老年大学档案管理制度

PAGE老年大学档案管理制度一、总则（一）目的为加强老年大学档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于老年大学各部门、班级及全体教职工、学员在教学、管理、活动等各项工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：老年大学档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存学校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及学校机密、个人隐私等档案信息严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便学校各部门及教职工、学员查阅利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立老年大学档案管理室，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施学校档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础工作，确保档案的规范化管理。3.对学校各部门形成的档案进行定期检查和指导，督促各部门及时归档。4.负责档案的保管和安全保护工作，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全与完整。5.开展档案的鉴定工作，按照规定对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。6.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。7.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、管理、研究等工作提供档案资料支持。8.负责档案管理工作的统计和上报，及时准确地反映档案管理工作情况。9.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的业务素质。三、档案分类及归档范围（一）党群工作类1.上级党组织文件：包括上级党委、党工委等下发的各类文件。2.学校党组织文件：学校党委、党支部形成的决议、决定、通知、报告等文件材料。3.党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报等党员档案材料。4.党组织活动记录：如党员大会、支部委员会、党小组会记录，党课培训记录，主题党日活动记录等。5.先进党组织、优秀党员评选表彰材料。（二）行政管理类1.学校行政文件：学校行政部门发布的各类规章制度、工作计划、总结、报告、通知等文件。2.学校会议记录：校长办公会、行政例会、专题会议等会议记录及纪要。3.学校机构设置、人员编制、干部任免、岗位聘任等文件材料。4.学校发展规划、年度工作计划与总结。5.学校对外联络文件：与上级主管部门、其他单位的往来函件、协议、合同等。6.学校安全保卫、综合治理、信访工作等文件材料。7.学校印章管理文件：印章使用登记、保管规定等。（三）教学管理类1.教学计划、教学大纲、课程安排表。2.教师教案、教学课件、教学讲义。3.学员学籍档案：学员报名登记表、成绩单、结业证书存根等。4.教学活动记录：课堂教学记录、实践教学记录、教学观摩活动记录等。5.教学质量评估材料：教师教学质量评价表、学员学习效果反馈等。6.教材选用及编写情况材料。（四）学员管理类1.学员基本信息档案：学员个人资料、健康状况等。2.学员班级管理材料：班级规章制度、班委成员名单、班级活动记录等。3.学员奖惩材料：优秀学员、进步学员评选表彰及违规违纪处理材料。4.学员活动组织材料：各类文体活动、社会实践活动的策划方案、活动总结、照片、视频等。（五）财务工作类1.财务预算、决算报告。2.财务收支凭证、账目报表。3.资产登记、清查、处置文件材料。4.收费标准、收费文件及收费情况记录。（六）后勤管理类1.校园建设规划、基建项目文件：项目立项、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。2.校园设施设备管理文件：设备采购合同、设备清单、设备维护记录、设备报废处置文件等。3.校园环境卫生、绿化管理文件：卫生管理制度、绿化养护记录等。4.食堂管理文件：食品卫生安全制度、采购合同、饭菜质量检查记录等。5.水电暖供应及维修管理文件：水电暖设施设备档案、维修工单、维修记录等。（七）声像档案类1.学校重大活动、会议、教学实践等的照片、录音、录像资料。2.反映学校发展历程、校园风貌、师生风采等的照片、视频资料。3.具有保存价值的其他声像资料。（八）实物档案类1.学校获得的各类奖杯、奖牌、荣誉证书。2.学校收到的重要礼品、纪念品。3.其他具有保存价值的实物。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案归档范围及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要活动、会议等形成的档案，相关部门应在活动结束或会议召开后及时整理并移交档案管理部门。3.教职工和学员应积极配合档案收集工作，主动将个人在学校工作、学习中形成的属于归档范围的材料提交给档案管理部门或所在部门。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（三）整理方法1.分类：按照档案分类方案对收集到的档案进行分类。2.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，如按时间顺序组卷或按问题组卷等。3.排列：在卷内对文件材料进行系统排列，一般按照重要程度、时间先后等顺序排列。4.编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。5.编目：编制卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目，清晰反映卷内文件内容。6.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备良好的保管条件，配备必要的档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案整齐存放在档案柜中，并在档案柜上标明类别、年度、保管期限等信息。2.声像档案应采用专门的存储设备进行保管，如光盘、硬盘等，并建立相应的目录索引，便于查找利用。3.实物档案应进行妥善保管，可根据实物特点选择合适的存放方式，如陈列展示或专门存放等，并做好登记。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的历史文件、规章制度、荣誉证书等；长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括教学、管理等方面的重要文件材料；短期保管的档案保管期限为110年，主要包括一般性的文件材料。3.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本制度执行，对于保管期限不明确的档案，应及时组织鉴定，确定合理的保管期限。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患，确保档案的安全。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品、监控设备等。5.对电子档案应采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失或损坏。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否仍具有查考利用价值，是否涉及学校机密、个人隐私等。3.考虑档案的完整性、准确性等因素。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐一审查，提出存毁意见。3.对鉴定结果进行公示，广泛征求意见，确保鉴定结果的公正性和准确性。4.经学校领导批准后，对确定销毁的档案进行销毁处理。（四）销毁方法1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.对实物档案可根据实际情况进行销毁或其他处置。（五）销毁记录1.建立档案销毁清册，详细记录销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁方式等信息。2.档案销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度。2.服务学校工作原则：充分发挥档案的服务作用，为学校教学、管理、研究等工作提供有力支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便教职工和学员查阅利用档案。（二）利用范围1.学校内部各部门因教学、管理、研究等工作需要查阅档案。2.教职工因个人工作需要查阅本人档案或与工作相关的档案。3.学员因学习、毕业等需要查阅本人学籍档案或其他相关档案。4.因工作需要，经学校领导批准，外部单位可查阅学校相关档案。（三）利用手续1.校内各部门查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字后，到档案管理部门办理查阅手续。2.教职工查阅本人档案，需持有效身份证件，直接到档案管理部门办理查阅手续。查阅与本人工作相关的档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字后，到档案管理部门办理查阅手续。3.学员查阅本人档案，需持有效身份证件，到档案管理部门办理查阅手续。4.外部单位查阅学校档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经学校领导批准后，并填写档案查阅申请表，到档案管理部门办理查阅手续。查阅重要档案需由档案管理部门安排专人陪同查阅。（四）利用方式1.档案查阅：档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案供查阅者查阅，并做好查阅登记。查阅者不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.档案借阅：对于确需借出使用档案的，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅者应对档案的安全负责，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损等。3.档案复制：根据查阅者的需求，档案管理部门可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并做好复制登记。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计数量等。2.档案利用情况统计：如查阅档案的人次、卷次，借阅档案的数量、期限等。3.档案保管情况统计：如档案库房面积、档案柜数量、档案存储设备数量等。