化妆品自查制度

化妆品自查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《化妆品监督管理条例》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险防控和合规经营的相关规定制定，旨在规范公司化妆品生产经营活动，防控质量、安全、合规等专项风险，确保企业持续健康发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖化妆品研发、采购、生产、检验、销售、售后服务等业务全流程及所有场景，包括但不限于原料管理、生产过程控制、产品放行、市场推广、客户投诉处理等环节。第三条本制度下列术语定义如下：（一）化妆品专项管理：指公司围绕化妆品质量安全、合规经营、风险防控等核心领域，通过制度建设、流程优化、风险识别、监督考核等手段，实现全过程规范管控的活动。（二）专项风险：指在化妆品生产经营活动中可能引发产品质量问题、安全事件、法律纠纷或声誉损害的不确定性因素，如原料风险、生产过程风险、标签标识风险等。（三）合规：指公司及员工在化妆品业务活动中严格遵守国家法律法规、行业标准及企业内部规章制度，确保经营行为合法合规。（四）风险分级管控：指根据风险发生的可能性及影响程度，将风险划分为重大、较大、一般等级，并实施差异化管控措施的管理方法。第四条化妆品专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保专项管理覆盖所有业务环节和岗位，不留管控盲区；（二）责任到人：明确各级管理及执行主体的职责，实现责任闭环；（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处理高风险领域；（四）持续改进：定期评估专项管理有效性，优化管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对化妆品专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导对专项管理工作负直接责任，统筹协调并督促落实。第六条设立化妆品专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员，主要履行以下职能：（一）统筹规划化妆品专项管理工作，制定年度管理计划；（二）决策审批重大风险处置方案及专项管理资源配置；（三）监督评价专项管理成效，协调跨部门重大问题。第七条设立专项管理办公室（以下简称“办公室”），由质量管理部牵头，联合采购部、生产部、销售部、法务部等部门组建，主要职责包括：（一）负责专项管理制度建设及修订；（二）组织开展风险识别、评估及预警；（三）监督考核各部门专项管理落实情况；（四）组织专项培训及合规宣贯。第八条牵头部门（质量管理部）职责：（一）主导专项管理制度体系建设及流程优化；（二）统筹开展全周期风险排查及合规审查；（三）牵头组织专项管理考核及改进工作。第九条专责部门（采购部、生产部、法务部）职责：（一）采购部：负责供应商资质审核、采购合同合规审查；（二）生产部：负责生产过程控制、产品检验放行管理；（三）法务部：负责合规风险法律支持及纠纷处置。第十条业务部门/下属单位职责：（一）采购部下属采购团队：落实供应商尽职调查要求，严禁未经审核采购高风险原料；（二）生产部下属车间：严格执行生产SOP，禁止违规混用或更改工艺参数；（三）销售部及经销商：确保产品标签标识合规，严禁虚假宣传或违规渠道推广。第十一条基层执行岗责任：（一）岗位职责须签署合规承诺书，明确违规后果；（二）发现异常情况或潜在风险，须第一时间向主管及办公室报告；（三）不得实施任何违反本制度或国家法规的行为。第三章专项管理重点内容与要求第十二条原料采购管理：（一）合规标准：供应商必须具备合法资质，提供完整批签发证明；建立供应商准入清单及动态管理机制；（二）禁止行为：严禁采购无合法来源或过期原料；禁止为谋取私利选择不合格供应商；（三）重点防控：原料储存环境风险、交叉污染风险及资质过期风险。第十三条生产过程控制：（一）合规标准：严格执行生产SOP，落实首件检验、过程巡检制度；实施生产环境清洁度监控；（二）禁止行为：严禁擅自更改配方或工艺参数；禁止生产记录造假或缺失；（三）重点防控：微生物污染风险、混料风险及设备维护不当风险。第十四条产品检验放行：（一）合规标准：产品须经检验合格方可放行，检验报告须与实际产品一致；建立不合格品隔离及处置机制；（二）禁止行为：严禁伪造检验数据或出具虚假报告；禁止对不合格产品违规放行；（三）重点防控：检验人员操作失误风险、报告造假风险及检验设备校准不当风险。第十五条标签标识管理：（一）合规标准：产品标签须符合国家标准，明确成分、执行标准、生产日期等关键信息；建立标签审核制度；（二）禁止行为：严禁使用夸大或虚假宣传用语；禁止违规篡改标签信息；（三）重点防控：标签信息错误风险、违规宣传风险及语言表述歧义风险。第十六条销售渠道管控：（一）合规标准：经销商必须经审核备案，禁止违规渠道推广；落实产品流向追溯制度；（二）禁止行为：严禁向无资质经销商供货；禁止虚假宣传或违规承诺功效；（三）重点防控：渠道乱象风险、虚假宣传风险及产品流向失控风险。第十七条客户投诉处理：（一）合规标准：建立客户投诉快速响应机制，7日内初步反馈，30日内完成调查；落实投诉信息台账管理；（二）禁止行为：严禁对客户投诉隐瞒不报或拖延处理；禁止违规承诺或误导客户；（三）重点防控：投诉信息漏报风险、处置不当引发纠纷风险及二次损害风险。第十八条体系认证管理：（一）合规标准：产品须符合国家认证要求，证书须在有效期内；建立认证证书管理台账；（二）禁止行为：严禁使用过期或无效认证证书；禁止伪造认证标志；（三）重点防控：认证失效风险、证书管理混乱风险及认证标准变更风险。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）办公室每年至少开展一次制度符合性评估，根据法规变化、业务调整及时修订；（二）遇重大法规修订或监管要求，须30日内完成制度修订并发布；（三）修订后的制度须组织全员培训，确保执行到位。第二十条风险识别预警机制：（一）办公室每季度组织专项风险排查，形成风险清单并分级管理；（二）重大风险须在5个工作日内制定应对方案，并报领导小组审批；（三）建立风险预警发布制度，通过邮件、公告等形式向全员通报。第二十一条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入业务流程，包括采购合同签订、产品放行、渠道备案等关键节点；（二）未经合规审查的业务活动，一律不得实施；审查不合格的须整改后重新提交；（三）审查结果须存档备查，并作为绩效考核依据。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报办公室备案；（二）重大风险由领导小组牵头，联合相关部门制定专项处置方案，并启动应急预案；（三）风险处置过程中须明确责任分工、时间节点及协同要求，并按进度上报处置情况。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于：违反原料采购规定、生产过程控制要求、标签标识规范等；（二）处罚标准：一般违规给予警告或罚款，重大违规解除劳动合同或移交司法机关；（三）责任追究须依据证据链，确保公平公正，并通报全员以示警示。第二十四条评估改进机制：（一）办公室每年末开展专项管理成效评估，包括制度覆盖率、风险控制率等指标；（二）评估结果须形成报告，报领导小组审议，并作为次年管理重点；（三）针对评估发现的问题，须制定整改计划并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导干部须在月度会议上汇报专项管理推进情况；（二）领导小组每半年召开一次会议，研究解决重大问题；（三）办公室须配备专职人员，保障专项管理工作顺利开展。第二十六条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，权重不低于20%；（二）连续三年考核优秀的部门，予以专项奖励；考核不合格的，取消评优资格；（三）员工违规行为须与绩效考核挂钩，严禁包庇纵容。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层须接受合规履职培训，每年不少于8学时；（二）一线员工须接受岗位操作规范培训，每半年考核一次；（三）通过内刊、宣传栏等形式，定期发布合规案例及警示教育内容。第二十八条信息化支撑：（一）开发化妆品专项管理信息系统，实现供应商管理、生产过程监控、风险预警等功能；（二）通过系统自动采集数据，减少人工干预，提高管控效率；（三）建立数据备份机制，确保系统安全稳定运行。第二十九条文化建设：（一）发布《化妆品专项合规手册》，作为员工行为准则；（二）每年6月开展合规宣誓活动，签订合规承诺书；（三）设立合规举报箱及热线，鼓励员工监督违规行为。第三十条报告制度：（一）风险事件须在2小时内上报至办公室，24