高校会议报销制度

高校会议报销制度一、高校会议报销制度

（一）总则

高校会议报销制度旨在规范高校会议相关费用的报销流程，确保资金使用的合理性和合规性，提高财务管理效率，防范财务风险。本制度适用于高校内部所有会议活动的费用报销，包括但不限于会议筹备费、会议执行费、会议资料费、会议差旅费等。制度遵循公平、公正、公开、高效的原则，确保各项费用报销的真实性、准确性和及时性。高校应根据国家相关法律法规及财务管理规定，结合学校实际情况，制定具体的会议报销管理办法，并定期进行评估和修订。

（二）适用范围

本制度适用于高校内部所有部门和单位组织的会议活动，包括但不限于学术会议、工作会议、培训会议、座谈会等。会议类型涵盖校内会议、校外会议、线上线下结合会议等。报销范围包括会议场地租赁费、会议设备租赁费、会议资料印刷费、会议餐饮费、会议交通费、会议住宿费、会议专家劳务费等。高校应根据会议性质和规模，明确各项费用的报销标准和审批流程，确保费用使用的合理性和合规性。

（三）费用预算与审批

会议费用预算是会议活动的重要组成部分，高校应建立科学的会议预算管理制度，确保会议费用的合理性和可控性。会议组织部门应在会议筹备阶段编制详细的会议预算，包括会议各项费用的预计支出，并提交财务部门审核。财务部门应根据学校财务管理制度和相关规定，对会议预算进行审核，并提出审核意见。会议预算经学校领导审批后，方可实施。会议组织部门应严格按照批准的预算执行，不得超预算支出。如遇特殊情况需调整预算，应重新履行审批程序。

（四）报销流程

会议费用报销应遵循以下流程：会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费用票据，并填写会议费用报销申请表，附上相关票据和说明材料，提交财务部门审核。财务部门应对报销申请表及相关票据进行审核，核实费用的真实性、准确性和合规性。审核通过后，财务部门应办理报销手续，并将报销款项支付给相关供应商或个人。会议组织部门应妥善保管会议费用票据及相关资料，以备后续审计和检查。

（五）报销标准

高校应根据国家相关法律法规及财务管理规定，结合学校实际情况，制定具体的会议费用报销标准。报销标准应包括会议场地租赁费、会议设备租赁费、会议资料印刷费、会议餐饮费、会议交通费、会议住宿费、会议专家劳务费等。高校应根据会议类型和规模，明确各项费用的报销标准，确保费用使用的合理性和合规性。报销标准应公开透明，并定期进行公示，接受全校师生的监督。

（六）监督管理

高校应建立会议费用报销的监督管理机制，确保费用使用的合理性和合规性。财务部门应定期对会议费用报销情况进行检查，发现问题及时纠正。审计部门应定期对会议费用报销进行审计，确保费用使用的真实性和合规性。高校应建立举报制度，接受全校师生的监督，对违规报销行为严肃处理。高校应定期开展会议费用报销的培训和宣传，提高全校师生的财务管理意识和合规意识。

二、会议费用分类与标准细则

（一）会议场地租赁费

会议场地租赁费是指高校为组织会议而支付的场地租赁费用，包括会议室租赁、报告厅租赁、展览馆租赁等。高校应根据会议规模和需求，选择合适的场地，并签订场地租赁合同。场地租赁费用应根据场地租赁合同及实际使用情况计算，并按照学校财务管理制度规定进行报销。

在实际操作中，会议组织部门应提前联系场地提供方，了解场地租赁费用及相关要求，并比较不同场地提供方的报价，选择性价比最高的场地。会议组织部门应与场地提供方签订场地租赁合同，明确租赁期限、租赁费用、场地使用要求等。会议结束后，会议组织部门应按照场地租赁合同约定，支付场地租赁费用，并取得场地租赁发票。

高校应根据场地类型和规模，制定相应的场地租赁费用报销标准。一般会议室租赁费用可按照实际租赁费用报销，报告厅租赁费用可按照实际租赁费用的一定比例报销，展览馆租赁费用可按照实际租赁费用的80%报销。高校应根据实际情况，制定具体的场地租赁费用报销标准，并定期进行公示。

（二）会议设备租赁费

会议设备租赁费是指高校为组织会议而支付的设备租赁费用，包括投影仪、音响设备、视频设备、灯光设备等。高校应根据会议需求，选择合适的设备，并签订设备租赁合同。设备租赁费用应根据设备租赁合同及实际使用情况计算，并按照学校财务管理制度规定进行报销。

在实际操作中，会议组织部门应提前联系设备提供方，了解设备租赁费用及相关要求，并比较不同设备提供方的报价，选择性价比最高的设备提供方。会议组织部门应与设备提供方签订设备租赁合同，明确租赁期限、租赁费用、设备使用要求等。会议结束后，会议组织部门应按照设备租赁合同约定，支付设备租赁费用，并取得设备租赁发票。

高校应根据设备类型和租赁期限，制定相应的设备租赁费用报销标准。一般设备租赁费用可按照实际租赁费用的一定比例报销，租赁期限较长的设备可按照实际租赁费用的一定比例报销。高校应根据实际情况，制定具体的设备租赁费用报销标准，并定期进行公示。

（三）会议资料印刷费

会议资料印刷费是指高校为组织会议而支付的资料印刷费用，包括会议手册、会议论文集、会议证件等。高校应根据会议需求，设计会议资料，并选择合适的印刷厂进行印刷。资料印刷费用应根据印刷合同及实际印刷数量计算，并按照学校财务管理制度规定进行报销。

在实际操作中，会议组织部门应提前联系印刷厂，了解资料印刷费用及相关要求，并比较不同印刷厂的报价，选择性价比最高的印刷厂。会议组织部门应与印刷厂签订印刷合同，明确印刷数量、印刷费用、印刷质量要求等。会议结束后，会议组织部门应按照印刷合同约定，支付资料印刷费用，并取得资料印刷发票。

高校应根据资料类型和印刷数量，制定相应的资料印刷费用报销标准。一般资料印刷费用可按照实际印刷费用的一定比例报销，印刷数量较大的资料可按照实际印刷费用的80%报销。高校应根据实际情况，制定具体的资料印刷费用报销标准，并定期进行公示。

（四）会议餐饮费

会议餐饮费是指高校为组织会议而支付的代表餐饮费用，包括会议期间的代表用餐、茶歇等。高校应根据会议规模和标准，制定相应的餐饮方案，并按照学校财务管理制度规定进行报销。

在实际操作中，会议组织部门应提前联系餐饮提供方，了解餐饮费用及相关要求，并比较不同餐饮提供方的报价，选择性价比最高的餐饮提供方。会议组织部门应与餐饮提供方签订餐饮合同，明确餐饮标准、餐饮费用、餐饮服务要求等。会议期间，会议组织部门应按照餐饮合同约定，支付餐饮费用，并取得餐饮发票。

高校应根据会议标准和用餐人数，制定相应的餐饮费用报销标准。一般会议餐饮费用可按照实际用餐费用的一定比例报销，会议标准较高的可按照实际用餐费用的80%报销。高校应根据实际情况，制定具体的餐饮费用报销标准，并定期进行公示。

（五）会议交通费

会议交通费是指高校为组织会议而支付的代表交通费用，包括会议期间的代表接送站、会议代表车辆租赁等。高校应根据会议需求，制定相应的交通方案，并按照学校财务管理制度规定进行报销。

在实际操作中，会议组织部门应提前联系交通提供方，了解交通费用及相关要求，并比较不同交通提供方的报价，选择性价比最高的交通提供方。会议组织部门应与交通提供方签订交通合同，明确交通标准、交通费用、交通服务要求等。会议期间，会议组织部门应按照交通合同约定，支付交通费用，并取得交通发票。

高校应根据交通方式和交通距离，制定相应的交通费用报销标准。一般交通费用可按照实际交通费用的一定比例报销，交通距离较远的可按照实际交通费用的80%报销。高校应根据实际情况，制定具体的交通费用报销标准，并定期进行公示。

（六）会议住宿费

会议住宿费是指高校为组织会议而支付的代表住宿费用，包括会议期间的代表住宿费、住宿补贴等。高校应根据会议需求和标准，制定相应的住宿方案，并按照学校财务管理制度规定进行报销。

在实际操作中，会议组织部门应提前联系住宿提供方，了解住宿费用及相关要求，并比较不同住宿提供方的报价，选择性价比最高的住宿提供方。会议组织部门应与住宿提供方签订住宿合同，明确住宿标准、住宿费用、住宿服务要求等。会议期间，会议组织部门应按照住宿合同约定，支付住宿费用，并取得住宿发票。

高校应根据住宿标准和住宿人数，制定相应的住宿费用报销标准。一般住宿费用可按照实际住宿费用的一定比例报销，住宿标准较高的可按照实际住宿费用的80%报销。高校应根据实际情况，制定具体的住宿费用报销标准，并定期进行公示。

（七）会议专家劳务费

会议专家劳务费是指高校为邀请专家参与会议而支付给专家的劳务费用，包括会议报告费、专家咨询费等。高校应根据专家的学术水平和会议贡献，制定相应的专家劳务费标准，并按照学校财务管理制度规定进行报销。

在实际操作中，会议组织部门应提前联系专家，了解专家劳务费要求，并与专家签订劳务费支付协议，明确劳务费标准、支付方式、支付时间等。会议结束后，会议组织部门应按照劳务费支付协议约定，支付专家劳务费，并取得专家签名的劳务费支付凭证。

高校应根据专家类型和会议贡献，制定相应的专家劳务费报销标准。一般专家劳务费用可按照实际劳务费用的一定比例报销，会议贡献较大的可按照实际劳务费用的80%报销。高校应根据实际情况，制定具体的专家劳务费报销标准，并定期进行公示。

三、报销申请与审批流程规范

（一）报销申请材料准备

高校会议费用的报销申请应基于真实、完整的费用支出凭证。会议组织部门在会议结束后，需负责收集所有与会议相关的费用票据，包括但不限于场地租赁发票、设备租赁发票、资料印刷发票、餐饮发票、交通发票、住宿发票、专家劳务费支付凭证等。每张票据均需确保其真实性和合规性，即发票抬头为高校全称，内容与实际支出相符，且符合国家税务规定。会议组织部门还需填写《高校会议费用报销申请表》，该表格应包含会议的基本信息，如会议名称、会议时间、会议地点、参会人数等，以及详细的费用明细，每一项费用需注明费用项目、金额、支付对象等信息。此外，若某些费用支出未能取得正规发票，如小额的茶歇费用，需由会议组织部门提供书面说明，并经财务部门审核确认后方可报销。所有准备好的材料需整理齐全，作为报销的依据。

（二）报销申请提交与审核

《高校会议费用报销申请表》及附件材料准备齐全后，会议组织部门需提交至财务部门进行审核。财务部门在接到报销申请后，首先对申请材料的完整性进行初步检查，确认所有必要材料均已提供。随后，财务人员会逐一核对每项费用的票据，检查其合规性，并对照学校制定的会议费用报销标准，判断各项支出是否合理。审核过程中，若发现票据不合规或费用支出超出标准，财务部门会及时与会议组织部门沟通，要求其补充材料或说明情况。对于金额较大的报销申请，财务部门可能会要求会议组织部门提供更详细的会议预算执行情况说明。财务部门在完成审核后，会出具审核意见，并连同申请材料一同报送给学校分管领导或相关审批权限人进行最终审批。审批人需根据会议的重要程度、费用支出的合理性等因素，决定是否批准报销申请。

（三）审批权限与流程

高校应根据会议费用的大小和性质，设定不同的审批权限。一般小额费用，如几百元以下的费用，可直接由财务部门负责人审批；中等规模的费用，如几千元至几万元的费用，需经学校分管领导审批；而大规模的费用，如几十万元以上的费用，则可能需要经过学校财务委员会或校长办公会审议通过。审批流程应遵循自下而上的原则，即从财务部门逐级上报至学校领导。每一级审批人都需认真履行职责，对报销申请进行严格把关，确保资金使用的合理性和合规性。审批过程中，审批人有权要求会议组织部门提供更详细的信息或补充材料。审批完成后，审批人需在报销申请表上签署审批意见，并注明审批日期。未经审批的报销申请，财务部门有权拒绝办理。

（四）报销款项支付与反馈

报销申请经最终审批通过后，财务部门将根据审批意见，办理报销款项的支付手续。支付方式可根据实际情况选择现金支付或转账支付。若选择现金支付，财务部门需开具现金支票，并要求领款人在支票上签名确认。若选择转账支付，财务部门将直接将款项转账至相关供应商或个人的银行账户，并保留转账凭证。支付完成后，财务部门会将报销款项支付凭证交回会议组织部门，作为其财务记录的补充。同时，财务部门还会将报销申请的相关材料整理归档，以备后续审计和检查。会议组织部门在收到报销款项后，应将报销情况及时反馈给参会代表或相关责任人，确保费用的透明度和公开性。对于报销过程中发现的问题，财务部门应及时向学校相关部门反馈，以便改进和完善会议报销制度。

四、报销监督与内部控制机制

（一）财务部门监督职责

高校财务部门在会议报销管理中扮演着关键的角色，其监督职责贯穿于报销流程的始终。从报销申请的初步接收到最终款项的支付，财务部门需对每一环节进行严格的把关。财务人员应熟悉学校的会议报销制度及相关财务规定，能够准确判断各项费用的合规性和合理性。在审核报销申请时，财务部门不仅要核对票据的真实性和完整性，还要确保费用支出符合学校制定的报销标准。对于不符合规定的报销申请，财务部门有权拒绝办理，并应及时向会议组织部门说明原因。此外，财务部门还需定期对会议费用支出情况进行统计分析，выявляя任何异常或可疑的支出，并深入调查其背后的原因。例如，若某次会议的餐饮费用明显高于同类型会议的平均水平，财务部门应主动与会议组织部门沟通，了解具体情况，必要时可要求其提供更详细的费用明细。通过这种方式，财务部门能够有效地防范财务风险，确保学校资金的安全和有效使用。

（二）审计部门独立审查

为了进一步增强监督力度，高校应设立独立的审计部门，对会议费用的报销进行定期的独立审查。审计部门的审查应具有客观性和公正性，不受其他部门的干扰。审计部门在审查过程中，可采用随机抽样的方式，对已报销的会议费用进行抽查，核实其真实性和合规性。审计人员需仔细查阅报销申请表、费用票据及相关说明材料，并与财务部门的审核记录进行比对，确保信息的一致性。若在审查过程中发现任何问题，如票据伪造、费用虚报等，审计部门应立即进行调查，并采取相应的措施。例如，若发现某次会议的住宿费用存在虚报情况，审计部门应要求会议组织部门退还多余款项，并对相关责任人进行严肃处理。审计部门还需定期向学校领导提交审计报告，汇报会议费用报销的审查情况，并提出改进建议。通过独立的审计监督，能够有效地规范会议费用的报销行为，提高学校财务管理水平。

（三）内部审计与风险评估

高校应建立内部审计机制，定期对会议报销制度的有效性进行评估，并识别潜在的风险点。内部审计可以由学校内部的审计人员执行，也可以委托外部专业的审计机构进行。内部审计的主要目的是检查会议报销制度的执行情况，评估其是否符合学校的管理要求和财务规定。审计人员会查阅会议报销的相关文件和记录，与财务部门和会议组织部门进行访谈，了解制度的实际运行情况。通过内部审计，可以及时发现会议报销制度中存在的漏洞和不足，并提出改进建议。例如，若发现会议预算管理制度执行不到位，导致部分会议费用超支，内部审计应建议学校加强预算管理，完善审批流程。此外，内部审计还需进行风险评估，识别会议报销过程中可能存在的风险，如票据伪造、费用虚报、挪用公款等，并制定相应的防范措施。通过内部审计和风险评估，能够不断完善会议报销制度，降低财务风险，确保学校资金的安全和有效使用。

（四）信息公开与透明度

为了提高会议费用报销的透明度，高校应建立健全信息公开制度，将会议报销的相关信息向全校师生公开。信息公开的内容包括会议报销的标准、审批流程、报销结果等。高校可以通过学校网站、公告栏等渠道，定期公示会议费用报销的详细信息，接受全校师生的监督。例如，学校可以每月发布一份会议费用报销的公报，列出自上个月以来所有会议费用的报销情况，包括会议名称、费用项目、金额、审批人等。通过信息公开，能够增强会议费用报销的透明度，减少不必要的猜疑和误解。同时，信息公开还能起到警示作用，促使会议组织部门和参会代表更加严格遵守会议报销制度，规范费用支出行为。此外，高校还应建立举报制度，接受全校师生对会议费用报销问题的举报，并设立专门的举报电话和邮箱。对于举报的问题，学校应认真调查核实，并及时处理。通过信息公开和举报制度，能够有效地监督会议费用报销行为，维护学校财务纪律。

五、制度执行与违规处理办法

（一）制度培训与宣传

高校应定期组织会议报销制度的培训与宣传，确保学校各部门及员工充分了解并遵守相关规定。培训内容应涵盖会议报销的申请流程、费用标准、报销要求等关键信息，确保参与培训的人员能够准确理解和执行制度。培训方式可以多样化，包括但不限于专题讲座、现场教学、案例分析等。例如，可以邀请财务部门的资深人员对会议报销制度进行详细解读，并通过实际案例讲解报销过程中常见的问题及解决方法。此外，还可以组织角色扮演活动，让参训人员模拟报销流程，加深对制度的理解。宣传方面，高校应利用多种渠道，如学校网站、内部刊物、公告栏等，发布会议报销制度的相关信息，提高制度的知晓率。例如，可以在学校网站上开设专门的财务管理制度专栏，定期更新会议报销制度的内容，并提供在线咨询和答疑服务。通过培训与宣传，能够增强学校各部门及员工对会议报销制度的认识和重视，促进制度的有效执行。

（二）违规行为界定

高校应明确界定会议报销中的违规行为，确保对违规行为的识别和处理具有明确的标准。常见的违规行为包括但不限于虚报费用、伪造票据、超标准报销、不按规定流程报销等。虚报费用是指会议组织部门故意夸大费用支出，以获取更多的报销款项。例如，将正常的会议资料印刷费用虚报为设备租赁费用，以规避更高的报销标准。伪造票据是指会议组织部门伪造或变造发票，以欺骗财务部门获取报销款项。例如，使用伪造的餐饮发票报销会议期间的餐饮费用。超标准报销是指会议组织部门报销的费用超过了学校规定的标准。例如，会议期间的住宿费用超过了学校规定的上限。不按规定流程报销是指会议组织部门未按照学校规定的审批流程进行报销，如绕过财务部门直接向学校领导申请报销。通过明确界定违规行为，能够确保对违规行为的识别和处理具有明确的标准，提高制度的执行力度。

（三）违规处理程序

高校应建立完善的违规处理程序，确保对违规行为的处理公正、透明、及时。当发现违规行为时，首先应由财务部门进行调查核实，确认违规行为的性质和严重程度。调查过程中，财务部门应收集相关证据，如票据、文件、证人证言等，并形成调查报告。调查报告应详细记录违规行为的事实、性质、原因等，并提出处理建议。例如，若发现某次会议的餐饮费用存在虚报情况，财务部门应调查虚报金额、涉及人员等，并建议给予相应的处理措施。调查报告完成后，应报送给学校分管领导或相关审批权限人进行审批。审批人应根据调查报告，结合学校的规章制度，决定对违规行为的处理措施。处理措施可以包括但不限于责令退回违规款项、通报批评、警告、罚款、降职降级等。处理决定应书面通知违规行为人，并告知其有申诉的权利。若违规行为人对处理决定不服，可以向上级部门申诉。通过建立完善的违规处理程序，能够有效地维护会议报销制度的严肃性，提高制度的执行力度。

（四）处罚标准与力度

高校应根据违规行为的性质和严重程度，制定相应的处罚标准，确保对违规行为的处理具有公正性和一致性。处罚标准应明确列出不同违规行为对应的处罚措施，如虚报费用、伪造票据、超标准报销、不按规定流程报销等，分别对应不同的处罚措施。例如，对于虚报费用行为，可以责令退回违规款项，并给予警告或罚款；对于伪造票据行为，可以责令退回违规款项，并给予通报批评或降职降级；对于超标准报销行为，可以责令退回超标准部分的款项，并给予警告或罚款；对于不按规定流程报销行为，可以责令重新办理报销手续，并给予通报批评或警告。处罚力度应与违规行为的严重程度相匹配，确保处罚的公正性和一致性。例如，对于情节轻微的违规行为，可以给予警告或罚款；对于情节严重的违规行为，可以给予通报批评、降职降级等更严厉的处罚。处罚决定应书面通知违规行为人，并告知其有申诉的权利。通过制定明确的处罚标准和力度，能够有效地震慑违规行为，提高制度的执行力度。

（五）持续改进与完善

高校应定期对会议报销制度进行评估和改进，确保制度能够适应学校发展的需要，并不断提高制度的执行效率和效果。评估内容应包括制度的合理性、可行性、执行情况等，评估方式可以采用问卷调查、访谈、座谈会等。例如，可以定期向学校各部门及员工发放问卷调查，了解他们对会议报销制度的满意度和改进建议；可以组织座谈会，邀请财务部门、会议组织部门等相关部门的负责人，共同讨论制度的改进方案。评估完成后，应形成评估报告，并提出改进建议。例如，若评估发现会议报销的标准过高，导致部分会议费用超支，可以建议学校降低报销标准，并制定相应的过渡措施。改进建议应报送给学校领导或相关审批权限人进行审批，并纳入会议报销制度中。通过持续改进和完善，能够不断提高会议报销制度的科学性和有效性，促进学校财务管理的规范化。

六、制度执行效果评估与持续改进

（一）评估指标与方法

高校应建立一套科学合理的评估指标体系，用以衡量会议报销制度的执行效果。评估指标应全面反映制度的各个方面，包括制度的合理性、可行性、执行效率、资金使用效益等。例如，可以设定制度知晓率指标，通过问卷调查等方式了解学校各部门及员工对会议报销制度的了解程度；可以设定报销及时率指标，统计报销申请从提交到支付的平均时间；可以设定费用控制率指标，分析会议费用支出与预算的偏差情况；可以设定违规率指标，统计违规报销事件的发生频率。评估方法可以采用多种形式，包括但不限于问卷调查、访谈、座谈会、数据分析等。例如，可以通过问卷调查了解学校各部门及员工对会议报销制度的满意度和改进建议；可以通过访谈财务部门、会议组织部门等相关部门的负责人，了解制