建少先队档案管理制度

PAGE建少先队档案管理制度一、总则（一）目的为加强少先队档案管理，确保少先队工作中各类文件、资料、活动记录等档案的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和历史研究，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内少先队工作相关的所有档案管理活动，包括但不限于少先队组织建设文件、队员信息档案、活动策划与执行记录、表彰奖励资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：少先队档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须如实反映少先队工作的实际情况，保证档案信息的真实性和准确性。3.分类科学原则：按照档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取必要的安全措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善少先队档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理少先队各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值或保密期限已满的档案进行处理。（二）少先队辅导员职责1.负责指导队员形成和积累各类档案资料，确保档案内容真实、准确、完整。2.定期将工作中形成的档案材料移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案整理工作。3.根据工作需要，及时向档案管理部门提出查阅档案的申请，并在查阅后及时归还。4.对涉及队员个人隐私和学校机密的档案信息予以保密。（三）队员职责1.积极配合辅导员做好个人档案资料的收集和整理工作，如实提供相关信息。2.爱护个人及集体档案，不得擅自涂改、销毁档案材料。三、档案的分类与编号（一）分类1.组织建设类：包括少先队组织架构、队干部名单、换届选举资料等。2.队员信息类：队员基本信息登记表、队员成长记录、奖惩情况等。3.活动策划与执行类：活动方案、活动通知、活动照片、活动总结等。4.宣传教育类：队报队刊、宣传资料、主题队会教案等。5.社会实践与志愿服务类：实践活动计划、活动记录、志愿者服务证书等。6.表彰奖励类：获奖证书、表彰决定、先进事迹材料等。7.其他类：不属于以上分类的其他少先队工作相关档案。（二）编号1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。例如，2023年组织建设类的第5份档案编号为“2023ZJ05”。2.类别代码按照上述分类分别用两位大写字母表示，如“ZJ”表示组织建设类，“DY”表示队员信息类等。3.流水号为该类别档案的顺序编号，从01开始依次编排。四、档案的收集与整理（一）收集1.档案形成部门和个人应及时将工作中产生的各类档案材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.对于重要活动、突发事件等形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集，确保档案的时效性。3.档案管理部门应主动收集与少先队工作相关的外部文件、资料等，丰富档案资源。（二）整理1.档案管理部门收到档案材料后，按照分类标准进行整理。2.对每份档案材料进行核对，确保内容完整、准确，签字盖章等手续齐全。3.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用统一规格的档案袋或文件夹进行装订。4.按照编号顺序对档案进行排列，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的少先队档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。（二）保管期限1.永久保管：涉及少先队组织重大历史事件、重要决策、长期保存有价值的档案材料，如少先队成立以来的重要文件、长期有效的规章制度等。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，确定保管期限为10年、20年等。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，按照规定程序予以销毁。（三）档案保管要求1.档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案的利用（一）查阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应对查阅申请进行审核，符合条件的提供查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、划线、污损等。借阅期满后，应按时归还档案。如档案有丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）档案利用的限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。2.未经档案管理部门同意，任何人不得擅自公布档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满或已失去保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门组织，相关业务部门和人员参加。2.鉴定人员应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案编号、题名、日期、保管期限等信息。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应至少有两人在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库1.利用信息技术手段，建立少先队档案信息数据库，将档案的基本信息、目录、全文等录入数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案信息数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能，方便档案的管理和利用。（二）电子档案管理1.对电子档案应进行规范整理，按照档案分类标准进行分类存储，并建立相应的电子目录。2.电子档案应采用加密存储、身份认证等安全措施，确保电子档案的安全。3.定期对电子档案