环保局档案室管理制度

PAGE环保局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强环保局档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于环保局机关各科室、直属单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由档案室集中统一保管，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映本局各项工作的真实情况。3.安全保密原则：严格做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置环保局设立专门的档案室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施设备。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本局各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.开展档案的分类、编目、检索等基础工作，建立健全档案管理信息系统，提高档案管理信息化水平。4.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的鉴定、销毁等工作。5.积极提供档案利用服务，为本局各项工作和社会利用提供支持。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、保管、统计等工作，确保档案管理工作的有序进行。3.做好档案的安全保密工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.积极开展档案编研工作，为档案利用提供便利条件。5.协助各科室做好文件材料的收集、整理和归档工作，提供业务指导。三、档案的归档范围与分类（一）归档范围1.上级文件：包括党中央、国务院及上级环保部门下发的各类文件、指示、通知等。2.本局文件：本局制发的各类公文、报告、请示、批复、会议纪要等。3.业务档案：环境监测、环境执法、污染防治、生态保护等业务工作中形成的文件材料、监测数据、执法文书、项目资料等。4.人事档案：本局干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称等方面的文件材料。5.财务档案：本局财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料。6.声像档案：本局在各项工作中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案：本局在办公自动化过程中形成的电子文件、数据等。（二）档案分类1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。2.业务档案：根据不同业务类型进行分类，如环境监测档案可按监测项目、监测时间等分类；环境执法档案可按执法案件类别、时间顺序等分类。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定的类别进行分类。4.财务档案：按照会计档案管理办法的类别进行分类。5.声像档案：按照载体形式、内容主题等分类。6.电子档案：按照文件格式、来源、时间等分类。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各科室、直属单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，符合档案整理要求。3.声像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，电子文件应确保格式规范、元数据完整。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的相关标准和规范。（三）整理方法1.文书档案整理：按照分类方案，对文件材料进行装订、编页、排列、编号、编目等工作，编制归档文件目录。2.业务档案整理：根据业务特点，对各类业务文件材料进行分类整理，建立相应的档案卷册，编写卷内目录和备考表。3.人事档案整理：按照干部人事档案管理规定，对人事文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作，建立人事档案卷。4.财务档案整理：按照会计档案管理办法，对财务文件材料进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案整理：对照片、录音、录像等声像资料进行分类编号，制作文字说明，整理成相册、光盘等形式保存。6.电子档案整理：对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录，确保电子文件的可读性和可利用性。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等适宜的保管条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品等。（二）档案上架1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分开存放，并做好标识。（三）库存管理1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时记录并处理。2.做好档案的统计工作，建立档案统计台账，及时掌握档案的收进、移出、保管、利用等情况。（四）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.加强对数字化档案的管理，确保数字化档案的安全、完整和可利用。六、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位因工作需要查阅本局相关档案。3.司法机关、公民因依法需要查阅本局相关档案。（二）利用手续1.本局工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本局相关领导签字同意后，方可查阅。3.司法机关查阅档案，应按照法定程序办理查阅手续。4.公民查阅档案，应持有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经本局相关部门审核同意后，在规定范围内查阅。（三）利用方式1.档案查阅应在档案室进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，按时归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并登记复印、摘录的内容和用途。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定，结合本局实际，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定档案价值原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务科室人员和局领导组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判定档案的保存价值。2.根据档案的保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经本局领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并做好销毁记录，监销人员应在销毁记录上签字。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁地点、监销人员等信息，保存备查。八、档案的移交（一）移交范围1.按照国家规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。2.本局机构变动、撤销等情况下