市总工会档案管理制度

PAGE市总工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强市总工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在市总工会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市总工会机关及所属各部门、各直属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则市总工会档案工作实行集中统一管理，由市总工会办公室负责档案管理工作的统筹协调和指导监督，各部门、各直属单位应指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实性原则档案应如实反映市总工会各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集市总工会在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为市总工会各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）市总工会办公室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善市总工会档案管理制度，并组织实施。2.负责对市总工会机关及所属各部门、各直属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。3.集中统一管理市总工会机关的各类档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化进程，提高档案管理水平和服务效率。5.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。（二）各部门、各直属单位1.负责本部门、本单位档案工作的组织领导，指定专人负责档案管理工作，并将档案管理工作纳入本部门、本单位的工作计划和考核内容。2.按照市总工会档案管理制度的要求，负责收集、整理、保管本部门、本单位在工作活动中形成的各类档案，并定期向市总工会办公室移交。3.积极配合市总工会办公室开展档案管理工作，提供必要的支持和协助，确保档案管理工作的顺利进行。（三）档案工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守市总工会档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案的编研工作，编写档案检索工具和参考资料，为档案利用提供便利条件。5.热情接待档案查阅利用者，按照规定及时提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。6.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与市总工会工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.市总工会召开的各种会议形成的文件、报告、决议、记录、纪要等。3.市总工会制发的各类文件、函件、通知、通报、简报、工作计划、总结、统计报表等。4.市总工会开展各项业务活动形成的数据资料、调查研究报告、经验材料、典型案例等。5.市总工会的机构设置、人员编制、干部任免、奖惩情况等文件材料。6.市总工会与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料。7.市总工会的财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。8.市总工会组织的各类活动的照片、音像资料、荣誉证书、奖牌等实物档案。9.市总工会工作人员在工作中形成的个人业务档案，包括工作业绩、培训记录、考核情况等。10.其他与市总工会工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各直属单位应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类档案，并定期向市总工会办公室移交。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案材料不遗漏、不丢失、不损坏。3.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，保证档案材料的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类、排列和编号。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）整理方法1.分类市总工会档案分为文书档案、会计档案、业务档案、声像档案、实物档案等几大类。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类；业务档案按照不同业务类型进行分类；声像档案按照载体形式（照片、录音、录像等）进行分类；实物档案按照实物类别进行分类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。文书档案的编号格式为：年度+保管期限+流水号；会计档案的编号格式为：年度+类别+册号；业务档案的编号格式根据业务特点自行确定，但应保证编号的科学性和规范性；声像档案的编号格式为：年度+载体形式+顺序号；实物档案的编号格式为：年度+实物类别+顺序号。3.编目编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便档案的查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.市总工会应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗及防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。（二）档案装具1.档案装具应符合国家有关标准和规范，选用质量可靠、坚固耐用的档案密集架、档案盒等装具。2.档案盒应采用统一规格，材质应符合档案保管要求，能够有效保护档案材料。档案盒应标明全宗号、目录号、案卷号、题名、年度及保管期限等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架或档案盒中，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的鉴定和销毁。3.声像档案、实物档案等特殊载体档案应单独存放，并采取相应的保管措施，确保档案的安全和完整。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映市总工会主要职能活动和历史面貌的，对市总工会工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括：市总工会制定的重要法规、规章、政策文件；市总工会召开的重要会议文件；市总工会的重大活动记录；市总工会的机构演变、人事任免等重要文件；市总工会与有关单位签订的重要合同、协议等。2.长期保管凡是反映市总工会一般工作活动，在较长时间内对市总工会工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括：市总工会的一般性业务文件；市总工会组织的一般性活动文件；市总工会的年度工作计划、总结等。3.短期保管凡是反映市总工会短期工作活动，在较短时间内对市总工会工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限为15年以下。主要包括：市总工会的临时性文件；市总工会组织的临时性活动文件；市总工会的一般性报表、简报等。（五）档案保管期限的划分与鉴定1.市总工会办公室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、业务人员和有关领导参加。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，按照档案保管期限的划分标准，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定确无保存价值的，应按照规定的程序进行销毁；对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。（六）档案的定期检查1.市总工会办公室应定期对档案保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境、装具设备等情况，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现的问题和处理情况应详细记载，并存档备查。五、档案的利用（一）利用范围1.市总工会机关及所属各部门、各直属单位工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关单位因工作需要查阅市总工会档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅市总工会档案。4.其他经市总工会批准同意查阅档案的单位或个人。（二）利用方式1.查阅查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。档案管理人员应根据查阅登记表，及时提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。查阅档案应在档案库房或指定的查阅场所进行，不得将档案带出查阅场所。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人或直属单位负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用审批1.市总工会机关及所属各部门、各直属单位工作人员查阅档案，由所在部门负责人审批。查阅重要档案或涉及机密档案的，需经市总工会办公室负责人审批。2.上级机关、有关单位查阅市总工会档案，应出具单位介绍信，并经市总工会办公室负责人审批。3.司法机关、纪检监察机关等查阅市总工会档案，应按照有关法律法规和程序办理审批手续，并经市总工会办公室负责人审核后，报市总工会领导批准。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人姓名、所在部门、查阅或借阅内容及审批情况等信息。利用登记应做到及时、准确、完整，并存档备查。（五）利用反馈档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的需求和效果，及时向市总工会办公室负责人汇报。同时，应积极征求档案利用者的意见和建议，不断改进档案管理工作，提高档案利用服务水平。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立市总工会档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和自动化，提高档案管理效率和服务质量。2.实现档案信息的快速检索、查询和利用，为市总工会各项工作提供及时、准确的档案信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠，防止档案信息泄露。（二）信息化建设内容1.档案数字化对市总工会现有的纸质档案进行数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据挂接等工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设建立市总工会档案管理信息系统，包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计、编研、利用等功能模块，实现档案管理工作的全过程信息化管理。3.档案信息资源整合整合市总工会机关及所属各部门、各直属单位的档案信息资源，实现档案信息的集中统一管理和共享利用。4.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，包括网络安全防护、数据备份与恢复、用户权限管理、安全审计等措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规范进行档案管理工作。2.录入档案信息应准确、完整、及时，确保档案信息与纸质档案一致。3.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。4.加强档案信息安全管理，设置不同的用户权限，防止未经授权的人员访问档案信息。对档案信息进行加密存储和传输，定期进行数据备份，防止数据丢失。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织市总工会办公室负责组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务人员和有关领导组成。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.对已到保管期限的档案，应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，按照档案保管期限的划分标准，进行全面审查，确定档案的保存价值。2.对反映市总工会主要职能活动和历史面貌的，对市总工会工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管；对反映市总工会一般工作活动，在较长时间内对市总工会工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管；对反映市总工会短期工作活动，在较短时间内对市总工会工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管；对已无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案