易货公司档案管理制度

PAGE易货公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强易货公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于易货公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集公司在经营管理过程中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、机密信息等档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案存储安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平，并负责公司档案信息系统的日常维护和管理。7.负责公司档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。9.积极提供档案利用服务，为公司各项工作提供支持和保障。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时将整理好的档案移交公司综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，提供相关档案信息和资料。4.严格遵守公司档案管理制度，妥善保管本部门在工作中形成的档案，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，具备专业的档案管理知识和技能。2.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理工作流程和标准开展工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等具体工作，保证档案资料的安全和完整。4.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息服务。5.严格遵守保密制度，不得泄露档案机密信息。6.定期对档案管理工作进行总结和反思，不断改进工作方法和提高工作效率。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件；公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司内部管理制度、规定、办法等；公司行政公文、通知、通报、报告等；公司会议纪要、记录等；公司资质证书、荣誉证书等；公司大事记等。2.业务合同类易货交易合同、合作协议、采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等各类业务合同及相关补充协议、变更协议等。3.客户资料类客户基本信息档案，包括客户名称、地址、联系人、联系方式、经营范围等；客户交易记录档案；客户信用评估档案等。4.财务档案类会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金往来记录等财务相关档案。5.人事档案类员工入职登记表、劳动合同、员工培训档案、绩效考核档案、薪酬福利档案、员工奖惩档案、员工离职手续档案等。6.市场营销类市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、促销活动资料、市场活动记录等。7.物流配送类货物运输合同、仓储合同、物流配送记录、货物出入库单据、物流费用结算凭证等。8.其他类不属于以上各类，但具有保存价值的档案，如照片、音像资料、实物档案等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别用两位大写英文字母表示，具体如下：行政管理类：XG业务合同类：HT客户资料类：KH财务档案类：CW人事档案类：RS市场营销类：SC物流配送类：WL其他类：QT4.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为：XG20230005。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、函件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、报告、成果等。4.公司获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。5.公司组织的各类会议、活动、培训等形成的照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的档案资料，并定期移交公司综合管理部门。2.对于重要的档案资料，应在形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。3.收集的档案资料应真实、准确反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。4.档案资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，不得遗漏重要信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的标准化和规范化要求。（四）整理方法1.行政管理类档案按照文件的形成时间顺序排列，同一时间段内的文件按照重要程度排列。文件材料应齐全完整，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。然后进行分类、编号、编目、装订等工作。2.业务合同类档案按照合同签订时间顺序排列，合同文本应包括正本、副本、附件等。对合同进行分类、编号、编目后，建立合同台账，详细记录合同的签订日期、合同名称、合同双方、合同金额、履行情况等信息。3.客户资料类档案按照客户类别或客户名称进行分类整理，每个客户的资料应集中存放。客户资料应包括客户基本信息、交易记录、信用评估等内容，对资料进行编号、编目后，建立客户档案索引，方便查询和利用。4.财务档案类档案按照会计年度和档案类别进行整理，会计凭证应按照编号顺序装订成册，会计账簿应按照科目顺序排列，财务报表应按照时间顺序整理。对财务档案进行分类、编号、编目后，建立财务档案清单，注明档案名称、存放位置、保管期限等信息。5.人事档案类档案按照员工个人进行整理，人事档案应包括员工入职登记表、劳动合同、培训档案绩效考核档案、薪酬福利档案、奖惩档案、离职手续档案等。对人事档案进行分类、编号、编目后，建立人事档案索引，方便查询和利用。6.市场营销类档案按照营销活动的类别或时间顺序进行整理，市场营销档案应包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、促销活动资料、市场活动记录等。对档案进行分类、编号、编目后，建立市场营销档案清单，注明档案名称、存放位置、保管期限等信息。7.物流配送类档案按照物流业务的流程和时间顺序进行整理，物流配送档案应包括货物运输合同、仓储合同、物流配送记录、货物出入库单据、物流费用结算凭证等。对档案进行分类、编号、编目后，建立物流配送档案索引，方便查询和利用。8.其他类档案照片档案应按照拍摄时间或主题进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；音像资料档案应按照内容或时间顺序进行整理，建立音像资料清单，注明资料名称、时长、内容简介等信息；实物档案应进行单独登记，注明实物名称、来源、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、股东会决议、董事会决议、公司重要合同、财务审计报告等，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，主要包括公司一般性业务合同、行政管理文件、人事档案等。保管期限为10年的档案，主要包括公司一般性的财务凭证、市场营销资料、物流配送记录等。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体侵入等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。5.档案管理人员应定期对保管的档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和保管情况准确无误。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司各项工作的实际需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案兼职管理员和档案管理人员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断档案的保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率高、具有重要参考价值的档案应延长保管期限。3.结合公司发展规划和业务变化，对已不适应公司发展需要的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、档案名称、保管期限、销毁原因等内容。3.将《档案销毁清册》报公司领导审批，经批准后组织实施销毁。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同监督销毁过程，确保档案彻底销毁。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案的利用（一）利用原则1.积极主动原则档案管理人员应主动了解公司各项工作对档案的需求，及时提供档案利用服务。2.合法合规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案信息的安全和合法使用。3.方便快捷原则建立健全档案利用工作流程，简化手续，提高档案利用效率，为使用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.公司内部利用公司各部门在开展工作过程中，因查阅档案资料、参考历史数据、了解业务情况等需要，可向综合管理部门申请利用档案。2.外部利用因公司业务需要，如对外提供证明材料、参与诉讼、办理资质认证等，经公司领导批准后，可向外部单位提供档案利用服务。（三）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称及用途等信息。2.借阅对于确需借阅档案的利用者，档案管理人员应按照规定办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅档案名称、预计归还日期等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、丢失档案，归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。3.复制对于利用者需要复制的档案资料，档案管理人员应按照规定进行审核，经批准后予以复制。复制档案应使用统一的复制设备和纸张，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖“与原件核对无误”章，并注明复制日期、复制人姓名等信息。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。档案利用登记记录应包括利用日期、利用人姓名、利用档案名称、利用方式、利用目的、归还日期等信息。档案利用登记记录应定期整理归档，保存期限与相应档案的保管期限一致。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并建立电子档案数据库。数字化扫描应按照档案整理的要求进行，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息管理系统建设建立档案信息管理系统，实现档案的在线录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。档案信息管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。3.档案信息资源整合整合公司各部门的档案信息资源，实现档案信息的共享和互通。通过档案信息管理系统，各部门