化妆品销售制度

化妆品销售制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《化妆品监督管理条例》等相关法律法规，结合行业监管要求及公司母公司关于风险防控、合规经营的管理规定，同时响应公司内部优化管理流程、提升运营效率的内部需求而制定。旨在明确化妆品销售全流程的合规标准、管理职责与运行机制，防范销售环节中的违规行为与潜在风险，保障公司合法权益，维护市场秩序与消费者权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖化妆品销售业务覆盖的采购、生产、仓储、物流、营销、渠道管理、客户服务、售后支持等所有场景。各部门及员工应严格遵照本制度履行职责，确保化妆品销售活动的合法合规。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“化妆品专项管理”指公司针对化妆品销售领域开展的系统性合规管理活动，包括但不限于业务流程规范、风险识别与防控、合规审查与监督、违规行为处置等。其外延涵盖从供应商选择至终端消费的全链路管控。（二）“化妆品专项风险”指在化妆品销售过程中可能引发法律纠纷、经济损失、声誉损害或监管处罚的潜在问题，例如违规宣传、渠道冲突、供应链不合规、消费者投诉处理不当等。（三）“化妆品合规”指化妆品销售活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务行为合法、透明、公平，无任何违法违规情形。第四条化妆品专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则。管理范围应覆盖所有化妆品销售业务场景与环节，不留监管盲区。（二）责任到人原则。明确各层级、各部门及岗位的专项管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则。聚焦高风险环节与重点领域，优先配置资源开展风险防控。（四）持续改进原则。定期评估管理有效性，根据内外部变化动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司化妆品专项管理负总责，对专项管理工作的最终效果承担领导责任；分管相关负责人为直接责任人，负责统筹推进、监督落实专项管理工作。第六条设立化妆品专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及关键业务部门代表。领导小组负责统筹协调专项管理工作，审批重大风险处置方案，监督评价制度执行成效，每月召开例会研究解决重点问题。第七条化妆品专项管理领导小组履行以下职能：（一）制定与修订公司化妆品专项管理制度；（二）统筹开展全公司范围的专项风险排查与评估；（三）审批重大违规事件的处置方案与处罚决定；（四）监督专项管理责任落实情况，定期发布管理报告。第八条牵头部门（如质量管理部）作为化妆品专项管理的归口部门，负责：（一）牵头制定与完善专项管理制度体系；（二）组织开展专项风险识别与评估，编制风险清单；（三）监督各部门制度执行情况，组织专项检查与考核；（四）统筹开展合规培训与宣贯，提升全员合规意识。第九条专责部门（如法务部、市场部）作为专项管理的支撑部门，负责：（一）法务部负责提供法律合规支持，审核业务合同与宣传材料，参与重大违规事件处置；（二）市场部负责优化营销渠道管理，规范广告宣传行为，监督促销活动合规性。第十条业务部门及下属单位作为专项管理的执行主体，负责：（一）化妆品采购部门需严格审查供应商资质，建立合格供应商名录，禁止采购无证或资质不全产品；（二）销售部门需规范渠道管理，禁止窜货、低价倾销等违规行为，及时上报异常销售情况；（三）客户服务部门需规范处理消费者投诉，确保售后服务合规，禁止私自承诺或违规操作。第十一条基层执行岗员工应履行以下合规责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确自身在专项管理中的职责；（二）严格执行业务操作规程，拒绝执行违规指令；（三）主动上报发现的风险隐患或违规行为，并及时向直接上级反映。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商管理供应商准入需严格审查其生产资质、产品质量、社会责任等，建立动态管理机制，定期复核资质有效性。禁止与存在违规记录的供应商合作，严禁利益输送。第十三条产品采购采购流程应遵循比价、招标或集中采购制度，确保价格合理、来源可靠。采购合同需明确产品型号、数量、价格、交货期等关键条款，签订前需经法务审核。第十四条渠道管理（一）禁止未经授权的多级分销，各级渠道层级与价格体系须报备审批；（二）禁止窜货行为，各区域市场不得跨区域销售；（三）禁止以返利、贿赂等不正当方式拓展渠道。第十五条营销宣传（一）广告宣传须符合《广告法》及行业规范，禁止虚假宣传或夸大功效；（二）产品功效宣传需以备案信息为准，禁止使用绝对化用语如“最”“第一”；（三）促销活动需提前审批，明确规则与限制条件，禁止价格欺诈。第十六条合同签订（一）销售合同需明确双方权利义务，包括违约责任、争议解决方式等；（二）委托代理合同需明确代理权限、区域限制，禁止越权代理；（三）合同签订前需由法务部门审核，确保条款合法合规。第十七条客户服务（一）建立客户投诉处理流程，48小时内响应，7个工作日内解决；（二）禁止泄露客户信息，禁止私自承诺超出公司权限的服务；（三）重大投诉需上报领导小组协调处理，并复盘流程漏洞。第十八条产品溯源（一）建立产品全流程溯源体系，确保产品从入库到销售的每一个环节可追溯；（二）禁止伪造产品信息，溯源数据需真实准确，定期抽查验证。第十九条特殊产品管控（一）进口化妆品需确保资质齐全，符合进口要求；（二）特殊用途化妆品需严格执行备案制度，禁止违规销售。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新（一）牵头部门每年第一季度评估法规变化及业务调整对制度的影響；（二）根据评估结果修订制度，修订后需经领导小组审批，并组织全员培训。第二十一条风险识别预警（一）每月组织跨部门风险排查，重点审查供应商资质、渠道冲突、消费者投诉等；（二）风险按等级划分（一般、重大），重大风险需立即上报领导小组，并发布预警通知。第二十二条合规审查（一）将专项审查嵌入业务流程，采购、营销、渠道等环节需经合规审核后方可实施；（二）设置“未经审查不得实施”的硬性要求，违规操作需暂停业务直至整改到位。第二十三条风险应对（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需领导小组牵头协调；（二）制定应急预案，明确责任分工、处置流程及上报要求；（三）风险处置完毕后需上报处置报告，并开展复盘总结。第二十四条责任追究（一）违规情形分为一般违规（如宣传用语不规范）与重大违规（如销售无证产品）；（二）处罚标准：一般违规通报批评，重大违规解除劳动合同或移交司法机关；（三）处罚与绩效考核挂钩，禁止包庇纵容违规行为。第二十五条评估改进（一）每年12月开展专项管理有效性评估，指标包括合规率、风险处置效率等；（二）评估结果用于优化制度流程，编制改进计划，并纳入绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障（一）各级领导干部需定期学习专项管理制度，确保履职合规；（二）牵头部门设立专项管理办公室，负责日常协调与执行监督。第二十七条考核激励（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于10%；（二）对合规表现突出的部门或个人予以奖励，对违规主体实行一票否决。第二十八条培训宣传（一）管理层需接受合规履职培训，考核合格后方可任职；（二）一线员工需每年参与合规培训，考试合格方可上岗；（三）定期发布合规手册，覆盖重点业务场景的操作指南。第二十九条信息化支撑（一）开发专项管理信息系统，实现供应商资质电子化存档、风险实时监控；（二）通过系统自动触发合规审查节点，减少人工操作误差。第三十条文化建设（一）发布公司合规宣言，明确合规价值观；（二）签订全员合规承诺书，强化责任意识；（三）设立合规举报热线，鼓励员工监督违规行为。第三十一条报告制度（一）风险事件上报时限：一般风险24小时内，重大风险立即上报