档案三合一制度作用

PAGE档案三合一制度作用一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案工作实行统一领导，由综合管理部门负责集中管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和移交，接受综合管理部门的业务指导和监督。2.完整准确、系统安全原则确保档案的内容完整、准确反映公司各项活动的真实情况，保持档案之间的有机联系，保证档案的实体安全和信息安全。3.便于利用原则档案管理应便于公司内部各部门及人员查询利用，同时满足公司对外提供档案服务的需求。二、档案三合一制度概述（一）制度定义档案三合一制度是指将档案的分类方案、保管期限表和文件材料归档范围三合一，形成一个有机整体，共同指导公司档案的整理、归档和保管工作。（二）制度作用1.规范档案管理流程通过明确档案的分类、保管期限和归档范围，使档案管理工作有章可循，避免档案管理的随意性和混乱性，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.提高档案管理效率三合一制度为档案整理提供了统一的标准和方法，有助于提高档案整理的速度和质量，减少重复劳动，提高工作效率。同时，便于档案管理人员快速准确地查找和利用档案，提高档案服务的效率。3.保障档案质量明确档案的归档范围和保管期限，有助于保证档案的完整性和准确性，避免重要档案的遗漏和不必要档案的留存，提高档案的质量。4.促进档案资源开发利用规范的档案管理有助于更好地挖掘档案资源，为公司的决策、业务开展、历史研究等提供有力的支持，充分发挥档案的价值。三、档案分类方案（一）分类原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.便于档案的整理、保管和利用。3.适应公司管理体制和业务发展的需要。（二）分类方法公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。1.年度分类将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.机构（问题）分类在年度内，按公司内部的机构或问题进行分类。机构分类适用于组织架构相对稳定、各部门职能明确的情况；问题分类适用于业务相对单一、机构设置不够固定的情况。3.保管期限分类根据档案的价值和保存意义，将档案划分为永久、定期（[X]年、[X]年等）保管。（三）具体分类类目1.行政管理类涵盖公司行政事务管理活动中形成的文件材料，如公司决议、决定、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事任免、行政公文等。2.财务管理类包括公司财务预算、决算、会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。3.业务经营类涉及公司业务开展过程中的各类文件，如市场营销策划、合同协议、项目文档、客户资料、业务统计报表等。4.生产技术类包含公司生产技术研发、工艺流程、质量控制、设备管理等方面的文件，如技术方案、图纸、操作规程、检验报告等。5.党群工作类主要是公司党组织建设、工会工作、共青团工作等方面形成的文件，如党组织文件、党员档案、工会活动记录、共青团工作资料等。四、保管期限表（一）保管期限划分依据根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及行业相关标准，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。（二）具体保管期限规定1.永久保管公司年度财务决算报表。公司重大决策、重要会议记录、重要合同协议等具有长远历史价值和查考利用价值的文件。公司机构演变、人事任免等重要文件。公司荣获的省部级以上荣誉证书、奖杯等实物档案。2.定期保管[X]年保管期限一般性的工作计划、总结、报告等文件材料。一般性的业务合同、协议。年度行政公文、会议纪要等。[X]年保管期限重要业务项目的阶段性文件材料。中期财务报表、审计报告等。公司内部规章制度的修订稿等。（三）保管期限调整随着公司业务发展和档案管理实际情况的变化，定期对保管期限表进行评估和调整，确保保管期限的合理性和适应性。五、文件材料归档范围（一）归档范围确定原则1.反映公司主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。2.对公司工作、生产、经营、科研等具有查考利用价值的文件材料。3.记录公司在各项活动中形成的有保存价值的文件材料。（二）具体归档范围内容1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件。公司内部管理制度的制定、修订、废止文件。公司各类会议的筹备、召开、纪要等文件。文件收发、传阅、处理记录。公司印章使用记录。公司大事记。2.财务管理类财务预算编制、执行、调整文件。各类会计凭证、账簿、报表。财务审计报告、税务审计报告。财务资金管理文件，如资金申请、审批记录等。3.业务经营类市场调研报告、市场分析资料。业务合同的洽谈、签订、履行、变更、终止等全过程文件。客户信息资料，包括客户基本情况、业务往来记录等。业务项目策划书、实施方案、总结报告。业务统计报表、数据分析报告。4.生产技术类产品研发规划、设计方案、技术图纸。生产工艺流程文件、操作规程。生产设备的采购、安装、调试、维护、维修记录。质量控制文件，如质量标准、检验报告、质量事故处理记录。5.党群工作类党组织建设文件，如党组织换届选举文件、党员发展材料等。工会工作计划、总结、活动记录。共青团组织建设文件、青年活动记录。（三）归档范围补充说明1.公司员工个人在工作中形成的具有一定价值的文件材料，如重要工作成果报告、技术创新资料等，应按照相关规定及时归档。2.公司与外部单位合作开展项目过程中形成的文件材料，由项目负责人负责收集整理后归档。六、档案整理与归档（一）整理要求1.遵循档案分类方案，对文件材料进行科学分类。2.对每份文件进行编号、编目，确保文件标识清晰、准确。3.去除文件材料上的金属物，破损的文件应进行修复或复制。4.按照保管期限分别整理，不同保管期限的文件分开存放。（二）归档流程1.各部门兼职档案员负责收集本部门在工作中形成的文件材料，按照档案三合一制度的要求进行初步整理。2.在每年[具体时间]前，各部门兼职档案员将整理好的档案移交至公司综合管理部门档案管理人员。3.档案管理人员对接收的档案进行再次审核、整理，确保档案符合归档要求。4.将整理好的档案按照分类方案和保管期限进行上架存放，并建立档案目录数据库，便于查询利用。七、档案保管与利用（一）档案保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案应按照分类、保管期限顺序排列上架，标识清晰，便于查找。3.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，确保数据安全。（二）档案利用1.公司内部各部门及人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。3.因特殊情况需要外借档案的，须经公司分管领导批准，并办理借阅手续，限期归还。4.档案管理人员应根据利用需求，积极提供档案信息服务，如编制档案检索工具、提供档案复印件等。八、监督与考核（一）监督检查1.公司综合管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系。2.考核内容包括档案管理工作的组织领导、制