档案管理制度监理单位

PAGE档案管理制度监理单位一、总则（一）目的为加强档案管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在监理工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本监理单位实际情况，制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本监理单位及所属各部门在监理项目实施过程中形成的各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：档案管理工作由单位综合管理部门统一负责，实行集中管理，确保档案资源的整合与有效利用。2.真实完整原则：档案应如实反映监理项目的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性，不得伪造、篡改。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于检索和管理。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露，严格遵守保密规定。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查。3.集中管理本单位的各类档案，包括项目档案、行政档案、人事档案等。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作。5.组织档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.定期向上级主管部门和相关部门报送档案管理工作情况。（二）项目监理部职责1.负责本项目监理过程中形成的各类文件资料的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理要求，及时将项目档案移交至综合管理部门。3.配合综合管理部门做好项目档案资料的审核、补充等工作。4.确保项目档案资料的真实、完整和及时归档。（三）各部门负责人职责1.负责本部门档案管理工作的组织和协调。2.督促本部门人员及时将工作中形成的文件资料整理归档。3.对本部门移交的档案资料的完整性和准确性负责。（四）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。4.积极参与档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.项目档案：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量验收资料、工程进度控制资料、工程费用控制资料、工程变更资料、工程安全与环境管理资料等。2.行政档案：包括单位文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、资质证书、荣誉证书等。3.人事档案：包括员工基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价、薪酬福利等。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.设备档案：包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录等。（二）编号规则1.档案编号采用层次编码法，由类别代码、项目代码、年度代码、流水号组成。2.类别代码：按照档案分类设置相应的代码，如项目档案用“X”表示，行政档案用“A”表示，人事档案用“P”表示，财务档案用“C”表示，设备档案用“E”表示。3.项目代码：根据监理项目名称编制，采用项目名称的首字母缩写，如某桥梁监理项目用“QL”表示。4.年度代码：采用公元纪年的后两位数字表示，如2023年用“23”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从001开始。例如，某项目监理部2023年形成的第5份监理月报，其编号为：XQL23005。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和项目监理部应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应在形成后及时收集，不得拖延积压。对于重要文件和紧急文件，应优先收集并妥善保管。3.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。（二）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类标准进行分类整理，便于管理和利用。3.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等。（三）整理方法1.项目档案：按照监理工作流程和档案分类，将监理文件资料进行分类整理，如监理规划、细则等为一类，质量验收资料按分部、分项工程分类等。2.行政档案：按文件性质和时间顺序进行整理，如先整理单位文件，再按年度整理会议文件等。3.人事档案：按照员工档案管理的相关规定，将员工基本信息、工作经历等资料进行分类装订。4.财务档案：按照会计档案管理要求，将凭证、账簿等分别整理成册。5.设备档案：将设备采购、安装、维护等相关资料按设备型号进行整理归档。五、档案的鉴定与保管（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。3.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全可靠。六、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立纸质档案目录索引，包括档案名称、编号、类别、保管期限、存放位置等信息，方便查找。2.开发电子档案检索系统，实现档案信息的快速检索。通过输入关键词、编号等方式，能够迅速定位所需档案。（二）利用规定1.本单位人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位正式介绍信，经本单位主管领导批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅重要档案应指定专人陪同。3.档案一般不得外借，确因工作需要外借的，须经单位主管领导批准，并限期归还。归还时应认真检查档案的完整性和安全性。4.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.统计数据应真实、准确、完整，及时上报综合管理部门负责人，并作为档案管理工作考核的依据。（二）移交规定1.项目监理部在项目结束后，应在规定时间内将项目档案整理齐全，向综合管理部门移交。移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。2.人员离职时，所在部门应督促其将个人保管的档案资料全部移交至综合管理部门。3.单位撤销、合并时，并按照国家有关规定进行档案的移交和处置。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.加强档案保密教育，提高全体员工的保密意识。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，未经批准不得对外泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自向无关人员透露档案内容。（二）安全措施1.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。