企业信访信息保密管理规范

企业信访信息保密管理规范一、总则（一）目的与依据为规范企业信访信息的保密管理，维护企业正常运营秩序与合法权益，保障信访人合法权益，防止因信访信息泄露引发不良后果，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于企业内所有涉及信访信息处理、流转、存储、使用及销毁等环节的部门与人员。所称信访信息，包括信访人提交的书面材料、电子邮件、电话录音、来访记录、影像资料，以及企业在信访事项调查、处理、反馈过程中形成的各类记录、报告、意见等。（三）基本原则1.保密优先原则：将保密要求贯穿于信访信息管理全过程，未经批准，任何组织和个人不得擅自泄露信访信息。2.最小知悉范围原则：信访信息的接触、知悉范围应严格控制在为处理信访事项所必需的最小范围内。3.责任明确原则：坚持“谁主管、谁负责，谁经办、谁负责”的原则，明确各环节的保密责任主体。4.依法管理原则：在法律框架内开展信访信息保密管理工作，保障信访人的知情权、申诉权与隐私权。二、保密范围与密级确定（一）保密范围界定信访信息中，涉及以下内容的，均列入保密范围：1.信访人的姓名、身份证号、住址、联系方式、工作单位等个人身份信息。2.信访事项中反映的涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密的内容。3.信访事项涉及的举报、控告、申诉等敏感内容，以及可能对信访人造成不利影响的信息。4.信访调查处理过程中形成的内部讨论记录、领导批示、处理意见等未公开信息。5.其他根据国家规定或企业判断应当保密的信访信息。（二）密级划分与标识根据信访信息的敏感程度和泄露后可能造成的危害程度，可将其划分为不同密级（如：内部敏感、秘密、机密等级别，具体等级划分及标识方法由企业根据实际情况确定）。密级标识应清晰、规范，易于识别。对于含有多类敏感信息的信访件，应按最高密级进行管理。三、保密管理（一）接收与登记环节1.信访材料（包括纸质、电子、口头等形式）的接收应指定专人负责，并进行统一登记。2.登记时应详细记录信访人信息（如需）、信访事项摘要、接收时间、来源等，但登记信息本身亦属保密范畴，严禁无关人员查阅。3.对于匿名或要求对个人信息保密的信访，应尊重其意愿，在登记和后续处理中采取必要措施隐匿或保护其身份信息。（二）流转与办理环节1.信访材料的流转应严格按照既定程序进行，建立规范的交接手续，确保有据可查。2.仅限直接承办信访事项的相关人员接触和知悉信访信息。确需其他人员协助的，须经信访处理部门负责人批准，并明确其保密责任。3.办理过程中，不得将信访材料带离办公场所，不得在非工作场合谈论信访涉密内容。4.严禁将信访信息内容通过互联网邮箱、即时通讯工具等非涉密渠道传输。确需内部传输的，应使用企业指定的加密通讯工具或内部专网。5.处理意见形成前的讨论，应在保密环境下进行，讨论记录亦需妥善保管。（三）存储与归档环节1.纸质信访材料应存放于带锁的文件柜或保密柜中，做到人走柜锁。2.电子信访信息应存储在企业指定的、符合保密要求的服务器或存储介质中，并进行加密处理。个人计算机未经授权不得存储信访涉密信息。3.信访档案的建立、保管、查阅、复制、摘抄、复印等，均需严格遵守企业档案管理规定和保密要求。查阅档案须经相应层级负责人批准，并履行登记手续。（四）销毁环节1.对于已过保存期限或无保存必要的信访材料（包括纸质和电子介质），应按照企业规定的销毁程序进行处理。2.纸质材料应使用专业碎纸机粉碎或送指定保密销毁机构处理，严禁随意丢弃或作为废纸出售。3.电子介质中的信访信息，在销毁前应进行彻底的数据清除，确保无法恢复。存储介质报废时，应进行物理销毁或专业消磁处理。四、保密责任（一）领导责任企业分管信访工作的领导对信访信息保密工作负领导责任，应定期研究、部署、检查信访保密工作。（二）部门与岗位责任1.信访处理部门是信访信息保密管理的直接责任部门，其负责人对本部门信访信息保密工作负直接领导责任。2.具体承办信访事项的工作人员是信访信息保密的直接责任人，对其在职责范围内接触和处理的信访信息负完全保密责任。3.企业保密管理部门负责对信访信息保密工作进行业务指导、监督和检查。（三）责任追究对于违反本规范，造成信访信息泄露的，将根据情节轻重和所造成后果的严重程度，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法移交司法机关处理。五、泄密事件报告与处置（一）报告程序发现或疑似发生信访信息泄密事件后，当事人应立即向本部门负责人和企业保密管理部门报告。报告内容应包括：泄密事件发生的时间、地点、涉及信息内容、可能的泄密途径、已采取的初步措施等。（二）应急处置接到泄密报告后，相关部门应立即启动应急预案，采取有效措施控制事态发展，最大限度减少泄密造成的危害。包括：1.迅速查明泄密范围和程度。2.及时采取补救措施，防止信息进一步扩散。3.对可能受到影响的信访人，视情况采取必要的告知和保护措施。（三）调查处理企业保密管理部门会同相关部门对泄密事件进行调查，查清泄密原因、责任人，并依据本规范及企业相关规定提出处理意见。六、监督与保障（一）监督检查企业保密管理部门应定期或不定期对信访信息保密管理工作进行监督检查，重点检查各项保密制度的落实情况、涉密载体的管理情况等，发现问题及时督促整改。（二）教育与培训企业应定期组织信访工作人员及相关人员进行保密法律法规和本规范的学习培训，增强保密意识和防范技能，确保人人知晓保密要求，掌握保密方法。（三）技术保障企业应为信访信息保密管理提供必要的技术支持，如配备加密软件、碎纸机、安全存储设备等，提升技术防范能力。七、附则（一）解释权本规范由企业信访工作主管部门和保密管理部门共同负责解释。（二）生效日期本规范自发布之日起施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。（三）动态修订本规范应根据国家法律法规