干部人事档案制度化管理

PAGE干部人事档案制度化管理一、总则（一）目的为加强公司干部人事档案管理，确保档案信息真实、准确、完整，充分发挥干部人事档案在公司人力资源管理中的重要作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部人事档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案内容必须真实可靠，如实反映干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：全面收集干部在各个时期形成的各类材料，保证档案材料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部人事档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序、方法和标准进行档案管理，保证档案管理工作的规范化、科学化。二、档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善干部人事档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司干部人事档案，建立档案信息库，对档案进行分类、编号、装订、保管等工作。3.负责干部人事档案材料的收集、鉴别、整理、归档和补充等工作。4.办理干部人事档案的查阅、借阅、转递等手续。5.定期对干部人事档案进行检查、核对，确保档案质量。6.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案秘密。2.认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管等日常工作，确保档案安全。3.负责档案材料的鉴别、审核，对不符合要求的材料及时退回有关部门或人员补充、修正。4.按照规定的程序办理档案查阅、借阅、转递等手续，及时登记和反馈相关信息。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高业务水平。（三）干部所在部门职责1.负责及时收集、整理本部门干部的各类档案材料，并按照规定的时间和要求送交人力资源部门。2.协助人力资源部门做好干部人事档案的审核、补充等工作，确保档案材料真实、准确、完整。3.配合人力资源部门做好档案查阅、借阅等相关工作，提供必要的协助和信息。三、档案内容与分类（一）档案内容干部人事档案主要内容包括：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料；政审材料；党团材料；奖励材料；处分材料；工资、任免、出国（境）等材料；其他可供组织参考的材料。（二）档案分类1.履历类：主要记载干部个人基本情况、工作经历等信息。2.自传类：干部本人撰写的关于个人经历、思想演变等方面的材料。3.考核类：包括定期考核、专项考核等形成的材料。4.学历类：反映干部学历、学位、培训等情况的材料。5.政审类：政治历史审查、出国（境）审查等形成的材料。6.党团类：入党、入团志愿书，党团组织关系等材料。7.奖励类：获得各类奖励的表彰决定、证书等材料。8.处分类：受到党纪政纪处分的决定、调查报告等材料。9.工资任免类：工资变动、职务任免等相关材料。10.其他类：不属于上述类别的其他有参考价值的材料。四、档案材料收集与归档（一）收集范围1.干部在工作、学习、生活中形成的反映其德、能、勤、绩、廉等方面的各类材料。2.组织人事部门在干部选拔任用、考核、培训、奖惩等工作中形成的材料。3.干部本人提交的自传、思想汇报、工作总结等材料。4.其他与干部人事相关的材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门干部的档案材料，确保材料及时、准确、完整。2.收集的档案材料应真实可靠，手续完备，具有保存价值。3.对不符合要求的档案材料，应及时退回原形成部门或个人进行补充、修正。（三）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案材料进行初步审核，检查材料是否齐全、完整、真实，手续是否完备。2.对审核合格的材料进行分类、整理，按照档案管理的要求进行编号、装订。3.将整理好的档案材料归入干部个人档案，并在档案目录中注明材料名称、日期、页码等信息。4.建立档案材料收集归档台账，详细记录档案材料的收集时间、来源、内容等情况，便于查询和统计。五、档案整理与保管（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对干部人事档案进行科学分类，做到类别清晰、层次分明。2.对档案材料进行逐页编号，编号应准确、规范，不得重号、漏号。3.档案材料应使用A4规格纸张进行复制或粘贴，字迹应清晰、工整，不得使用圆珠笔、铅笔等书写。4.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）保管方式1.公司设立专门的干部人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行管理，建立干部人事档案信息库，将档案内容录入电子系统，实现档案信息的数字化管理，便于查询和利用。（三）保管期限干部人事档案的保管期限分为永久、长期和短期。对干部的重要材料应永久保存，一般材料保存期限为长期（10年以上）或短期（10年以下）。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（四）档案清查1.定期对干部人事档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案数量、档案内容、档案保管情况等。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、信息错误等问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并做好记录。3.清查结束后应形成清查报告，对档案管理工作中存在的问题提出改进措施和建议。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.公司内部因干部选拔任用、考核、培训、审查等工作需要查阅干部人事档案的。2.纪检监察、司法机关等因工作需要依法查阅干部人事档案的。3.干部本人因特殊原因需要查阅本人档案的。（二）查阅程序1.查阅干部人事档案应填写《干部人事档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交人力资源部门审核，审核通过后由档案管理人员办理查阅手续。3.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。4.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《干部人事档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.因工作需要，经公司领导批准，外单位可以借阅公司干部人事档案，但必须严格遵守借阅规定。2.干部本人因特殊情况需要借阅本人档案的，经人力资源部门批准后可以借阅。借阅程序1.借阅干部人事档案应填写《干部人事档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和公司领导签字同意。2.将申请表提交人力资源部门审核，审核通过后由档案管理人员办理借阅手续。3.借阅人员应出具正式介绍信，档案管理人员按照规定收取一定的押金，并与借阅人员签订《干部人事档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完整、有无损坏等情况，如发现问题应及时查明原因并追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递范围1.干部因工作调动、职务变动等原因需要转递档案的。2.干部退休、离职、辞职等需要转递档案的。3.干部档案材料需要补充、更正等需要转递档案的。（二）转递程序1.干部所在部门应及时通知人力资源部门干部档案转递事宜，并提供相关证明材料。2.人力资源部门审核后，开具《干部人事档案转递通知单》，并将档案材料整理密封，在封口处加盖骑缝章。3.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《干部人事档案转递回执》上签字盖章后及时返回。4.档案管理人员应建立档案转递台账，详细记录档案转递的时间、去向、接收单位等信息，确保档案转递的准确性和安全性。八、纪律与监督（一）纪律要求1.档案管理人员和查阅、借阅人员必须严格遵守档案管理工作纪律，保守档案秘密，不得泄露档案内容。2.严禁涂改、伪造、销毁干部人事档案材料，严禁擅自抽取、撤换档案材料。3.对违反档案管理规定的行为，将视情节轻重给予批评教育、纪律处分或依法追究法律责任。（二