幼儿园业务档案管理制度

幼儿园业务档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本园业务档案管理工作，科学、系统地收集、整理、保管和利用各类业务档案，全面客观反映幼儿园教育教学、管理服务等各项工作的真实情况，促进幼儿园精细化管理和可持续发展，依据国家及地方相关档案管理法规与教育行政部门要求，结合本园实际，特制定本制度。第二条定义与范围本制度所称业务档案，是指幼儿园在保教工作、行政管理、师资建设、幼儿发展、家园共育、卫生保健、安全管理及其他各项业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。其范围涵盖幼儿园设立以来所有与核心业务相关的各类原始材料及衍生成果。第三条基本原则业务档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映业务活动的客观情况，确保原始数据和信息的准确性。（二）完整性原则：档案收集应全面，确保各项业务活动的记录无遗漏，形成完整的档案体系。（三）规范性原则：档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各环节均应符合统一规范和标准。（四）安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损坏和丢失。（五）可利用性原则：在确保安全和保密的前提下，优化档案管理流程，便于园内教育教学研究、管理决策及上级检查等合理利用。第二章管理机构与职责第四条管理机构幼儿园档案管理工作实行园长负责制，由园长室统筹规划，指定保教处（或办公室）为档案管理职能部门，负责业务档案的日常管理工作。规模较大的幼儿园可设立专职档案管理员，规模较小的幼儿园可由保教主任或指定专人兼任档案管理员。第五条职责分工（一）园长室：负责审批档案管理工作规划、制度及重大事项，保障档案管理所需的人员、经费和设施投入。（二）保教处（或办公室）：1.具体组织实施本制度，指导和督促各部门、各班级做好各类业务档案的积累、整理和移交工作。2.负责对收集的档案材料进行审核、分类、整理、编号、归档、保管、统计和利用。3.组织档案管理员的业务学习和培训，提升档案管理专业水平。4.负责档案库房的日常管理和安全防护。（三）各部门及教职工：1.各部门负责人为本部门业务档案形成、收集、整理的第一责任人，确保本部门业务活动中产生的有价值材料及时、完整地收集整理。2.各班班主任及相关教师负责本班幼儿发展、教育教学活动、家园联系等相关档案的形成、初步整理和按时移交。3.全体教职工在日常工作中应注意积累有价值的业务资料，并按要求及时向档案管理部门移交。第三章档案的形成与收集第六条档案形成要求各项业务活动中形成的档案材料，必须符合国家有关法规和幼儿园的规范要求，做到内容真实、项目完整、数据准确、字迹清楚、手续完备、格式规范。电子文件的形成应符合相关技术标准。第七条档案收集范围幼儿园业务档案主要包括以下类别：（一）保教管理类：教育教学计划、总结，课程实施方案，教研活动记录，各类教育教学检查、评估材料，大型活动方案及总结等。（二）幼儿发展类：幼儿基本信息，健康检查记录，成长观察记录，个体发展评估，幼儿作品，各类获奖证明等（注意保护幼儿隐私）。（三）教师成长类：教师基本信息，学历职称材料，继续教育记录，教研成果，奖惩材料，师德考核材料等。（四）家园共育类：家长委员会资料，家长会、家长开放日记录，家园联系册（样本或电子版存档），家长反馈意见，亲子活动材料等。（五）卫生保健类：晨检记录，传染病预防材料，膳食营养分析，卫生消毒记录，意外事故处理记录等。（六）安全管理类：安全工作计划、总结，安全检查记录，应急预案及演练记录，安全教育材料，安全事故处理材料等。（七）其他类：与幼儿园业务相关的重要合同、协议，上级来文，对外交流材料等。第八条收集时间与方式（一）常规性档案材料（如计划、总结、观察记录等）应在每项工作结束后一周内整理提交；学期或年度性材料应在学期末或年末后两周内提交。（二）幼儿档案材料在幼儿入园时开始建立，学期中逐步完善，幼儿离园时按规定整理归档或移交。（三）专项活动、突发事件等形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集。（四）档案管理员对各部门移交的材料进行核对验收，对不符合要求的材料应退回并指导完善。第四章档案的整理与归档第九条档案整理档案材料的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，进行科学分类、组卷、排列、编号和编目。（一）分类：按照本制度第七条规定的档案类别进行一级分类，各类别下可根据需要设置二级或三级类目。（二）组卷：将具有共同特征或联系密切的文件材料组合成案卷。卷内文件应按时间顺序或逻辑顺序排列。（三）编号：采用统一的档案编号方法，确保每卷档案有唯一的标识。（四）编目：每卷档案应编制卷内文件目录，填写案卷封面和脊背，注明案卷标题、类别、编号、起止日期、保管期限、份数、页数等信息。第十条归档要求（一）归档的文件材料应为原件，复印件须注明原件保管处并加盖公章。（二）声像档案（照片、录音、录像等）应注明事由、时间、地点、人物、拍摄者，并配以文字说明，单独整理存放。（三）电子档案应与纸质档案同步整理归档，确保内容一致，并做好备份和防磁、防病毒处理。（四）档案整理完毕后，由档案管理员填写《档案移交登记表》，办理归档交接手续。第五章档案的保管第十一条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案装具（如档案柜、档案盒）和防护设备（如灭火器、除湿机、防虫药剂等）。第十二条保管要求（一）档案实行集中统一管理，专人负责。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（二）档案柜应排列有序，便于存取。档案存放应符合“上轻下重、左整右齐”的原则。（三）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（四）对破损、褪色的档案应及时进行修补、复制或托裱。（五）电子档案应定期进行检测和备份，确保数据安全和可读。第十三条保密管理严格遵守国家保密法律法规，建立档案保密制度。对涉及幼儿隐私、教职工个人信息及幼儿园敏感信息的档案，应列为保密范围，严格控制查阅权限。档案管理员及查阅人员应严守保密纪律。第六章档案的利用第十四条利用范围与权限（一）园内教职工因教育教学、科研、管理等工作需要，可按规定查阅相关档案。（二）上级主管部门因工作需要查阅档案，须持有效证明并经园长或分管园长批准。（三）公、检、法等机关因办案需要查阅档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经园长批准。（四）幼儿家长因特殊情况确需查阅本人子女档案中特定信息的，须提出书面申请，经园长或分管园长批准，由档案管理员陪同查阅，且不得查阅与本人子女无关的其他幼儿档案。（五）未经批准，任何单位和个人不得查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容。第十五条利用手续查阅档案须填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、单位、事由、查阅档案名称、编号、查阅时间等。查阅涉密档案须经更高层级审批。第十六条利用要求（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）查阅档案一般在指定地点进行。确因工作需要借出档案的，须经园长批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。（三）复制档案须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（四）查阅完毕，档案管理员应核对档案材料无误后，在《档案查阅登记表》上注明归还日期。第七章档案的鉴定与销毁第十七条档案鉴定成立档案鉴定小组，由园长、保教主任、档案管理员及相关部门负责人组成，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定和幼儿园实际，确定档案的存毁。第十八条档案销毁（一）对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理员填写《档案销毁清册》，报园长批准后，由两人以上负责监销。（二）销毁档案前，监销人应对照《档案销毁清册》逐一核对，确认无误后方可销毁。销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。（三）《档案销毁清册》应永久保存。涉及幼儿个人信息等敏感内容的档案销毁，应采取更为审慎的方式，确保信息不外泄。第八章档案管理的人员要求第十九条人员素质档案管理员应具备良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，熟悉档案业务知识，掌握基本的档案管理技能和计算机操作技能。第二十条培训与考核幼儿园应定期组织档案管理员参加业务培训，学习档案法律法规和专业知识，不断提高业务水平。档案管理工作纳入幼儿园年度考核范围。第二十一条工作交接档案管理员工作调动或离职时，必