投资拓展部档案管理制度

PAGE投资拓展部档案管理制度一、总则（一）目的为加强投资拓展部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在投资决策、项目拓展、风险管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于投资拓展部在投资项目拓展、市场调研、合作洽谈等业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指投资拓展部在工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：投资拓展部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映投资拓展工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案分类与编号（一）档案分类1.项目投资档案项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。项目尽职调查报告：涵盖市场调研、财务审计、法律尽职调查等报告。投资协议及相关文件：投资合同、合作协议、补充协议等。项目评估文件：项目评估报告、风险评估报告等。项目决策文件：投资决策会议纪要、领导批示等。2.市场调研档案行业研究报告：对宏观经济、行业趋势、市场竞争等方面的研究分析报告。竞争对手调研资料：包括竞争对手的基本情况、业务模式、市场份额等信息。目标市场调研资料：市场规模、需求特点、消费者行为等调研数据和分析。3.合作洽谈档案合作意向书：与潜在合作伙伴就合作事宜达成的初步意向文件。合作洽谈记录：双方沟通交流的会议纪要、洽谈备忘录等。合作方案及协议草案：为合作项目制定的详细方案和初步协议文本。4.其他档案部门工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划和工作总结。内部会议纪要：部门内部召开的各类会议记录。重要文件传阅单：记录重要文件传阅情况的表单。培训资料：部门组织或参加培训的相关资料。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。例如，2023年项目投资档案中的第5份文件，编号为“2023TZ005”。具体类别代码如下：1.“TZ”代表项目投资档案；2.“SC”代表市场调研档案；3.“HZ”代表合作洽谈档案；4.“QT”代表其他档案。流水号按照档案形成的先后顺序依次编排。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各岗位工作人员应及时将工作中形成的各类档案资料移交至档案管理人员。2.档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对于电子文件，应确保其存储格式通用、易于读取，并同时保存纸质版本（如有）。（二）整理方法1.档案管理人员收到档案资料后，应按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案资料进行编号，并在文件首页右上角加盖编号章。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件进行修补或复制。4.按照文件的重要程度和时间顺序排列，同一类别的档案应集中存放。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并打印一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案整理完成后，档案管理人员应填写档案归档登记表，详细记录档案的名称、编号、数量、归档日期等信息。2.将档案资料装入档案盒，并在档案盒封面标注档案类别、编号范围、年度等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大投资决策、核心商业机密、具有长期历史价值的档案。2.定期保管：30年保管期限：重要的项目投资档案、市场调研成果等对公司长期发展有重要参考价值的档案。10年保管期限：一般性的项目投资档案、合作洽谈记录等在一定时期内有查考利用价值的档案。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案柜应坚固耐用，排列整齐，便于存取。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.投资拓展部内部人员因工作需要查阅档案的，可直接向档案管理人员提出申请，填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.公司其他部门人员查阅投资拓展部档案的，需经投资拓展部负责人批准，并在档案管理人员陪同下查阅。3.外部单位或个人查阅档案的，须经公司分管领导批准，且查阅范围严格限定在与该单位或个人相关的档案内容，并签署保密协议。（二）借阅流程1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经部门负责人审核签字后，交档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供相应档案，并在借阅登记册上记录借阅人姓名、部门、档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换文件。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理申请手续。（三）查阅与借阅登记档案管理人员应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的情况，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。登记台账应妥善保存，以备查询。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的档案信息予以保密。2.档案查阅和借阅场所应相对独立，无关人员不得进入。3.在档案整理、扫描、数字化处理等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.对接触机密档案的人员，应进行定期的保密教育和培训，提高保密意识。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.对电子档案的存储和传输，应采取加密等安全措施，防止信息被窃取或篡改。4.如发生档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行补救，并及时报告公司领导。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理人员应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由投资拓展部负责人、相关业务骨干和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.鉴定工作应依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，结合档案实际价值进行。（二）销毁流程1.经鉴定小组确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案名称及编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经投资拓展部负责人审核签字后，报公司分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理现场，确保不留痕迹。同时，销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）数字化建设1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案资料进行扫描或录入，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，存储格式符合长期保存要求。3.建立电子档案分类目录，方便检索和查询。（二）系统应用1.利用档案管理软件对档案进行信息化管理，实现档案的在线查阅、借阅、登记等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理软