企业档案考核制度

PAGE企业档案考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本考核制度。通过对档案管理工作进行全面、科学、规范的考核，提高档案管理水平，促进公司档案管理工作的标准化、规范化和科学化发展，保障公司的合法权益，为公司的持续发展提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核。公司档案包括但不限于各类文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料、会议记录、人事档案、财务档案等。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，不受主观因素影响，确保公平、公正地评价各部门及员工的档案管理工作。2.全面系统原则：对档案管理工作的各个环节进行全面考核，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等，确保考核内容的完整性和系统性。3.注重实效原则：考核应注重档案管理工作的实际效果，以档案的完整性、准确性和可用性为重点，突出对档案利用价值的评估。4.激励改进原则：通过考核，激励各部门及员工积极改进档案管理工作，不断提高档案管理水平，促进公司档案管理工作的持续发展。二、考核组织与职责（一）考核小组成立公司档案考核小组，负责组织实施档案考核工作。考核小组由公司分管领导担任组长，成员包括办公室主任、档案管理人员及各部门负责人代表。（二）职责分工1.考核小组组长：负责审批档案考核制度、考核方案及考核结果，对档案管理工作提出总体要求和指导意见，协调解决考核过程中出现的重大问题。2.办公室主任：负责组织制定档案考核方案，组织实施考核工作，汇总考核结果，撰写考核报告，向考核小组组长汇报考核情况，并负责与各部门沟通协调考核工作中的相关事宜。3.档案管理人员：负责制定档案管理工作的具体考核标准和评分细则，对各部门的档案管理工作进行日常检查和指导，协助考核小组开展考核工作，提供考核所需的相关资料和数据。4.各部门负责人代表：参与考核标准的制定和考核工作，负责对本部门的档案管理工作进行自评，配合考核小组完成对本部门的考核工作，并提供相关资料和信息。三、考核内容与标准（一）档案管理机构与人员1.机构设置：公司应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，档案管理机构应职责明确，人员配备合理。考核标准：设立独立的档案管理部门或明确专人负责档案管理工作，得[X]分；未设立或职责不明确，不得分。2.人员资质：档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务，经过档案管理专业培训。考核标准：档案管理人员具备档案管理专业知识和技能，持有档案管理岗位资格证书，得[X]分；每缺少一人次证书，扣[X]分。3.人员稳定性：档案管理人员应保持相对稳定，避免频繁更换，以确保档案管理工作的连续性。考核标准：档案管理人员年度内变动人数不超过[X]人，得[X]分；每超过一人次，扣[X]分。（二）档案管理制度建设1.制度制定：公司应建立健全档案管理制度，包括档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等方面的规定。考核标准：制定完善的档案管理制度，涵盖档案管理工作的各个环节，得[X]分；制度不健全，每缺少一项关键制度，扣[X]分。2.制度执行：各部门应严格执行档案管理制度，确保档案管理工作规范有序进行。考核标准：通过检查和抽查，发现各部门严格执行档案管理制度，得[X]分；发现违反制度行为，每次扣[X]分。3.制度更新：档案管理制度应根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况及时更新完善。考核标准：档案管理制度及时更新，与法律法规和公司实际相符，得[X]分；制度未及时更新，发现一次扣[X]分。（三）档案收集与整理1.收集范围：明确档案收集范围，确保各类应归档文件材料齐全完整。考核标准：档案收集范围明确，涵盖公司各项工作形成的文件材料，得[X]分；收集范围不明确，导致重要文件遗漏，每次扣[X]分。2.收集及时：各部门应及时将本部门形成的文件材料收集归档，避免积压和丢失。考核标准：定期检查各部门文件材料收集情况，按时归档率达到[X]%以上，得[X]分；每降低[X]个百分点，扣[X]分。3.整理规范：档案整理应符合国家和行业标准要求，分类科学，编号规范，编目准确。考核标准：档案整理符合规范，分类清晰，编号准确，编目完整，得[X]分；发现一处整理不规范，扣[X]分。（四）档案归档与保管1.归档流程：建立规范的档案归档流程，明确归档时间、责任人及归档要求。考核标准：归档流程清晰，责任明确，得[X]分；流程不规范，每次扣[X]分。2.归档质量：归档的档案应完整、准确、系统，符合归档要求。考核标准：经抽查，归档档案质量符合要求，得[X]分；发现一份不符合要求的档案，扣[X]分。3.保管条件：档案保管应具备适宜的环境条件，包括温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。考核标准：档案保管环境符合要求，设施设备齐全完好，得[X]分；保管条件不符合要求，发现一处问题，扣[X]分。4.库存管理：建立档案库存管理制度，定期对档案进行清查盘点，确保账实相符。考核标准：定期清查盘点档案，账实相符，得[X]分；发现账实不符情况，每次扣[X]分。（五）档案利用与服务1.利用制度：建立档案利用制度，明确利用范围、审批程序和利用方式。考核标准：利用制度完善，得[X]分；制度不完善，每缺少一项关键内容，扣[X]分。2.利用效率：及时为公司各部门及员工提供档案利用服务，满足工作需要。考核标准：档案利用申请及时受理，按时提供档案，利用满意度达到[X]%以上，得[X]分；每降低[X]个百分点，扣[X]分。3.利用效果：档案利用对公司决策、生产经营、管理等工作发挥积极作用。考核标准：通过案例分析，证明档案利用取得显著效果，得[X]分；未发现明显利用效果，酌情扣分。（六）档案信息化建设1.系统建设：建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。考核标准：档案信息化管理系统功能完善，运行稳定，得[X]分；系统存在缺陷，影响档案管理工作，每次扣[X]分。2.数据录入：及时、准确地将档案信息录入信息化管理系统，确保数据的完整性和准确性。考核标准：档案数据录入及时、准确，数据准确率达到[X]%以上，得[X]分；每降低[X]个百分点，扣[X]分。3.安全管理：加强档案信息化系统的安全管理，防止数据泄露、丢失和损坏。考核标准：制定并执行档案信息化系统安全管理制度，未发生安全事故，得[X]分；发生安全事故，视情节轻重扣分。四、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：档案管理人员定期对各部门的档案管理工作进行日常检查，记录检查情况，发现问题及时督促整改。2.定期抽查：考核小组定期对各部门的档案管理工作进行抽查，按照考核标准进行评分。3.自评与互评：各部门定期进行档案管理工作自评，总结经验教训，查找存在问题，并与其他部门进行互评，促进相互学习和交流。（二）考核周期档案考核工作每年进行一次，于次年第一季度完成对上一年度档案管理工作的考核。五、考核评分与结果应用（一）考核评分考核小组根据考核标准对各部门的档案管理工作进行评分，满分为[X]分。评分结果分为优秀（[X]分及以上）、良好（[X][X]分）、合格（[X][X]分）、不合格（[X]分以下）四个等级。（二）结果应用1.绩效奖金挂钩：将档案考核结果与各部门及员工的绩效奖金挂钩。对考核结果为优秀的部门和个人，给予适当的奖励；对考核结果为不合格的部门和个人，扣减相应的绩效奖金。2.评先评优依据：档案考核结果作为公司评先评优的重