供热公司档案管理制度

PAGE供热公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强供热公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于供热公司各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合档案室归口负责，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。6.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限且无保存价值的档案进行清理和销毁，并做好记录。7.积极开展档案信息开发利用工作，为公司领导决策、生产经营、技术创新等提供档案信息支持。8.负责组织公司内部档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案：包括供热工程规划、设计、施工、运行、维护等方面形成的图纸、技术文件、科研成果、设备资料等。3.会计档案：涵盖公司财务预算、会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等各类财务文件。4.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、教育培训等方面的档案材料。5.声像档案：记录公司重要活动、工程建设、设备运行等情况的照片、录音、录像等资料。6.实物档案：公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据档案类别和项目进行编号，如供热工程设计档案编号为：GYSJ[项目名称][卷号]，其中GYSJ表示供热设计档案，[项目名称]为具体项目名称，[卷号]为该项目下的档案卷号。3.会计档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号，如2023会计凭证001，表示2023年的第1册会计凭证。4.人事档案编号：采用员工个人身份证号作为档案编号，确保一人一号，便于管理和查询。5.声像档案编号：按照形成时间和内容进行编号，如SX20230501001，表示2023年5月1日形成的第1份声像档案。6.实物档案编号：根据实物类别和获得时间进行编号，如SW2023001，表示2023年获得的第1件实物档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、项目文件等。3.公司员工在工作中形成的重要业务文件、技术报告、科研成果等。4.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。5.反映公司发展历程、重大活动、工程建设等方面的照片、录音、录像等声像资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，按照档案管理要求分类存放，并定期移交综合档案室。3.对于重要会议、重大项目等活动形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的准确性和系统性。4.声像档案的收集应注重内容的完整性和真实性，拍摄的照片应主题明确、图像清晰，录音、录像资料应声音清晰、画面完整。（三）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法进行排列和编号，编制卷内文件目录，填写备考表，装订成册，装盒上架。2.科技档案整理：根据项目的不同阶段和专业特点，按照档案的形成规律和内在联系进行分类整理，编制项目档案目录，绘制项目档案索引图，确保科技档案的系统性和完整性。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行分类整理，会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度整理归档，财务报表应按年度装订成册，并编制会计档案目录。4.人事档案整理：按照档案材料的类别和内容进行分类整理，如履历材料、考核材料、任免材料、奖惩材料等，每类材料应按照时间顺序排列，编制人事档案目录，填写档案转递通知单等相关表格。5.声像档案整理：根据声像资料的内容和形成时间进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，制作声像档案目录，将声像资料存储在磁性载体或光盘等存储介质上，并进行备份。6.实物档案整理：对实物档案进行分类登记，注明实物名称、获得时间、颁发单位、存放地点等信息，建立实物档案台账。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案：一般应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案：项目完成后三个月内完成归档。3.会计档案：在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合档案室保管。4.人事档案：员工离职后，其人事档案应在一个月内移交综合档案室保管。5.声像档案：在活动结束后一个月内完成整理归档。6.实物档案：在获得实物后及时进行登记归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求对本部门档案进行整理，编制档案移交清单，一式两份。2.将整理好的档案及档案移交清单一并移交综合档案室，综合档案室档案管理人员对移交的档案进行核对验收，无误后双方在档案移交清单上签字确认，各执一份。（三）保管期限1.文书档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.科技档案保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.会计档案保管期限按照国家有关规定执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表保管期限为10年。4.人事档案保管期限为员工离职后50年。5.声像档案保管期限根据其内容的重要性和保存价值确定，一般为10年至永久。6.实物档案保管期限根据实物的性质和保存价值确定，一般为长期保存。（四）保管要求1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员应严格履行岗位职责，不得擅自泄露档案内容。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则：档案利用应围绕公司生产经营、管理决策、技术创新等工作需要，为公司各项工作提供有力支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案检索效率，为利用者提供便捷、高效的服务。（二）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅与公司相关的档案，但须经公司领导批准，并办理相关手续。（三）借阅程序1.公司内部员工借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅时间、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.综合档案室档案管理人员对《档案借阅申请表》进行审核，无误后根据借阅需求提供档案，并在《档案借阅登记簿》上登记，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.公司外部单位借阅档案，需提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、查阅时间、用途等信息，经公司领导批准后，到综合档案室办理查阅手续。查阅档案一般不得借出，如有特殊情况需要借出，须经公司领导批准，并按照公司档案借阅规定办理相关手续。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、拆散档案。2.如需复印、拍照档案，应经综合档案室档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。3.利用者查阅、借阅档案后，应及时归还档案，不得擅自转借他人。4.综合档案室档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪检查，发现问题及时处理，并做好记录。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定。2.公司档案管理制度中关于档案保管期限的规定。3.档案的现实利用价值和历史价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案内容的重要性、时效性和保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、用途等因素，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表