无项目档案管理制度

PAGE无项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司无项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有无项目档案的管理，包括但不限于项目前期调研资料、项目策划方案、项目执行过程中的各类文件、会议记录、合同协议、财务报表等与无项目相关的各类资料。（三）定义1.无项目档案：指公司在未开展具体项目期间所产生的各类具有保存价值的文件、资料、记录等。2.档案管理：对无项目档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司无项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司无项目期间的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集无项目期间产生的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案整理应科学合理，便于查阅和利用，提高档案使用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司无项目档案管理制度，并组织实施。2.负责无项目档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全无项目档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查阅。4.对档案的利用情况进行登记和统计，跟踪档案利用效果。5.定期对档案进行鉴定，提出档案保管期限的调整意见，对已到保管期限的档案进行销毁处理。6.负责档案库房的日常管理，确保档案安全。7.开展档案管理培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门无项目档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交公司档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供相关资料和信息。3.对本部门产生的无项目档案的真实性、完整性负责，不得擅自销毁或隐匿档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的具体收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.熟悉档案内容，为档案查阅利用提供准确、快捷的服务。4.保守档案机密信息，不得泄露档案内容。5.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案收集（一）收集范围1.公司决策层关于无项目期间的战略规划、发展思路、重要决策等文件。2.各部门的工作计划、总结、报告、统计报表等。3.公司内部会议记录、纪要、决议等。4.各类合同协议，包括但不限于租赁合同（办公场地、设备等）、合作协议、服务合同等。5.财务报表、审计报告、税务资料等。6.人事档案，如员工招聘、培训、考核、晋升等相关资料。7.公司对外宣传资料，如宣传册、海报设计、新闻稿件等。8.与政府部门、合作伙伴、客户等往来的信函、文件、传真等。9.其他具有保存价值的无项目相关资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门无项目档案的收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。4.收集的档案应注明形成日期、来源、保管期限等信息。（三）收集时间1.日常工作中产生的档案，应在形成后及时收集整理。2.定期（如每月、每季度）由各部门将收集的档案移交公司档案管理部门。3.对于重大事件、重要活动产生的档案，应在事件结束或活动完成后一周内收集归档。四、档案整理（一）分类标准1.行政管理类：包括公司决策文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度等。2.财务类：财务报表、审计报告、税务资料、资金往来记录等。3.人事类：员工档案、招聘培训资料、绩效考核记录等。4.业务类：合同协议、市场调研资料、业务往来文件等。5.宣传类：公司宣传资料、新闻稿件、广告策划等。6.其他类：不属于以上分类的其他无项目相关资料。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案中的金属物（如订书钉、回形针等），对破损的档案进行修复。4.按照档案形成的时间顺序或重要程度进行排列。5.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。（三）装订要求1.对于纸质档案，应采用线装、胶装等方式装订，确保档案整齐、牢固。2.装订时应注意保持档案页面的完整性，不得遮挡字迹。3.在档案的左侧装订，装订厚度不宜过厚。五、档案归档（一）归档流程1.各部门整理好的档案，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息。2.将档案移交清单和档案一并提交给公司档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续。4.档案管理部门按照分类标准和编号顺序，将档案存入相应的档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中录入档案信息。（二）归档期限1.日常工作中产生的档案，应在形成后一个月内归档。2.定期产生的档案，如月度报表、季度总结等，应在次月或次季度首月的半个月内归档。3.重大事件、重要活动产生的档案，应在事件结束或活动完成后半个月内归档。（三）归档存储1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间隔，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备中，并进行备份，备份存储地点应与主存储地点分开。六、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管：涉及公司核心机密、重大历史事件、重要决策等具有长远保存价值的档案。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如公司战略规划、重要合同协议等。3.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性的工作计划、总结等。（二）保管措施1.档案库房应配备温湿度调节设备，保持库房温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和盘点，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，配备必要的防护设备和器材。4.对电子档案应定期进行数据备份，备份数据应异地存储，防止数据丢失。5.档案管理人员应定期对档案进行清洁和整理，保持档案的整洁和完好。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。2.库房钥匙应由专人保管，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.进入库房应登记，注明进入时间、人员等信息。4.库房应安装监控设备，确保档案安全。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅无项目档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密档案的查阅，需经公司分管领导审批。3.外部单位查阅公司无项目档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等信息，经公司档案管理部门审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，提交给所在部门负责人审批。2.审批通过后，查阅人将申请表提交给档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅申请表，查找并提供相应档案。4.查阅人在档案查阅登记本上登记查阅时间、档案名称、查阅人等信息后，在指定地点查阅档案。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在登记本上注明归还时间。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人的需求，提供档案原件、复印件、电子文档等利用方式。2.对于需要复印的档案，档案管理部门应进行复印，并在复印件上加盖“与原件核对无误”章。3.对于电子文档的提供，档案管理部门应确保文档的格式正确、内容完整，并提供必要的技术支持。（四）利用登记1.档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用方式等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率和利用效果，为档案管理工作提供参考依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及档案管理人员组成，负责对无项目档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，可考虑销毁。3.对于涉及公司机密但已不再具有保密价值的档案，经鉴定小组审核，报公司分管领导批准后，可进行解密和销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。4.档案销毁清单报公司分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对于纸质档案，