档案制度上墙费用请示

PAGE档案制度上墙费用请示一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于员工查阅和使用档案资料，特制定本档案制度上墙费用请示。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部单位。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面反映公司各项工作活动，确保档案资料的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案分类及编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：包括员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：包括市场调研报告、销售合同、采购订单、项目文档等。5.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、法律文件等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行编号。编号采用“年份+类别+流水号”的方式，例如：2023行政001，表示2023年的行政档案第001号。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.公司员工在工作过程中形成的各类文件、资料，应及时交至本部门档案管理人员。3.外部单位与公司往来的文件、资料，由相关业务部门负责收集，并交至综合管理部统一管理。（二）档案整理1.综合管理部档案管理人员对收集到的档案进行分类整理，按照档案编号顺序进行排列。2.对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐、美观。四、档案保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期，具体划分如下：1.永久保管：涉及公司重大决策、核心业务、知识产权等重要档案。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如公司发展规划、年度财务报表等。3.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性业务文件、会议记录等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全、完整。2.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.对电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。五、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位因业务往来需要查阅公司档案的，应经公司相关领导批准。（二）利用手续1.公司员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，经部门负责人签字后交综合管理部。2.综合管理部档案管理人员对申请表进行审核，符合规定的予以办理查阅或借阅手续，并登记备案。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按规定进行登记。4.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期满后，应及时归还档案。（三）档案归还借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部定期对保管期满的档案进行鉴定，组成档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关业务部门人员参加。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、使用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定是否需要销毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应报公司主管领导批准。2.档案销毁时，应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同监督销毁过程。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案制度上墙费用预算（一）费用项目1.档案制度牌制作费用：[X]元2.档案管理制度手册印刷费用：[X]元3.档案库房标识牌制作费用：[X]元4.档案整理、装订工具费用：[X]元5.档案管理软件购置费用：[X]元6.其他费用（如档案保管设备维护费