下发人事档案管理制度

PAGE下发人事档案管理制度[公司/组织名称]人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应收集员工各个方面的相关材料，保证档案内容的全面性和完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对人事档案的内容予以保密，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：人事档案应根据员工的工作变动、职务晋升、奖惩等情况及时进行更新和调整。二、人事档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善公司人事档案管理制度，并组织实施。2.负责员工人事档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.负责审核员工人事档案材料的真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料及时进行补充或纠正。4.负责办理员工人事档案的转递手续，确保档案的安全和及时传递。5.负责对公司人事档案管理工作进行监督和检查，定期向上级领导汇报档案管理情况。（二）各部门职责1.负责本部门员工人事档案材料的收集和整理，并及时移交人力资源部门。2.协助人力资源部门做好员工人事档案的查阅和借阅工作，按照规定办理相关手续。3.负责对本部门员工人事档案的日常管理，发现问题及时向人力资源部门报告。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责员工人事档案的具体管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、保管等。3.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并向上级领导汇报。5.负责档案管理系统的维护和更新，确保档案信息的准确和及时。三、人事档案内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：员工的有效身份证件复印件。3.学历学位证书复印件：员工的最高学历和学位证书复印件。4.专业技术资格证书复印件：员工取得的专业技术资格证书复印件。5.职业资格证书复印件：员工取得的职业资格证书复印件。（二）入职材料1.入职申请表：员工入职时填写的申请表。2.劳动合同：员工与公司签订的劳动合同。3.入职体检报告：员工入职时的体检报告。4.离职证明：员工原工作单位出具的离职证明。（三）工作经历材料1.工作履历表：员工填写的工作经历履历表。2.工作业绩考核材料：员工的年度工作业绩考核表、季度工作业绩考核表等。3.奖惩材料：员工获得的各类奖励和处罚的文件、证书等。4.培训材料：员工参加公司内部培训、外部培训的培训记录、培训证书等。（四）薪资福利材料1.薪资调整申请表：员工薪资调整时填写的申请表。2.薪资发放记录：员工的薪资发放明细。3.福利申请表：员工申请各类福利的申请表。4.福利发放记录：员工的福利发放明细。（五）其他材料1.员工个人总结：员工定期撰写的个人总结。2.员工述职报告：员工年度述职时提交的述职报告。3.员工岗位变动材料：员工岗位变动时的相关文件、通知等。4.员工离职材料：员工离职时的离职审批表、工作交接清单等。四、人事档案的收集与整理（一）收集要求1.人力资源部门应定期向各部门收集员工人事档案材料，各部门应积极配合，及时将本部门员工的相关材料移交人力资源部门。2.收集的人事档案材料应真实、完整、有效，符合档案管理的要求。3.对于新入职员工，人力资源部门应在员工入职一个月内将其人事档案材料收集齐全并整理归档。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的人事档案材料进行分类、整理和编号。2.人事档案材料应按照类别和时间顺序进行排列，同一类别的材料应集中在一起，并按照重要程度依次排列。3.档案管理人员应在每份档案材料上加盖档案章，并注明日期和页码。4.整理好的人事档案应装入档案盒，并在档案盒上标明员工姓名、档案编号、档案类别等信息。五、人事档案的保管（一）保管方式1.公司设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.人事档案应实行分类保管，按照员工的类别和档案的类别进行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.员工人事档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，中期保管期限为10年，长期保管期限为永久。2.对于保管期限已满的人事档案，档案管理人员应按照档案管理的有关规定进行鉴定和销毁。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对人事档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并向上级领导汇报。2.人事档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.档案管理人员应严格遵守档案保管的各项规章制度，不得擅自将档案带出库房或借给他人。4.对于重要的人事档案，应采取备份措施，防止档案丢失或损坏。六、人事档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅人事档案，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门负责人根据查阅目的和范围，决定是否批准查阅申请，并指定档案管理人员提供查阅服务。3.查阅人事档案时，查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自翻阅、涂改、抽取或复制档案材料。（二）借阅权限1.公司内部人员借阅人事档案，应填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门负责人根据借阅目的和范围，决定是否批准借阅申请，并指定档案管理人员办理借阅手续。3.借阅人事档案时，借阅人员应向档案管理人员出具借条，并按照规定的期限归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的人事档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。（三）查阅与借阅记录1.档案管理人员应建立人事档案查阅和借阅登记制度，对查阅和借阅的时间、人员、内容、目的等进行详细记录。2.查阅和借阅登记记录应保存[X]年以上，以备查阅。七、人事档案的转递（一）转递原因1.员工离职：员工与公司解除或终止劳动合同后，其人事档案应按照规定转递至新的工作单位或档案管理机构。2.员工调动：员工在公司内部调动工作岗位时，其人事档案应按照规定转递至新的工作部门。3.其他原因：因其他特殊原因需要转递人事档案的，应按照规定办理相关手续。（二）转递手续1.员工离职或调动时，人力资源部门应及时通知档案管理人员办理人事档案转递手续。2.档案管理人员应根据员工的转递要求，填写《人事档案转递通知单》，并将通知单及人事档案一并密封后，通过机要交通或专人送达接收单位。3.接收单位收到人事档案后，应在《人事档案转递通知单》上签字盖章，并及时将回执寄回公司人力资源部门。4.档案管理人员应将人事档案转递的相关记录进行整理归档，以备查阅。八、人事档案的信息化管理（一）建立人事档案管理系统1.公司应建立人事档案管理系统，实现人事档案的信息化管理。人事档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、分析、打印等功能，方便档案管理人员进行日常管理工作。2.档案管理人员应将员工的人事档案信息及时录入人事档案管理系统，确保档案信息的准确和及时。（二）数据安全管理1.公司应加强人事档案管理系统的数据安全管理，采取必要的安全措施，如设置用户权限、加密数据、定期备份等，防止数据泄露、丢失或损坏。2.档案管理人员应严格遵守数据安全管理的各项规章制度，不得擅自修改、删除或泄露人事档案管理系统中的数据。（三）信息化应用1.公司应充分利用人事档案管理系统，开展人事档案的统计分析工作，为公司人力资源决策提供支持。2.公司应通过人事档案管理系统，实现人事档案的远程查阅和借阅，提高工作效率和服务质量。九、人事档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.公司应定期对人事档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应由人力资源部门负责人牵头，组织档案管理人员和相关部门人员参加。2.鉴定工作应根据人事档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值和利用价值，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）销毁手续1.对于保管期限已满且无保存价值的人事档案，档案管理人员应填写《人事档案销毁申请表》，经人力资源部门负责人审核、公司领导批准后，进行销毁处