规范档案记录管理制度

PAGE规范档案记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案记录管理，确保档案记录的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案记录在公司/组织运营、决策、管理等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工所形成的各类档案记录。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映公司/组织各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖公司/组织运营过程中产生的各类文件、资料，确保无重要遗漏。3.系统性原则：对档案记录进行科学分类、编号和整理，形成有序的体系。4.安全性原则：采取有效措施保障档案记录的实体安全和信息安全，防止丢失、损坏、泄露。二、档案记录的分类与编号（一）分类1.行政档案：包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工的入职、离职、调动、薪酬福利、培训考核等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关文件。4.业务档案：根据公司/组织具体业务类型划分，如销售合同、采购订单、生产记录、研发文档等。5.客户档案：客户基本信息、业务往来记录、服务反馈等。6.其他档案：除上述类别外的其他特殊档案，如法律纠纷档案、重大项目档案等。（二）编号1.编号规则采用数字与字母相结合的方式，确保编号的唯一性。编号应体现档案的类别、年份、顺序等信息。例如，行政档案编号格式为：XZ[年份][顺序号]，其中XZ代表行政档案，[年份]为四位数字表示档案形成年份，[顺序号]为三位数字表示该类别档案在当年的顺序。2.编号分配由档案管理部门统一负责编号的分配与管理。新形成的档案在整理归档时，按照编号规则赋予相应编号。三、档案记录的收集与整理（一）收集1.部门职责各部门负责本部门档案记录的收集工作，指定专人负责定期收集、整理本部门产生的各类文件资料。在业务活动结束后，相关人员应及时将形成的档案记录移交至本部门档案收集责任人。2.收集范围包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、照片、音像资料等。涉及公司/组织重要决策、业务流程关键环节、重大项目进展等方面的文件资料必须完整收集。3.收集要求收集的档案记录应保持原始状态，不得随意涂改、裁剪。在收集过程中，对发现的缺失或不完整的档案记录，应及时追溯补充。（二）整理1.分类整理档案收集责任人按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。2.编目装订编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保存。3.数字化处理对于重要的档案记录，应进行数字化扫描，形成电子副本。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号进行存储，并建立相应的索引目录，方便检索。四、档案记录的归档与存储（一）归档1.归档时间各类档案记录应在形成后的规定时间内归档，一般月度档案应在次月上旬归档，季度档案应在季度末归档，年度档案应在次年一季度内归档。对于重大项目、突发事件等特殊档案，应在事件结束后及时归档。2.归档流程档案收集责任人整理好档案后，填写档案归档清单，注明档案编号、名称、数量等信息。将档案及归档清单一并移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行审核，确认无误后办理归档手续，并在档案归档清单上签字确认。（二）存储1.存储方式纸质档案：应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。电子档案：存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。2.存储环境档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%。库房应保持清洁、通风良好，避免阳光直射档案。3.存储期限根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，确定各类档案的存储期限。一般重要档案存储期限为长期（[具体时长]年以上），普通档案存储期限为短期（[具体时长]年）。存储期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案记录的查阅与借阅（一）查阅1.查阅权限公司/组织内部员工因工作需要查阅档案记录的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。部门负责人及以上级别人员可查阅本部门及相关业务范围内的档案；普通员工查阅涉及本人或本部门的档案需经部门负责人批准；跨部门查阅档案需经档案管理部门负责人及相关业务部门负责人批准。2.查阅流程查阅申请表提交至档案管理部门。档案管理部门审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行拍照、复印等操作，确需复制的，应按照规定办理相关手续。（二）借阅1.借阅权限因特殊原因需要借阅档案记录的，除按照查阅权限履行审批手续外，还需明确借阅期限和归还时间。涉及公司/组织机密的档案，原则上不允许借阅，确需借阅的，需经公司/组织高层领导批准。2.借阅流程借阅人填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。经审批通过后，档案管理部门向借阅人发放档案，并办理借阅登记手续，注明借阅档案编号、名称、借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、损坏。借阅期满后，应按时归还档案。如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。六、档案记录的鉴定与销毁（一）鉴定1.鉴定周期定期对档案记录进行鉴定，一般每[具体时长]年进行一次全面鉴定。在档案存储期限届满前，提前进行重点鉴定。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及财务、法务等专业人员组成。3.鉴定内容根据档案的历史价值、现实利用价值、法律责任等因素，对档案进行综合评估，确定其是否仍具有保存价值。（二）销毁1.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清单。档案销毁清单经公司/组织负责人批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。2.销毁方式纸质档案可采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；电子档案应进行彻底删除或格式化处理，并确保存储介质无法恢复数据。七、档案记录的保密与安全管理（一）保密1.保密制度制定档案记录保密制度，明确保密责任和保密措施。对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案记录，严格限制接触范围。2.保密培训对接触档案记录的人员进行保密培训，提高保密意识，使其了解保密规定和要求。3.保密措施在档案存储、查阅、借阅等环节采取保密措施，如对档案库房设置门禁系统、对电子档案进行加密存储等。（二）安全管理1.安全制度建立档案记录安全管理制度，确保档案实体安全和信息安全。明确安全责任，制定安全防范措施和应急预案。2.安全检查定期对档案库房、存储设备等进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。检查内容包括防火、防潮、防虫、防盗、防磁等方面。3.应急处置制定档案记录安全事故应急预案，如发生火灾水灾、数据丢失等紧急情况，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度减少损失，并及时向上级报告。八、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案记录管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档等工作。3.负责档案的分类、编号登记、存储保管、查阅借阅、鉴定销毁等日常管理工作。4.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进建议。5.组织开展档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案记录管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的具体收集、整理、归档、存储、查阅、借阅等操作，确保档案管理工作规范、有序进行。3.对档案