化妆品进货记录制度

化妆品进货记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《化妆品监督管理条例》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时参照集团母公司关于供应链风险防控及合规管理的统一要求，结合公司化妆品业务特性及内部管理需求，旨在规范进货环节的全程管控，防控产品安全、质量及供应链风险，保障消费者权益，维护企业声誉。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖化妆品采购申请、供应商选择、合同签订、物流运输、入库检验、信息记录等全流程业务场景，包括但不限于采购部、质检部、仓储部、财务部及各销售单位。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”：指针对化妆品进货环节设立的全流程风险防控与合规管理体系，包括供应商管理、产品溯源、质量检验、记录存档等专项措施。（二）“XX风险”：指在进货过程中可能出现的合规、质量、安全、财务等风险事件，如供应商资质不符、产品存在缺陷、采购流程不规范、数据泄露等。（三）“XX合规”：指进货活动严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保采购行为的合法性、合规性与道德性。第四条化妆品进货专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：覆盖进货业务全流程及所有参与部门，确保无死角管控。（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理职责与操作权限，避免责任推诿。（三）风险导向：聚焦高风险环节与重点领域，优先配置管控资源。（四）持续改进：定期评估管理效果，根据业务变化与风险动态优化制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司化妆品进货专项管理的第一责任人，对专项管理制度的有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核与跨部门协调。第六条公司设立化妆品进货专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由分管领导担任组长，成员包括采购部、质检部、法务部、仓储部、财务部等相关部门负责人。领导小组统筹协调专项管理工作的组织实施，对重大风险事项作出决策审批，并定期开展监督评价。第七条各部门职责划分如下：（一）牵头部门（采购部）：负责统筹专项管理制度建设，组织开展供应商尽职调查，审核采购合同合规性，监督进货记录的完整性与准确性，并组织开展培训宣贯。（二）专责部门（质检部、法务部）：分别负责进货产品的质量检验审核与法律合规审查，优化相关流程，参与风险处置，并出具业务合规建议。（三）业务部门/下属单位（销售单位、仓储部）：落实进货业务的具体要求，执行供应商准入标准，开展日常质量自查，并按要求上报风险事件。第八条基层执行岗（采购专员、质检员、仓管员等）需履行以下合规操作责任：（一）严格遵守进货操作规程，确保记录真实、完整、可追溯。（二）发现异常情况（如供应商资质缺失、产品标签不符等）须立即上报，并暂停进货操作直至问题解决。（三）签署岗位合规承诺书，对个人操作行为的合规性负责。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购部须对潜在供应商实施严格筛选，包括但不限于资质审核（营业执照、生产许可、体系认证等）、历史合作评估、实地考察、产品检测报告验证，建立合格供应商名录并动态更新。严禁向无证或存在不良记录的供应商采购。第十条采购流程规范：所有化妆品采购必须通过公司采购系统发起，流程包括需求申请、供应商选择、比价评审、合同签订、订单下达。严禁未经审批直接采购或超权限操作，禁止以任何形式规避招标程序。第十一条合同签订要求：采购合同须明确产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、违约责任等条款，并由法务部审核合规性。合同存档需符合档案管理要求，电子合同需加密存储。第十二条物流运输管控：选择具备危险化学品运输资质的承运商，运输过程须确保温湿度符合产品要求，全程跟踪货物状态，并留存运输凭证。严禁使用未经授权的物流渠道。第十三条入库检验标准：质检部依据国家标准及企业内控标准对到货产品进行抽检或全检，重点核查产品标签、成分、批号、生产日期等，检验合格后方可入库，不合格产品须隔离存放并按程序处置。第十四条进货记录管理：采购部、仓储部需分别建立进货台账，记录供应商名称、产品型号、数量、批次、检验结果、入库时间等信息，确保数据可追溯。电子记录需定期备份，纸质记录需归档保存三年。第十五条供应商动态管理：采购部每季度对合格供应商进行绩效评估，根据评估结果调整名录，对连续两次考核不合格的供应商予以淘汰。重大供应商变更须报领导小组审批。第十六条异常处理机制：发现产品存在质量隐患或合规风险时，相关责任部门须立即启动应急处置程序，包括暂停进货、追溯源头、上报领导小组，并按程序召回问题产品。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新：采购部每年结合法规变化、业务调整及风险案例，修订进货记录制度，修订方案经领导小组审议后发布实施。第十八条风险识别预警：各部门每月开展专项风险排查，汇总后提交领导小组，对高风险项发布预警通知并制定整改计划。第十九条合规审查机制：采购申请、合同签订、入库检验等关键环节需经专责部门审核，未经合规审查的业务不得实施。建立“一票否决”制度，对违规操作坚决叫停。第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险须由领导小组牵头成立专项小组，明确应急流程、责任分工及上报路径。第二十一条责任追究机制：对违反本制度的行为，根据情节严重程度采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评、取消评优资格；（二）一般违规：绩效考核扣分、岗位调整；（三）重大违规：纪律处分、解除劳动合同，并追究连带责任。第二十二条评估改进机制：每年由领导小组组织对专项管理体系运行情况开展评估，形成评估报告并提出优化建议，持续完善制度。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导须明确对专项管理的推进责任，定期召开协调会解决跨部门问题，确保制度有效落地。第二十四条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩。对突出贡献的员工给予专项奖励。第二十五条培训宣传机制：人力资源部联合采购部、质检部等开展分层级培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训，并定期发布合规知识手册。第二十六条信息化支撑：通过ERP系统实现采购申请、供应商管理、进货记录、质检数据的自动化流转与实时监控，确保数据一致性与可追溯性。第二十七条文化建设：制作专项合规手册，在办公区张贴合规海报，组织全员签署合规承诺书，营造“人人重合规”的内部氛围。第二十八条报告制度：各部门须按月度报送风险事件清单、整改情况报告，领导小组每年汇