局行政档案管理制度培训

PAGE局行政档案管理制度培训一、总则（一）目的为加强本局行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在行政管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在行政管理活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局行政档案由局办公室统一负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，各部门应积极配合办公室做好档案管理工作，不得分散保存。2.真实性原则档案应如实反映本局行政管理活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。3.完整性原则应保证档案的齐全完整，涵盖行政管理活动的各个方面，避免重要文件资料的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立局行政档案管理领导小组，由局领导担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调本局档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，指导档案管理工作的开展。（二）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局行政档案管理制度并组织实施。2.负责对局各部门形成的档案进行集中统一收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案柜、防火防盗防虫防潮等设施，保证档案的安全保管。4.定期对档案进行鉴定，按照规定的程序和标准，确定档案的存毁，并做好档案销毁登记工作。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。6.负责向本局各部门提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理工作，确保档案的安全使用。7.组织开展档案管理培训工作，提高本局工作人员的档案意识和档案管理业务水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时报送档案工作情况，接受业务指导和监督检查。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和临时保管工作，并定期向局办公室移交档案。2.负责将本部门在行政管理活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等材料，按照档案管理要求进行分类整理，确保材料的齐全完整，并及时移交办公室。3.在工作中积极配合局办公室开展档案管理工作，如提供档案整理所需的资料、协助档案查阅等。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，不得将档案据为己有或拒绝归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各种规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、会议纪要等文件材料。3.本局召开的各类会议形成的会议文件、会议记录、会议纪要等。4.本局在行政管理活动中形成的各种业务文件、统计报表、合同协议、项目资料、调研材料等。5.本局工作人员在工作中形成的重要书信、电报、电话记录、接待记录等。6.本局获得的各类荣誉证书、奖状、奖牌等。7.本局开展活动形成的照片、录音、录像、光盘等声像资料。8.其他与本局行政管理活动相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。对于重要文件材料，应在形成后及时移交办公室。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、损毁。对于破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备，对于字迹不清、内容不完整的文件材料，应及时与形成部门或相关人员核对补充。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。本局行政档案主要分为以下几类：党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。行政管理类：包括机关日常工作、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件材料。业务工作类：包括本局各项业务工作开展过程中形成的文件材料，按照业务类别进一步细分。声像档案类：包括照片、录音、录像等声像资料。实物档案类：包括荣誉证书、奖状、奖牌等实物。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号采用阿拉伯数字，按照一定的顺序编排，便于档案的查找和管理。例如，行政管理类档案编号为“XZGL0010001”，其中“XZGL”表示行政管理类，“001”表示该类档案中的第一个二级类目，“0001”表示该二级类目下的第一份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，对于纸张较大的文件材料，应进行折叠处理，使其大小与档案卷皮一致。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案本局制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要文件、会议纪要等。本局获得的省部级以上荣誉证书、奖状等。本局涉及重大决策、重要事件、关键业务等方面的文件材料。2.长期保管的档案本局在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如年度工作计划、工作总结、统计报表等，保管期限一般为10年至50年。本局开展一般性业务工作形成的文件材料，保管期限一般为10年。3.短期保管的档案本局在较短时间内需要查考利用的文件材料，如临时性的通知、便函等，保管期限一般为1年至5年。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、编号顺序排列，便于查找和管理。档案柜应定期进行检查和维护，确保其安全可靠。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、防虫防霉等。4.档案库房应配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。5.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，做到账物相符。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定小组负责对本局保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.对保管期满但仍具有查考利用价值的档案，可以延长保管期限。2.对保管期满且已失去查考利用价值的档案，按照以下标准进行鉴定：属于永久保管的档案，经鉴定小组审核后，报局分管领导批准后销毁。属于长期保管的档案，经鉴定小组审核后，报局办公室负责人批准后销毁。属于短期保管的档案，经鉴定小组审核后，由档案管理人员直接销毁。（三）销毁程序1.档案管理人员对拟销毁的档案进行登记造册，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，签署审核意见。3.按照批准权限，报相关领导批准销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应一式两份，一份留存档案部门，一份归档保存。5.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.局办公室档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取材料。如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经局分管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。（二）借阅规定1.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅时间、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报局办公室负责人批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取材料。4.借阅人员应按时归还借阅的档案，如发现档案丢失、损坏或逾期未还等情况，应及时向局办公室报告，并承担相应的责任。5.外单位人员因工作需要查阅或借阅本局档案的，应持有单位介绍信，经局办公室负责人批准后，按照本局查阅或借阅规定办理手续。查阅或借阅涉及机密的档案，应经局分管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅或借阅。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，上报局办公室负责人。2.档案统计报表应准确、及时、完整，反映档案管理工作中的各项数据和情况，为档案管理决策提供依据。3.档案统计工作应建立健全统计台账，详细记录档案统计的各项数据和信息，做到账表相符。（二）移交工作