局机关档案管理制度范本

PAGE局机关档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强局机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于局机关各科室、直属单位及全体工作人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则局机关档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案工作的统筹协调、指导监督和具体实施，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成、收集、整理、归档应遵循真实性和完整性原则，如实反映各项工作的实际情况，保证档案内容全面、准确。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为局机关各项工作提供有力支持。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立局机关档案管理领导小组，由局主要领导担任组长，各分管领导担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题，指导和监督档案管理工作。（二）办公室办公室作为局机关档案管理的具体责任部门，负责档案管理的日常工作，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善局机关档案管理制度，并组织实施。2.负责对局机关各科室、直属单位档案工作的指导、监督和检查，定期开展档案工作考核评价。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。4.负责建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子目录等，方便档案的查阅利用。5.负责档案库房的建设、管理和维护，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案实体安全。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。7.负责组织开展档案鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.负责组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。9.负责提供档案查阅服务，按照规定办理档案查阅手续，做好档案查阅登记和利用效果反馈工作。10.负责向上级档案管理部门报送档案工作统计报表和相关材料，及时反馈档案管理工作情况。（三）各科室、直属单位各科室、直属单位应明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，并配合办公室做好档案管理的其他相关工作。具体职责如下：1.负责收集本科室、本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案整理要求，对收集的文件材料进行分类、整理、编目，定期向办公室移交档案。3.负责本科室、本单位档案的日常保管，确保档案安全，防止档案丢失、损坏。4.积极配合办公室开展档案信息化建设工作，提供相关档案信息数据。5.协助办公室做好档案查阅利用工作，按照规定提供档案查阅服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围局机关各科室、直属单位应将在履行职能活动中形成的各种门类和载体的文件材料，按照归档范围及时收集齐全，归档保存。具体归档范围包括：1.上级机关文件材料上级机关发来的与本局工作相关的文件、指示、通知、通报等。上级机关召开的与本局工作有关的会议文件、材料。2.本局文件材料本局制定的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等。本局召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。本局开展各类业务工作形成的文件材料，如业务报表、统计数据、项目资料、合同协议等。本局干部人事管理工作形成的文件材料，如干部任免文件、考核材料、工资福利材料等。本局财务管理工作形成的文件材料，如财务预算、决算、审计报告等。本局行政管理工作形成的文件材料，如办公文件、印章管理文件、车辆管理文件等。3.下级机关文件材料下级机关报送的工作计划、总结、报告、请示等。下级机关重要工作情况汇报材料。4.其他文件材料本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。本局获得的荣誉证书、奖状、奖牌等。本局组织开展活动形成的照片、录像、录音等声像资料。本局工作人员撰写的具有一定参考价值的调研报告、学术论文等。（二）收集要求1.各科室、直属单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料收集及时、完整。收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范。2.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定格式进行存储，并与纸质文件同步归档。3.对于重要文件材料，应在形成后及时收集，防止文件材料的散失。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应按照以下原则进行：1.遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，按照文件的时间顺序、重要程度等进行分类整理。2.区分文件材料的不同保存价值，将具有重要保存价值的文件材料作为永久或长期保存，一般文件材料作为短期保存。3.便于保管和利用，档案整理应做到分类科学、编号准确、排列有序、编目规范，便于档案的查找和借阅。（四）整理方法1.分类档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。即先按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后按照保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三类。2.编号对每份档案编制唯一的档号，档号由全宗号、年度号、机构（问题）号、保管期限号、案卷顺序号组成。全宗号为本局档案全宗代码；年度号为文件形成年度；机构（问题）号为档案分类的机构或问题代码；保管期限号为永久、长期、短期的代码；案卷顺序号为每个案卷在该年度、该机构（问题）、该保管期限内的流水号。3.编目编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目；卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订对纸质档案进行装订，去除文件材料上的金属物，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐美观。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，远离易燃、易爆、污染源等。2.档案库房应具备足够的空间，满足档案存放的需要，并根据档案数量和增长趋势合理规划库房布局。3.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、除湿机、空调、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，确保档案保管环境符合要求。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，同一全宗的档案应集中存放，不同年度、机构（问题）、保管期限的档案应分开排列。2.档案应上架存放，排列整齐有序，便于查找和管理。档案密集架应按照规定的操作程序使用，定期进行检查和维护。3.对电子档案应进行备份存储，备份数据应异地存放，确保数据安全。电子档案存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应指定专人负责管理，严格控制库房出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，检查内容包括档案的保管状况、库房温湿度、设备运行情况等，发现问题及时处理，并做好记录。3.保持档案库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.做好档案库房的安全保卫工作，加强防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案安全。档案库房应配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本制度的规定，依法依规提供档案查阅服务。2.服务为本原则档案利用工作应坚持服务大局、服务机关工作、服务社会的宗旨，为利用者提供优质、高效、便捷的服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应确保档案的安全保密，防止档案信息的泄露。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到办公室办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，需持单位介绍信，并经局办公室负责人批准后方可查阅。3.涉及档案利用的特殊情况，如司法机关因办案需要查阅档案等，应按照国家有关法律法规和规定办理相关手续。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容和目的等。2.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印、拍照档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅档案一般应在档案阅览室进行，如需借出档案，应经局办公室负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限时，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出本局或用于其他非工作目的。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。（四）利用效果反馈档案管理人员应及时了解档案利用情况，收集利用者对档案利用效果的反馈意见。对于利用效果较好的档案，应进行总结和推广；对于档案利用过程中发现的问题，应及时采取措施加以改进，不断提高档案利用服务水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，根据档案的保存价值和现实利用需求，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映本局主要职能活动，是否具有历史查考价值。2.档案的保存价值是否随着时间的推移和工作的发展而发生变化。3.档案的完整性和准确性，是否存在重复、矛盾或不完整的情况。4.档案的载体是否老化、损坏，影响档案的保存和利用。（四）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应逐卷逐件地审查档案内容，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁。2.分析比较法通过对不同时期、不同类型档案的分析比较，判断档案的保存价值和利用需求。3.效益评估法综合考虑档案的利用频率、利用效果、社会需求等因素，评估档案的保存效益，确定档案的存毁。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者等信息。2.《档案销毁清册》经局办公室负责人审核，报局主要领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七）档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行详细记录。2.定期向上级档案管理部门报送档案工作统计报表，及时反映本局档案管理工作的基本情况和发展动态。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据，不断改进档案管理工