统一建立和管理工作。各部门应指定专人负责收集、整理本部门与消防安全相关的文件、资料，并及时移交消防安全管理部门。（二）档案收集要求1.各部门应按照本制度规定的消防档案分类内容，及时收集、整理各类消防安全文件、资料，确保档案内容真实、准确、完整。2.对于纸质文件，应保持字迹清晰、页面整洁，如有破损或褪色应及时修复或复制。3.对于电子文件，应确保格式规范、内容完整，并进行备份存储，防止数据丢失。（三）档案归档流程1.各部门收集整理完毕的消防档案资料，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交时间等信息，一式两份签字确认后，一份留存本部门，一份移交消防安全管理部门。2.消防安全管理部门收到各部门移交的档案资料后，应进行认真审核，对不符合要求的档案资料，应及时通知移交部门补充或修正。3.审核通过的档案资料，应按照分类标准进行分类编号，建立档案目录索引，便于查找和管理。4.将整理好的消防档案资料装订成册或存入电子档案管理系统，并妥善保管。四、消防档案的保管与借阅（一）保管要求1.消防档案应存放在专门的档案柜或档案库房内，确保档案存放安全、整洁、有序。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，配备必要的消防器材和设备。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应设置防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止电子档案被非法篡改或泄露。4.消防档案保管期限应按照相关法律法规及行业标准执行，一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限根据档案内容确定。（二）借阅规定1.因工作需要借阅消防档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅时间、借阅用途、归还时间等信息，经本部门负责人签字同意后，报消防安全管理部门审批。2.消防安全管理部门对借阅申请进行审核，批准后开具档案借阅凭证，交借阅人到档案保管部门办理借阅手续。3.借阅人应按照档案借阅凭证上注明的时间及时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的消防档案，不得擅自涂改、转借、复印、传播档案内容。如需复印档案资料，应经消防安全管理部门同意，并注明复印用途。5.借阅人归还档案时，档案保管部门应认真核对档案内容和数量，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告消防安全管理部门，并追究借阅人的责任。五、消防档案的更新与维护（一）定期更新1.消防安全基本情况档案应每年更新一次，确保档案内容与公司/组织实际情况相符。如公司/组织的基本概况、消防安全重点部位、消防设施等发生变化，应及时进行更新。2.消防安全管理情况档案应根据实际工作情况及时更新，每月的防火检查、巡查记录，每季度的消防设施检查记录，每年的消防安全培训记录、灭火和应急疏散预案演练记录等应及时归档，确保档案内容的时效性。（二）动态维护1.对于消防设施、器材的维修保养、更换等情况，应及时在消防档案中记录更新，确保消防设施、器材档案信息准确。2.当公司/组织内部的消防安全管理制度、操作规程等发生修订时，应及时将修订后的文件资料归档，并在消防档案中注明修订情况。3.对于火灾隐患的排查、整改情况，应持续跟踪记录，直至隐患消除，并将整改结果及时反馈到消防档案中。六、消防档案管理信息化（一）建立消防档案管理系统公司/组织应建立消防档案管理信息化系统，实现消防档案的电子化管理。消防档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、分析、报表生成等功能，方便消防档案的日常管理和使用。（二）数据录入与维护1.消防安全管理部门应指定专人负责消防档案管理系统的数据录入工作，确保录入数据准确、完整、及时。2.定期对消防档案管理系统中的数据进行维护，清理无效数据，更新过期数据，确保系统数据的有效性和时效性。（三）信息安全保障1.加强消防档案管理系统的信息安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.定期对消防档案管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患，防止数据泄露和系统故障。七、消防档案的销毁（一）销毁条件1.消防档案保管期限届满，且档案内容已无保存价值的，可以进行销毁。2.因火灾事故等原因导致部分消防档案损坏或丢失，经确认无法修复或补充的，可对相关档案进行销毁。（二）销毁程序1.由消防安全管理部门提出消防档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.公司/组织档案管理部门对销毁申请进行审核，审核通过后报公司/组织主管领导审批。3.