广西审批档案移送制度

PAGE广西审批档案移送制度一、总则（一）目的为加强广西审批档案管理，规范审批档案移送工作，确保审批档案的完整、准确、系统和安全，便于审批工作的查询、利用和监督，依据国家有关法律法规和行业标准，结合广西实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西各级行政机关、企事业单位以及其他依法设立的具有审批职能的组织（以下统称“审批部门”）在履行审批职责过程中形成的档案移送管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则审批档案移送工作必须严格遵守国家法律法规和广西相关档案管理规定，确保档案管理活动合法合规。2.真实完整原则审批档案应如实反映审批过程和结果，保证档案内容的真实性、准确性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.及时规范原则审批档案应在规定时间内及时移送，并按照规范的程序和要求进行整理、编目和装订，确保档案质量。4.安全保密原则加强审批档案的安全管理，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露，确保档案实体和信息安全。二、审批档案的范围与分类（一）档案范围1.各类审批事项的申请材料，包括申请书、证明文件、资质证书、营业执照等相关资料。2.审批过程中形成的文件，如受理通知书、补正通知书、审查意见、决定书等。3.与审批事项相关的会议纪要、讨论记录、专家评审意见等。4.其他与审批工作有关的文件材料。（二）档案分类1.按审批事项类别分类根据广西审批事项的类型，如行政许可、行政处罚、行政确认等，分别设立相应的档案类别，便于档案的整理和查询。2.按时间顺序分类在每个审批事项类别下，按照审批时间的先后顺序排列档案，确保档案的连贯性和系统性。3.按保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将审批档案划分为永久、长期和短期保管期限。永久保管的档案主要是涉及重大审批事项、具有重要历史价值或法律依据的文件；长期保管的档案一般是保存期限在10年以上的审批文件；短期保管的档案为保存期限在10年以下的文件。三、审批档案的形成与收集（一）档案形成1.审批部门工作人员在办理审批业务过程中，应按照档案管理要求，及时收集、整理相关文件材料，确保档案的原始性和完整性。2.对于审批过程中产生的电子文件，应按照规定进行格式转换、元数据采集等处理，确保电子文件能够长期保存和有效利用。（二）档案收集1.承办人负责收集其办理审批事项过程中形成的各类文件材料，并在审批事项办结后及时移交本部门档案管理人员。2.档案管理人员应定期对承办人移交的档案进行检查，核对档案材料的完整性和准确性，对不符合要求的档案及时退回承办人补充完善。3.对于涉及多个部门联合审批的事项，由主办部门负责牵头收集各部门形成的相关档案材料，并按照规定进行统一整理和移送。四、审批档案的整理与编目（一）档案整理1.档案管理人员收到承办人移交的档案后，应按照档案分类方案进行分类整理，将同一审批事项的文件材料集中在一起。2.对档案材料进行排序，按照文件形成的先后顺序或重要程度进行排列，确保档案的逻辑性和系统性。3.去除档案材料中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制，保证档案的质量。4.按照规定的装订方式，将档案材料进行装订，确保档案整齐、牢固。（二）档案编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、审批事项名称、申请人、审批时间、保管期限等基本信息，便于档案的检索和查询。2.为每份档案编制页码，页码应标注在档案材料的正面右上角或背面左上角，确保页码清晰、准确。3.建立电子档案目录，将纸质档案目录信息录入电子系统，实现档案目录的电子化管理，提高档案查询效率。五、审批档案的移送（一）移送主体1.各级审批部门负责将本部门形成的审批档案按照规定移交给同级档案管理部门或上级主管部门指定的档案保管机构。2.对于实行垂直管理的审批部门，其审批档案应按照上级主管部门的要求，定期向上级主管部门移送。（二）移送时间1.审批事项办结后，承办人应在[X]个工作日内将档案材料移交本部门档案管理人员，档案管理人员应在收到档案后的[X]个工作日内完成整理和编目工作，并及时移送。2.对于年度终了尚未办结的审批事项，承办人应将当年已形成的档案材料在次年[X]月[X]日前移交档案管理人员，档案管理人员应在次年[X]月[X]日前完成整理和编目工作，并进行移送。（三）移送程序1.档案管理人员填写《审批档案移送清单》，详细记录移送档案的名称、数量、保管期限等信息，并由移送人和接收人签字确认。2.编制档案移送目录，随档案一同移送接收部门。移送目录应包括档案编号、审批事项名称、申请人、审批时间、保管期限等内容，便于接收部门核对和管理。3.采用专人专车或通过机要通信等安全方式将审批档案移送至接收部门，确保档案的安全运输。4.接收部门收到移送档案后，应按照规定进行核对和验收，如发现档案数量不符、材料缺失或损坏等问题，应及时与移送部门沟通解决。六·审批档案的保管与利用（一）档案保管1.接收部门应按照档案保管要求，设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。2.对审批档案进行分类存放，建立档案存放索引，便于档案的查找和调阅。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。4.根据档案的保管期限，对到期档案进行鉴定和处置，按照规定进行销毁或延长保管期限。（二）档案利用1.建立审批档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。2.因工作需要查阅审批档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案保管部门办理查阅手续。3.档案保管部门应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整。4.如需复印、摘抄档案材料，应经档案保管部门负责人批准，并按照规定进行登记。复印、摘抄的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案保管部门印章。5.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的审批档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，防止档案信息泄露。七、审批档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立广西审批档案管理信息系统，实现审批档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现审批档案的在线查阅、利用和共享，为审批工作提供便捷的信息支持。3.利用信息化技术，对审批档案进行数据分析和挖掘，为审批决策提供参考依据。（二）系统功能模块1.档案录入模块用于将审批档案的纸质信息录入电子系统，包括档案编号、审批事项名称、申请人、审批时间、保管期限、档案内容等。2.档案查询模块提供多种查询方式，如按审批事项名称、申请人、审批时间等条件进行查询，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅模块实现档案借阅申请、审批、登记等功能，记录档案借阅的时间、借阅人、归还时间等信息，确保档案借阅的规范管理。4.档案统计分析模块对审批档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全保密模块设置用户权限管理、数据加密、访问控制等功能，确保审批档案信息的安全保密。（三）数据管理与维护1.定期对审批档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.对系统数据进行定期检查和维护，及时清理无效数据，确保数据的准确性和完整性。3.根据审批业务的变化和档案管理的需要，及时对系统功能进行升级和优化，提高系统的适应性和实用性。八、监督与责任（一）监督检查1.各级档案管理部门应加强对审批档案移送工作的监督检查，定期对审批部门的档案管理情况进行抽查，确保档案移送制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案的形成、收集、整理、编目、移送、保管、利用等环节，重点检查档案的完整性、准确性、规范性和安全性。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求审批部门限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（二）责任追究1.审批部门及其工作人员违反本制度规定，有下列行为之一的，由上级主管部门或档案管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：未按照规定收集、整理、编目审批档案的；擅自篡改、伪造或销毁审批档案的；未按照规定时间