拨付备用金制度规范要求

PAGE拨付备用金制度规范要求一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，规范备用金的使用流程，提高资金使用效率，确保公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及分支机构在经营活动中涉及备用金的申请、使用、管理等相关事宜。（三）基本原则1.专款专用原则：备用金必须按照规定的用途使用，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据各部门的业务需求，合理核定备用金限额，严格控制备用金规模。3.及时报账原则：使用备用金后，应及时办理报账手续，结清备用金。4.监督检查原则：公司财务部门定期对备用金的使用情况进行监督检查，确保备用金使用合规、安全。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因业务需要，经常发生小额零星支出，且在规定的结算起点以下的。2.因临时性、紧急性业务，需要预先支付款项的。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等内容。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审批，并签署意见。3.经部门负责人审批同意后，申请表交至财务部门。财务部门对申请内容进行审核，重点审核备用金用途是否合理、金额是否适当、预计使用期限是否符合规定等。审核通过后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导根据财务部门的审核意见进行最终审批。审批通过后，财务部门按照审批金额拨付备用金至申请人指定的账户。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报财务部门负责人审批。3.备用金申请金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。三、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差期间的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：公司因业务需要招待客户的费用。3.零星办公用品采购费：日常办公所需的小额办公用品费用。4.小额设备维修保养费：公司设备的小额维修保养费用。5.其他经公司批准的小额零星支出。（二）使用规定1.备用金必须由申请人本人使用，不得转借他人。2.使用备用金时，应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明用途、金额、日期等信息。3.对于超过规定结算起点的支出，应通过银行转账等方式支付，不得使用备用金支付。4.备用金使用期限一般不得超过[X]天，如因特殊情况需要延长使用期限的，应提前向财务部门申请并说明原因。四、备用金的报账（一）报账期限1.备用金使用完毕后，申请人应在[X]个工作日内到财务部门办理报账手续。2.对于跨月的备用金支出，应在次月的[X]日前办理报账手续。（二）报账流程1.申请人整理好备用金使用期间的原始凭证，按照公司财务报销制度的要求进行粘贴、填写报销单。2.将报销单及原始凭证提交至所在部门负责人进行初审，部门负责人应审核报销内容是否真实、合理、合规，签字确认后交至财务部门。3.财务部门对报销单及原始凭证进行复审，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否准确，是否符合公司财务报销制度的规定等。复审通过后，报财务部门负责人审批。4.财务部门负责人根据复审意见进行审批。审批通过后，财务部门按照审批金额冲减申请人的备用金，并将报销款项支付给申请人。（三）报账要求1.原始凭证必须真实、合法、有效，不得涂改、伪造。2.报销单填写应清晰、准确、完整，各项内容应与原始凭证相符。3.对于不符合规定的原始凭证，财务部门有权拒绝报销。五、备用金的管理与监督（一）账户管理1.财务部门应设立专门的备用金账户，对备用金进行单独核算。2.备用金账户应定期与银行进行对账，确保账目清晰、准确。（二）定期盘点1.财务部门定期对备用金进行盘点，盘点时间为每月末。2.盘点方式采用实地盘点与账目核对相结合的方式，确保备用金账实相符。3.如发现备用金短缺或溢余，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（三）监督检查1.公司审计部门定期对备用金的使用情况进行审计监督，检查备用金是否按照规定用途使用，审批手续是否齐全，报账是否及时等。2.对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.公司各部门应积极配合财务部门、审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。六、违规处理（一）违规行为1.未经批准擅自挪用备用金的。2.虚报备用金用途，骗取备用金的。3.未按规定及时报账，长期占用备用金的。4.其他违反备用金管理制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、责令改正等处理措施。3.对于情节较重的违规行为，给予罚款、扣减绩效奖金、解除劳动合同等处理措施。4.对于涉嫌违法犯罪的行为，将依法移送司法机关处理。七、附则（一）制度解释本制度由公司财