采购屏风管理制度

采购屏风管理制度一、

采购屏风管理制度旨在规范屏风采购流程，确保采购工作的合法性、合规性、经济性和效率性，明确采购职责，控制采购风险，提升采购质量，满足公司办公需求。本制度适用于公司所有部门及人员涉及屏风的采购活动。

屏风作为一种办公家具，其采购需遵循以下基本原则：

1.**需求导向原则**：采购活动应基于实际办公需求，确保屏风的功能性与实用性。

2.**公开透明原则**：采购过程公开、公平、公正，接受内部监督。

3.**经济合理原则**：在满足质量要求的前提下，选择性价比最优的供应商及产品。

4.**合规性原则**：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。

采购屏风应遵循以下流程：

1.**需求提出**：各需求部门填写《屏风采购申请表》，明确采购数量、规格、用途及预算。

2.**审批流程**：申请表经部门负责人签字后，提交至行政部审核，涉及金额较大的采购需经财务部及管理层审批。

3.**供应商选择**：行政部根据需求清单，通过招标、比价或询价方式选择合格供应商。供应商需具备合法资质，提供产品合格证及售后服务承诺。

4.**合同签订**：确定供应商后，行政部与供应商签订采购合同，明确交货时间、验收标准、付款方式等条款。

5.**到货验收**：屏风到货后，行政部会同需求部门共同验收，检查数量、规格、质量是否与合同一致，验收合格后方可入库或投入使用。

6.**付款结算**：验收完成后，行政部提交付款申请，财务部审核无误后按合同约定支付货款。

为控制采购风险，行政部需建立供应商管理制度，定期评估供应商履约能力，淘汰不合格供应商。同时，屏风采购需符合公司固定资产管理规定，纳入资产台账，定期盘点，确保账实相符。

屏风的采购成本包括采购价格、运输费用、安装费用及维护费用，行政部需进行全生命周期成本分析，选择综合成本最低的采购方案。对于定制屏风，需严格审核设计方案，避免浪费。

行政部负责屏风采购的归档管理，所有采购文件包括申请表、合同、验收单等均需存档备查，保存期限为三年。通过严格执行本制度，确保屏风采购工作规范化、标准化，为公司办公环境提供保障。

二、

屏风采购申请与审批管理

屏风采购的起点是需求提出，需求部门应根据实际办公布局调整、人员变动或设备增设等情况，提出屏风的采购申请。申请过程需遵循规范化流程，确保每一项采购都基于实际需求，避免资源浪费。

1.需求提出与说明

需求部门在提出采购申请时，需详细说明屏风的具体用途、使用地点、数量、规格要求以及期望的交付时间。例如，如果是用于会议室，需说明屏风是否需要具备隔音、旋转等功能；如果是用于办公区域，需说明屏风的高度、款式以及是否需要与其他办公家具协调。此外，需求部门还需提供相关图纸或示意图，以便行政部更准确地理解需求。

2.申请表填写与提交

需求部门填写《屏风采购申请表》，表中需包含以下内容：部门名称、申请日期、采购目的、屏风数量、规格型号、预算金额、期望交付时间等。申请表需由部门负责人签字确认，以表明对该采购需求的认可。对于涉及金额较大的采购，部门负责人还需在申请表中注明申请理由，并提供相关佐证材料，如会议室使用规划、办公区域布局调整方案等。

3.审批流程

申请表提交至行政部后，行政部需进行初步审核，检查申请表内容的完整性和合理性。审核通过后，行政部将申请表转交财务部进行预算审核。财务部根据公司财务制度，审核采购预算是否符合公司规定，金额是否合理。若预算审核通过，财务部将申请表转交管理层进行最终审批。管理层需综合考虑采购的必要性、预算情况以及公司整体战略，决定是否批准采购申请。

4.审批权限

不同金额的采购申请，其审批权限有所不同。一般而言，金额在万元以下的采购申请，由行政部负责人审批即可；金额在万元至十万元的采购申请，需由分管行政的副总裁审批；金额超过十万元的采购申请，需由公司总经理审批。特殊情况下，即使金额低于万元，若采购项目涉及重大投资或对公司运营有较大影响，也需经管理层审批。

5.审批结果反馈

审批完成后，行政部将审批结果反馈给需求部门。若审批通过，行政部将通知需求部门准备后续采购工作；若审批不通过，行政部需向需求部门说明原因，并建议调整采购方案或寻找替代方案。需求部门根据审批结果，决定是否调整采购计划或重新提交申请。

6.申请表归档

所有审批通过的《屏风采购申请表》均需归档保存，行政部指定专人负责档案管理。归档的申请表需按照时间顺序排列，并标注清楚申请部门、申请日期、审批结果等信息。档案保存期限为三年，期满后按规定销毁。通过规范的申请与审批管理，确保每一项屏风采购都经过严格把关，避免不必要的资源浪费。

三、

屏风采购供应商选择与管理

屏风采购的质量和成本很大程度上取决于供应商的选择。因此，建立科学、规范的供应商选择与管理机制，对于保障采购效果至关重要。行政部需负责供应商的筛选、评估和管理，确保所选供应商能够提供符合要求的屏风产品及服务。

1.供应商信息收集与初筛

行政部通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于行业目录、网络平台、行业协会推荐以及现有合作供应商的推荐。收集到的供应商信息需包含公司名称、联系方式、经营资质、主要产品、市场口碑等。行政部对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除资质不全、信誉不佳或规模过小的供应商，形成初步供应商名录。

2.供应商评估标准

对初步筛选后的供应商，行政部需制定评估标准，从多个维度进行综合评估。评估标准包括：

a.**资质与信誉**：供应商需具备合法的经营资质，如营业执照、生产许可证等，且在市场上有良好的信誉记录。行政部可通过查询企业信用信息公示系统、行业评价网站等方式，了解供应商的信誉情况。

b.**产品质量**：供应商提供的产品需符合国家相关标准，且具有良好的耐用性和美观性。行政部可通过查看供应商提供的产品样品、检测报告等方式，评估产品质量。

c.**价格竞争力**：供应商需提供具有竞争力的价格，且报价合理、透明。行政部需对多家供应商的报价进行比较，选择性价比最高的供应商。

d.**服务能力**：供应商需具备较强的服务能力，包括产品设计、生产定制、运输安装、售后服务等。行政部可通过与供应商沟通，了解其服务流程和承诺，评估其服务能力。

e.**交付能力**：供应商需具备按时交付产品的能力，且交付流程规范、高效。行政部需了解供应商的生产规模、生产能力以及物流配送能力，评估其交付能力。

3.供应商评估方法

行政部采用多种方法对供应商进行评估，包括但不限于：

a.**资料审核**：要求供应商提供相关资质证明、产品检测报告、客户评价等资料，进行审核。

b.**样品测试**：邀请供应商提供样品，进行实际测试，评估产品质量。

c.**报价比较**：向多家供应商进行询价，比较报价，选择性价比最高的供应商。

d.**实地考察**：对候选供应商进行实地考察，了解其生产环境、生产能力、管理水平等。

e.**专家评审**：邀请行业专家参与评估，从专业角度对供应商进行评价。

4.供应商选择与确定

根据评估结果，行政部选择综合评分最高的供应商作为合作供应商。选择结果需报管理层审批，确保选择的供应商符合公司要求。审批通过后，行政部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

5.供应商管理

供应商管理是一个持续的过程，行政部需对供应商进行定期管理，以确保其持续提供优质的产品和服务。具体措施包括：

a.**绩效评估**：定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括产品质量、交付及时性、服务态度等。评估结果作为供应商管理的重要依据。

b.**沟通协调**：与供应商保持良好的沟通，及时解决采购过程中出现的问题。

c.**关系维护**：与供应商建立长期稳定的合作关系，共同提升产品和服务质量。

d.**动态调整**：根据市场变化和公司需求，对供应商名录进行动态调整，淘汰不合格供应商，引入优秀供应商。

通过规范的供应商选择与管理，行政部能够确保屏风采购的质量和效率，为公司提供优质的屏风产品及服务。

四、

屏风采购合同签订与执行监督

屏风采购合同是明确采购双方权利义务的法律文件，其签订与执行过程需严谨规范，以确保采购活动顺利进行，并有效防范法律风险。行政部作为合同签订的主体，需严格按照公司合同管理制度，履行合同签订与执行监督职责。

1.合同条款制定

在确定供应商后，行政部需根据采购申请、供应商报价以及公司相关制度，制定屏风采购合同。合同条款需全面、具体，明确双方的权利义务，主要包括以下内容：

a.**合同主体**：明确采购方（公司名称、地址、联系方式）和供应方（供应商名称、地址、联系方式）。

b.**采购标的**：详细描述屏风的规格、型号、数量、颜色、材质、设计要求等。例如，屏风的高度、宽度、材质是木质还是金属，颜色是原木色还是其他颜色，是否有特殊设计要求等。

c.**价格与支付方式**：明确屏风的单价、总价、支付方式（如分期付款、验收后付款等）、付款时间节点。例如，可以规定30%的预付款在合同签订后支付，70%的尾款在屏风验收合格后支付。

d.**交货时间与地点**：明确屏风的交付时间、交付地点、运输方式、运输费用承担方。例如，规定供应商需在合同签订后XX天内将屏风运输至公司指定地点，运输费用由供应商承担。

e.**验收标准与程序**：明确屏风的验收标准、验收程序、验收时间。验收标准可参考国家相关标准、公司制定的技术规范或双方约定。例如，规定屏风到达后，行政部会同需求部门在XX时间内进行验收，验收内容包括数量、规格、质量等。

f.**违约责任**：明确双方违约责任，包括延迟交货、产品质量不合格、付款延迟等情形的处理方式。例如，规定供应商延迟交货超过XX天，需承担违约金；屏风质量不合格，供应商需负责免费维修或更换。

g.**争议解决方式**：明确合同争议的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼。

h.**合同生效条件**：明确合同生效的条件，如双方签字盖章、款项支付等。

2.合同审核

合同条款制定完成后，行政部需组织相关部门对合同进行审核。审核部门包括行政部、法务部、财务部等。审核内容主要包括：

a.**合规性审核**：法务部审核合同条款是否符合国家法律法规及公司内部制度。

b.**财务审核**：财务部审核合同金额、支付方式、付款时间等是否符合公司财务制度。

c.**技术审核**：行政部或技术部门审核屏风的规格、质量等是否符合采购需求。

审核部门提出审核意见，行政部根据审核意见修改完善合同条款，直至所有部门审核通过。

3.合同签订

合同审核通过后，行政部与供应商进行合同签订。签订时，双方需仔细阅读合同条款，确保理解一致，并签字盖章。合同签订完成后，双方各执一份，行政部将合同归档保存。

4.合同执行监督

合同签订后，行政部需对合同执行情况进行监督，确保供应商履行合同义务。监督内容主要包括：

a.**交货监督**：行政部需监督供应商按时、按质、按量交付屏风。如有延迟交货或交付不合格产品的情况，行政部需及时与供应商沟通，要求其限期整改。

b.**质量监督**：屏风交付后，行政部需会同需求部门进行验收，检查屏风的数量、规格、质量是否与合同一致。如有质量问题，行政部需要求供应商负责维修或更换。

c.**付款监督**：财务部需根据合同约定，按时支付货款。如有延迟付款的情况，财务部需及时与供应商沟通，说明原因并商定付款时间。

d.**争议处理监督**：如发生合同争议，行政部需协助双方进行协商或调解。协商不成的，行政部需根据合同约定，选择仲裁或诉讼方式解决争议。

通过规范的合同签订与执行监督，行政部能够确保屏风采购合同的顺利履行，保障公司权益，并维护良好的合作关系。

五、

屏风采购验收与入库管理

屏风采购验收是确保采购质量的关键环节，也是将采购活动与公司日常运营连接起来的重要桥梁。行政部需制定规范的验收流程与标准，确保每一批屏风都能达到采购要求，并顺利入库管理，为后续的投入使用奠定基础。

1.验收准备

屏风到货前，行政部需做好验收准备工作。首先，根据采购合同，明确屏风的预期到货时间、数量、规格、质量标准等信息。其次，行政部需提前通知需求部门，告知屏风即将到货，并协调需求部门参与验收。对于定制屏风，还需对照设计方案或样品进行验收。此外，行政部需准备验收所需的工具和记录表格，如卷尺、水平仪、验收单等，确保验收工作顺利进行。

2.验收组织与人员

屏风到货后，行政部需组织验收工作。验收人员通常包括行政部人员、需求部门人员以及必要时邀请的第三方检测机构人员。行政部人员负责主持验收工作，并记录验收过程；需求部门人员熟悉屏风的使用需求，能够从实际使用角度评估屏风的质量和适用性；第三方检测机构人员具备专业知识和设备，能够对屏风进行客观、专业的检测。通过多方参与，确保验收结果的准确性和公正性。

3.验收标准与程序

屏风验收需依据采购合同、国家相关标准以及公司制定的技术规范进行。验收标准主要包括：

a.**数量验收**：核对屏风的实际数量是否与合同约定的数量一致，是否存在缺货或多余的情况。

b.**规格验收**：检查屏风的高度、宽度、厚度等尺寸是否与合同约定的规格相符。

c.**质量验收**：检查屏风的材质、工艺、外观、功能等是否符合合同约定的质量标准。例如，木质屏风需检查木材的材质是否均匀、表面是否光滑、油漆是否均匀、连接是否牢固；金属屏风需检查金属的材质、表面处理、焊接质量等。对于定制屏风，还需检查其设计是否与合同约定一致，是否存在偏差。

d.**包装验收**：检查屏风的包装是否完好，是否存在破损、变形等情况，确保屏风在运输过程中没有损坏。

验收程序通常包括以下步骤：

a.**到货核对**：屏风到货后，验收人员首先核对运输单据，确认屏风的型号、数量等信息是否与订单一致。

b.**外观检查**：验收人员对外观进行检查，查看屏风是否存在明显的损坏、变形、污渍等情况。

c.**尺寸测量**：验收人员使用卷尺等工具测量屏风的尺寸，确认其是否符合合同约定的规格。

d.**质量检测**：对于需要专业检测的项目，验收人员邀请第三方检测机构人员进行检测，并记录检测结果。

e.**功能测试**：对于带有旋转、折叠等功能的屏风，验收人员进行功能测试，确认其功能是否正常。

f.**验收记录**：验收人员将验收结果记录在验收单上，包括验收时间、验收人员、验收项目、验收标准、验收结果等。如有不合格项目，需记录不合格的具体情况及处理意见。

4.验收结果处理

验收结束后，验收人员根据验收结果进行处理：

a.**验收合格**：若屏风验收合格，验收人员签署验收单，并通知仓库进行入库。

b.**验收不合格**：若屏风验收不合格，验收人员需记录不合格的具体情况，并通知供应商进行整改。供应商需在规定时间内进行维修或更换，直至屏风符合验收标准。整改后的屏风需重新进行验收，直至验收合格。

5.入库管理

屏风验收合格后，行政部需将其送入仓库进行入库管理。入库时，需进行以下操作：

a.**信息登记**：仓库人员根据验收单，在入库单上登记屏风的型号、数量、规格、到货时间等信息。

b.**分类存放**：根据屏风的大小、材质等因素，将其分类存放，确保存放环境通风、干燥、无阳光直射，避免屏风受潮、变形或褪色。

c.**标识管理**：为每一批屏风贴上标签，标明其型号、数量、入库时间等信息，方便后续查找和管理。

d.**库存管理**：行政部需建立屏风的库存台账，记录屏风的入库、出库、库存等信息，并定期盘点，确保账实相符。如有库存差异，需查明原因并进行处理。

通过规范的验收与入库管理，行政部能够确保屏风的质量，并为其后续的投入使用做好准备，避免因质量问题导致的使用不便或安全隐患。同时，规范的入库管理也有助于公司对屏风的库存进行有效控制，避免资源浪费。

六、

屏风采购档案管理与绩效评估

屏风采购档案是记录采购活动全过程的重要资料，对于后续的查询、审计、追溯以及经验总结具有重要意义。行政部需建立完善的档案管理制度，确保采购档案的完整性、准确性和安全性。同时，行政部还需定期对屏风采购工作进行绩效评估，总结经验教训，持续改进采购工作。

1.档案管理内容

屏风采购档案主要包括以下内容：

a.**采购申请文件**：包括《屏风采购申请表》、需求部门说明、相关图纸或示意图等。这些文件记录了屏风采购的需求来源、用途、规格等信息，是采购活动的起点。

b.**供应商管理文件**：包括供应商信息收集表、供应商评估报告、供应商选择结果、供应商合作协议或合同等。这些文件记录了供应商的选择过程和管理情况，是确保采购质量的重要保障。

c.**采购合同文件**：包括采购合同、合同附件、合同审核意见等。这些文件明确了采购双方的权利义务，是采购活动的法律依据。

d.**验收文件**：包括《屏风验收单》、验收记录、不合格品处理记录等。这些文件记录了屏风的质量状况和验收结果，是判断采购是否成功的重要依据。

e.**入库文件**：包括入库单、库存台账、盘点记录等。这些文件记录了屏风的入库、出库、库存等信息，是管理屏风资产的重要资料。

f.**付款文件**：包括付款申请单、发票、付款凭证等。这些文件记录了屏风采购的付款情况，是财务核算的重要依据。

通过收集和整理这些文件，行政部能够形成一套完整的屏风采购档案，为后续的查询、审计、追溯提供便利。

2.档案管理流程

行政部需制定屏风采购档案的管理流程，确保档案的及时收集、整理、归档和保管。具体流程包括：

a.**档案收集**：在屏风采购的每个环节，相关部门需及时收集相关文件，并移交行政部。行政部需对收集到的文件进行初步整理，确保文件齐全、完整。

b.**档案整理**：行政部根据屏风采购项目，将相关文件进行分类、排序，并编写档案目录。档案目录需注明档案名称、编号、日期、责任部门等信息，方便后续查询。

c.**档案归档**：整理好的档案需及时归档保存。行政部指定专人负责档案保管，确保档案存放环境安全、整洁、有序。

d.**档案保管**：档案保管人员需妥善保管档案，避免档案损坏、丢失或泄密。对于重要档案，还需采取加密、备份等措施，确保档案安全。

e.**档案利用**：需要查询档案时，相关人员需向档案保管人员提出申请，经批准后方可查阅。查阅档案时，需注意保护档案，避免涂改、损坏。

f.**档案销毁**：档案保存期满后，行政部需根据公司档案管理制度，对档案进行销毁。销毁