化妆品受托生产企业遴选制度

化妆品受托生产企业遴选制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《化妆品监督管理条例》等相关国家法律法规，参照化妆品行业质量管理体系标准及集团母公司关于风险防控与合规管理的总体要求制定。为规范化妆品受托生产业务全流程管理，有效防范产品质量风险、供应链安全风险及合规经营风险，确保公司受托生产业务持续稳定健康发展，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖化妆品受托生产业务的采购、开发、生产、检验、仓储、物流、销售及售后服务等所有业务场景，以及涉及第三方合作方的管理活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“受托生产专项管理”指公司为落实化妆品受托生产业务的质量安全、合规性及风险管理要求，建立的全流程标准化管理机制，包括供应商准入、生产过程控制、产品检验放行、风险预警及处置等环节的系统性管控措施。（二）“受托生产专项风险”指在化妆品受托生产业务中可能引发产品质量缺陷、违反法律法规或造成经济损失的潜在风险，包括但不限于供应商资质不合规、生产过程污染、产品检验不合格、第三方合作方违约等风险类型。（三）“合规管理”指公司依据法律法规、行业准则及内部制度要求，对受托生产业务进行事前预防、事中控制、事后监督的全链条管理活动，确保业务活动合法合规。第四条受托生产专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖原则：确保受托生产业务各环节纳入专项管理范围，不留管理空白；（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位的专项管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向原则：聚焦高风险环节和领域，优先配置资源，强化风险防控；（四）持续改进原则：通过定期评估、动态调整，优化专项管理体系效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位受托生产专项管理的第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度的组织实施、监督考核及重大风险处置。第六条公司设立受托生产专项管理领导小组，作为专项管理的决策与协调机构，负责统筹本单位的专项管理方向、重大风险决策及跨部门协同事项。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括采购部、生产部、质检部、法务部、风控部等部门负责人。领导小组下设办公室，挂靠生产部，负责日常协调、信息汇总及制度执行跟踪。第七条牵头部门（生产部）负责受托生产专项管理的统筹工作，具体职责包括：（一）牵头制定、修订专项管理制度及操作规程；（二）组织开展供应商尽职调查及风险评估；（三）监督生产过程的质量控制及合规执行；（四）组织专项管理培训及合规宣贯；（五）牵头开展专项管理考核及持续改进。第八条专责部门（质检部、法务部）负责受托生产专项管理的专业支持，具体职责包括：（一）质检部：负责受托生产产品的检验标准制定、检验流程监督及不合格品处置；（二）法务部：负责专项管理相关的法律合规审核、合同风险审查及纠纷处置。第九条业务部门及下属单位（采购部、仓储物流部、销售部等）负责本领域受托生产专项管理要求的落地执行，具体职责包括：（一）采购部：负责第三方生产企业的资质审核、合同谈判及履约监督；（二）仓储物流部：负责受托生产产品的存储、运输及防护管理；（三）销售部：负责受托生产产品的销售合规审核及市场反馈收集。第十条基层执行岗位（生产操作员、质检员、仓管员等）负责落实专项管理要求，具体职责包括：（一）严格遵守操作规程，确保生产、检验、仓储等环节符合标准；（二）主动识别并上报异常情况，履行风险报告义务；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商准入管理受托生产企业应严格审查第三方生产企业的资质，包括生产许可、质量管理体系认证、环境检测报告等，确保其符合化妆品生产法规要求。禁止与存在重大合规风险或质量问题的企业合作。第十二条产品开发与配方管理受托生产的产品开发应遵循“科学审慎”原则，确保配方安全、功效宣称真实，并符合相关法规标准。配方文件应经专业技术人员审核，并留存完整记录。第十三条生产过程控制受托生产企业应严格执行GMP（药品生产质量管理规范）或行业相关质量管理体系要求，重点监控原辅料采购、生产环境、设备维护、人员卫生等环节，确保生产过程受控。第十四条原辅料采购管理禁止采购来源不明、质量不合格的原辅料。采购部应建立合格供应商名录，定期更新，并要求供应商提供批次检验报告。第十五条产品检验管理受托生产产品应经公司质检部门全项目检验合格后方可放行，检验记录应完整存档。检验不合格的产品不得流入市场，并需追溯原因并采取纠正措施。第十六条第三方合作方管理与第三方合作方签订协议时，应明确质量责任划分、违约处罚条款，并定期开展履约评估。禁止通过中间商转包生产任务。第十七条信息安全管理受托生产企业应建立产品信息、配方信息、客户信息的保密机制，防止信息泄露。第十八条紧急事件处置发生产品质量事故或合规问题时，受托生产企业应立即启动应急预案，及时上报并配合调查处置。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制生产部应每年评估专项管理制度的有效性，并根据法规变化、业务调整及风险变化及时修订，修订后报领导小组审批。第二十条风险识别预警机制各部门应每季度开展专项风险排查，风险评估结果经领导小组审核后，发布风险预警通知并制定应对措施。第二十一条合规审查机制受托生产业务决策、合同签订、项目启动等关键节点必须经过专项合规审查，未经审查不得实施。第二十二条风险应对机制一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组组织协同处置，并按级别上报。第二十三条责任追究机制对违反专项管理制度的行为，根据情节严重程度采取绩效考核扣分、纪律处分、直至解除劳动合同等措施。第二十四条评估改进机制每年末由领导小组组织开展专项管理评估，形成评估报告并提交管理层审议，评估结果作为制度优化依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障公司主要负责人应定期听取专项管理工作汇报，协调解决重大问题。各级领导应带头落实专项管理要求。第二十六条考核激励机制专项合规情况纳入部门及个人年度绩效考核，与绩效奖金、评优评先挂钩。第二十七条培训宣传机制每年开展至少两次专项管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范。第二十八条信息化支撑通过ERP系统实现供应商管理、生产过程监控、风险预警的自动化管理。第二十九条文化建设定期发布受托生产合规手册，组织签订合规承诺书，营造“人人讲合规”的内部氛围。第三十条报告制度风险事件及年度管