公安局档案室定级制度

PAGE公安局档案室定级制度一、总则（一）目的为加强公安局档案室建设与管理，规范档案工作流程，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及档案行业标准，结合本局实际情况，制定本定级制度。（二）适用范围本制度适用于公安局机关各部门及所属单位的档案室定级工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家档案法律法规及行业标准，确保档案室定级工作合法合规。2.科学合理原则：依据档案室的设施设备、人员配备、业务建设、信息化建设等方面的实际情况，科学合理地确定档案室等级。3.动态管理原则：档案室等级实行动态管理，根据实际工作发展和变化，适时进行调整。二、档案室等级划分（一）一级档案室1.档案管理设施设备先进、齐全，具备完善的档案库房、阅览室、办公室等功能区域，并配备先进的档案存储、保护、检索、利用等设备。2.拥有一支高素质、专业化的档案管理队伍，档案管理人员具备丰富的档案管理经验和专业知识，持有相应的档案专业资格证书。3.档案业务建设规范、高效，档案收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作流程严格按照国家标准执行，档案质量高，分类科学，编目准确。4.信息化建设水平高，建立了完善的档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，具备远程查询、在线利用等功能。5.档案安全保障措施严密，配备完善的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等设施，建立健全档案安全管理制度，确保档案实体和信息安全。（二）二级档案室1.档案管理设施设备较为完善，档案库房、阅览室、办公室等功能区域基本满足工作需要，配备必要的档案存储、保护、检索、利用等设备。2.档案管理队伍具备一定的专业素质，档案管理人员熟悉档案管理业务，经过相关培训，具备相应的档案管理能力。3.档案业务建设较为规范，档案收集、整理、归档、保管等工作能够按照规定要求进行，档案质量较好，分类基本合理，编目较准确。4.信息化建设有一定基础，建立了档案管理信息系统，实现了部分档案信息的数字化存储和检索，能够提供一定的在线利用服务。5.档案安全保障措施基本到位，具备必要的安全防护设备，建立了档案安全管理制度，能够保障档案实体和信息安全。（三）三级档案室1.档案管理设施设备基本满足工作要求，有独立的档案库房，配备基本的档案存储、保护设备。2.档案管理队伍相对稳定，档案管理人员经过简单培训，能够承担基本的档案管理工作。3.档案业务建设基本规范，能够完成档案的收集、整理、归档等基础工作，但在档案质量、分类编目等方面存在一定差距。4.信息化建设处于起步阶段，尚未建立完善的档案管理信息系统，档案信息数字化程度较低。5.档案安全保障措施基本具备，能够采取一些基本的安全防护措施，确保档案安全。三、定级条件（一）设施设备1.档案库房一级档案室：库房面积符合规定要求，具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件，配备温湿度自动控制设备、消防设备、防盗报警设备等先进设施。二级档案室：库房面积基本满足需求，通风、防潮、防火、防盗等设施基本齐全，温湿度控制设备能够正常运行。三级档案室：有独立的档案库房，具备基本的通风、防潮、防火等条件，配备简单的温湿度测量设备。2.阅览室一级档案室：有专门的阅览室，面积适宜，环境舒适，配备桌椅及必要的阅读设备，如电脑、打印机等，方便档案查阅利用。二级档案室：设有阅览室，能满足基本的查阅需求，配备一定数量的桌椅和简单的阅读设备。三级档案室：可提供临时的查阅场所，有基本的桌椅等设施。3.办公室一级档案室：办公室布局合理，设施齐全，能够满足档案管理人员日常办公及业务处理需要。二级档案室：办公室基本满足办公需求，配备必要的办公设备。三级档案室：有相对独立的办公区域，具备基本的办公条件。4.设备配备一级档案室：配备先进的档案存储设备，如密集架、光盘库等；保护设备，如防虫药品投放装置、防磁柜等；检索设备，如电子检索系统、智能检索终端等；利用设备，如复印机、扫描仪、数字化加工设备等。二级档案室：配备较完善的档案存储设备，如普通档案柜；保护设备，如防虫药品、除湿机等；检索设备，如计算机检索系统；利用设备，如复印机、扫描仪等。三级档案室：配备基本的档案存储设备，如档案箱；简单的保护设备，如防虫药品；检索设备，如手工检索工具；利用设备，如复印机等。（二）人员配备1.一级档案室：档案管理人员数量充足，具备本科及以上学历，其中档案专业人员比例不低于[X]%，所有人员均持有档案专业资格证书，且具有丰富的档案管理经验。2.二级档案室：档案管理人员具备大专及以上学历，档案专业人员比例不低于[X]%，部分人员持有档案专业资格证书，经过系统的档案管理培训，有一定的工作经验。3.三级档案室：档案管理人员具备高中及以上学历，经过档案管理基础知识培训，能够胜任档案的日常管理工作。（三）业务建设1.档案收集一级档案室：建立了完善的档案收集制度，能够及时、全面地收集各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等，收集渠道畅通，收集范围明确。二级档案室：档案收集制度基本健全，能够按时收集主要类型的档案，对一些特殊档案的收集有一定措施，但在收集的全面性和及时性方面有待提高。三级档案室：档案收集工作基本能够开展，能够收集常见的档案类型，但存在收集不及时、不完整的情况。2.档案整理一级档案室：严格按照国家档案分类标准进行档案整理，分类科学合理，编目准确规范，案卷质量高，装订整齐美观，能够准确反映档案内容和历史联系。二级档案室：能够按照标准进行档案整理，分类基本合理，编目较准确，案卷质量较好，但在一些细节方面存在不足。三级档案室：档案整理工作基本符合要求，但在分类准确性、编目规范性等方面存在一定问题。3.档案归档一级档案室：归档工作及时、准确，能够严格按照归档流程进行操作，档案移交手续完备，归档文件齐全完整。二级档案室：归档工作能够按时完成，归档流程基本规范，但在文件完整性审核等方面存在一些漏洞。三级档案室：归档工作有时不够及时，存在文件缺失、手续不全等情况。4.档案保管一级档案室：档案保管制度完善，档案存放有序，定期进行检查、清点和维护，档案实体安全状况良好，无损坏、丢失等情况。二级档案室：档案保管制度基本健全，能够定期对档案进行检查和维护，档案保管状况较好，但在检查的细致程度和维护措施的有效性方面有待加强。三级档案室：档案保管制度不够完善，检查和维护工作不够经常，档案保管存在一定风险。5.档案鉴定一级档案室：建立了科学的档案鉴定体系，定期对档案进行鉴定，鉴定标准明确，程序规范，能够准确区分档案的保管期限，及时销毁到期档案。二级档案室：能够开展档案鉴定工作，有一定的鉴定标准和程序，但在鉴定的准确性和及时性方面需要提高。三级档案室：档案鉴定工作基本未有效开展，对档案保管期限的划分不够准确。6.档案销毁一级档案室：档案销毁工作严格按照规定程序进行，有详细的销毁记录，包括销毁档案的名称、数量、时间、批准人等信息，确保档案销毁过程合法合规。二级档案室：档案销毁工作能够按照要求进行，但在记录的完整性方面存在不足。三级档案室：档案销毁工作不规范，缺乏必要的审批和记录。（四）信息化建设1.一级档案室：建立了功能强大、运行稳定的档案管理信息系统，实现了档案业务全流程的信息化管理，包括档案收集、整理、归档、保管、检索、利用等各个环节，能够与其他业务系统进行数据共享和交换，具备档案数字化加工、存储、管理、利用等一体化功能，提供在线查询、借阅、统计分析等多样化服务。2.二级档案室：建立了档案管理信息系统，实现了部分档案业务的信息化管理，如档案检索、编目等，能够进行档案数字化存储，提供一定的在线查询服务，但在系统功能完整性和数据共享方面存在一定局限。3.三级档案室：初步建立了档案管理信息系统，主要用于档案目录的电子化管理，档案数字化程度较低，信息化应用水平不高。（五）安全管理1.安全制度一级档案室：建立了完善的档案安全管理制度，包括档案库房管理制度、档案借阅利用制度、档案信息安全制度、档案人员安全岗位职责等，制度内容详细、可操作性强。二级档案室：档案安全管理制度基本健全，涵盖了主要的安全管理环节，但在制度的细化和执行力度方面有待加强。三级档案室：有基本的档案安全管理制度，但不够完善，存在一些安全管理漏洞。2.安全防护设施一级档案室：配备了先进的安全防护设施，如防火自动报警系统、防盗监控系统、温湿度自动调节设备、防虫防鼠设施、防磁柜等，能够有效保障档案实体和信息安全。二级档案室：具备基本的安全防护设施，如灭火器、防盗门窗、除湿机等，能够满足一般的安全防护需求。三级档案室：安全防护设施较为简单，仅配备了基本的防火、防盗设备。3.应急处置预案一级档案室：制定了完善的档案安全应急处置预案，包括火灾、水灾、盗窃、信息泄露等各类突发事件的应急处置措施，定期进行演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。二级档案室：有档案安全应急处置预案，但在预案的完整性和演练的经常性方面存在不足。三级档案室：应急处置预案不够完善，缺乏必要的演练。四、定级程序（一）自评申报各部门及所属单位的档案室根据本制度要求，对照定级条件进行自我评估，填写《公安局档案室定级申请表》，详细说明本档案室在设施设备、人员配备、业务建设、信息化建设、安全管理等方面的情况，并提交相关证明材料，向本局档案管理部门提出定级申请。（二）初评审核本局档案管理部门收到申请后，组织评审小组对申请档案室进行初步评估。评审小组按照定级条件，通过查阅资料、实地查看、听取汇报等方式，对档案室的各项工作进行全面检查和评估，形成初评意见。（三）终评审定档案管理部门将初评意见提交本局档案管理工作领导小组进行最终审定。领导小组根据评审小组的初评意见，结合本局档案工作整体情况，对申请档案室的等级进行审定，确定其最终等级。（四）结果公示与备案审定结果在本局范围内进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，将档案室定级结果进行备案，并颁发相应的等级证书。五、等级管理（一）定期复查对已定级的档案室，实行定期复查制度。一级档案室每[X]年复查一次；二级档案室每[X]年复查一次；三级档案室每[X]年复查一次。复查工作按照定级程序进行，确保档案室等级的准确性和有效性。（二）升级与降级1.档案室在复查过程中，如发现其工作水平明显提高，符合上一级档案室定级条件的，可申请升级。经评审审定后，予以升级。2.如发现档案室工作水平下降，不符合原定等级条件的，应予以降级。被降级的档案室应针对存在的问题进行整改，整改期限为[X]个月。整改期满后，经复查合格的，可恢复原等级；