物业档案管理制度模板

PAGE物业档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强本公司物业档案的科学管理，提高档案利用效率，有效保护和利用档案资源，为物业管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司物业管理区域内形成的各类档案资料的管理，包括但不限于物业接管验收档案、业主及住户档案、物业维修档案、物业收费档案、设备设施档案、环境卫生档案、安全管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则物业档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则档案内容应真实反映物业管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.分类科学原则按照档案的形成领域、时间、来源等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保档案信息不泄露，维护业主及公司的合法权益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理物业各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门业务范围内档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案管理工作，确保档案质量。3.配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.积极开展档案利用工作，为公司各部门及业主提供档案查阅、借阅等服务。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业接管验收阶段形成的各类文件资料，如物业竣工验收报告、接管验收记录、房屋及附属设施设备清单等。2.业主及住户档案，包括业主基本信息、入住资料、房屋产权证明、装修申请及验收资料等。3.物业维修档案，涵盖维修计划、维修工单、维修记录、维修费用结算等。4.物业收费档案，包含收费标准、收费记录、欠费催缴记录等。5.设备设施档案，如设备设施采购合同、安装调试记录、运行维护手册、维修保养记录、设备设施台账等。6.环境卫生档案，包括环境卫生检查记录、清洁消毒记录、垃圾清运记录等。7.安全管理档案，有安全管理制度、安全检查记录、巡逻记录、事故处理报告等。8.其他与物业管理相关的文件资料，如会议纪要、通知、报告、合同协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的类别进行分类，如物业接管验收档案、业主及住户档案、物业维修档案等。每个大类下再根据具体内容进行细分，形成二级、三级类目。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，可采用年份+类别+流水号的方式进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料，应定期移交档案管理部门。移交时需填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时通知移交部门进行补充或修正。3.审核无误的档案，按照分类编号规则进行归档，并上架存放。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管涉及物业权属、重大决策、重要合同协议、历史沿革等具有长远利用价值的档案。2.长期保管保存期限在10年以上（含10年）的档案，如物业维修档案、设备设施档案等。3.短期保管保存期限在10年以下的档案，如一般性的通知、报告等。（三）保管要求1.档案库房应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%6０%之间。2.档案装具采用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。3.档案存储按照档案类别和保管期限进行分区存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，标明档案的存放位置。4.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况。如发现问题，及时采取措施进行处理。5.电子档案保管对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并异地存放。同时，定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和可用性。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.业主及住户因办理相关业务需要查阅本人档案。3.司法机关、行政机关等因工作需要依法查阅档案。（二）利用流程1.查阅申请公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。业主及住户查阅本人档案，需携带有效身份证件，填写查阅申请表，经物业管理处负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。司法机关、行政机关等查阅档案，需出具相关证明文件，填写查阅申请表，经公司分管领导签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅登记档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，对查阅人员的姓名、单位（或住址）、查阅日期、查阅内容等进行登记。3.查阅服务档案管理人员根据查阅申请，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.归还档案查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、业主隐私等敏感信息的档案，未经公司批准或业主同意，不得对外提供查阅。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。3.如需将档案带出档案库房，应严格履行借阅手续，并在规定时间内归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和行业标准，结合公司实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立物业档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将新形成的档案资料录入档案管理信息系统，确保档案信息的实时更新。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，包括数据备份、数据清理、数据修复等，保证数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.建立档案管理信息系统安全管理制度，设置