衡器厂档案保管工作制度

衡器厂档案保管工作制度衡器厂档案保管工作制度

第一章总则

档案是衡器厂生产经营、技术管理、质量控制和合规运营的重要依据，规范档案保管工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，是提升企业管理水平、支持持续改进的基础保障。本制度依据GB/T19001-2016《质量管理体系要求》、ISO9001:2015《质量管理体系》及行业相关标准制定，适用于厂内所有档案的收集、整理、保管、利用和处置全流程管理。

档案保管工作应遵循PDCA循环原则，通过计划、执行、检查和改进，实现档案管理从被动存储向主动服务的转变。同时，采用风险管理思维，识别并控制技术、操作、管理、环境四类风险，通过数据驱动决策，优化档案管理效率。

第二章组织架构与职责

档案保管工作由厂部综合管理部统一协调，下设档案管理员负责具体执行，各部门指定档案联络员，形成三级责任体系。

综合管理部

1.制定档案管理制度，审核档案保管流程；

2.负责全厂档案的归口管理，监督执行情况；

3.建立档案数字化管理平台，推进信息化建设。

档案管理员

1.负责档案的收集、分类、编目、存储和借阅管理；

2.每月核对档案完整性，记录异常情况；

3.按季度生成档案管理报告，提出改进建议。

部门档案联络员

1.负责本部门技术文件、质量记录的及时移交；

2.确保档案符合SOP要求，如OEE设备档案需包含[频率]为季度的维护记录；

3.参与档案的定期评审，反馈使用需求。

第三章档案分类与保管要求

档案分为技术类、质量类、生产类、管理类四类，具体要求如下：

技术类档案

1.包括产品设计图纸、SOP、FMEA、供应商资质等，需按版本号归档，保管期限为[年限]年；

2.敏感文件如校准证书需存放于恒温恒湿库，温湿度范围[具体数值]。

质量类档案

1.质量体系文件、检验报告、客户投诉处理记录等，需与批次关联；

2.不合格品处理记录需与纠正措施闭环，保存至产品最终责任期。

生产类档案

1.生产线日志、设备故障记录、能耗数据等，按月度归档，用于OEE分析；

2.原材料检验报告与生产指令绑定，保存期限为[年限]年。

管理类档案

1.财务报表、员工培训记录等，按年度整理，移交档案室；

2.法规符合性文件需定期更新，如环保记录需同步GB/T31571-2015标准要求。

第四章档案管理流程

档案收集

输入：各部门完成的文件、记录；

过程：档案管理员按《文件控制程序》审核文件有效性，缺失部分通知原部门补充；

输出：完整归档文件清单。

档案存储

输入：已分类文件；

过程：技术类档案存放在智能密集架，管理类档案采用电子化存储，双备份机制；

输出：存储清单及数字化索引。

档案借阅

开始→申请（部门主管审批）→登记（记录用途、期限）→查阅（档案管理员陪同）→归还（核销记录）→归档（更新状态）。

档案处置

每年6月开展档案评审，符合销毁条件的按程序审批，技术类档案需保留至产品报废期。

第五章风险管理

技术风险

1.档案数字化系统故障，可能导致数据丢失，需建立[频率]的备份机制；

2.传感器校准记录缺失，影响OEE计算，需纳入SOP强制记录。

操作风险

1.档案管理员误操作导致文件错放，需设置三级复核机制；

2.生产线记录未及时归档，影响FMEA分析，需每日班前检查。

管理风险

1.档案保管环境不符合要求，如温湿度超标，需安装自动监控设备；

2.授权流程缺失导致档案处置不当，需明确各级审批权限。

环境风险

1.水浸、火灾等自然灾害，需配备防水防火档案柜；

2.办公区噪音干扰档案管理员工作，需设置隔音区。

第六章数字化管理要求

1.建立电子档案系统，实现文档版本控制，支持全文检索；

2.每季度开展数据完整性校验，如SOP执行率需达到[百分比]以上；

3.预留接口与MES、ERP系统对接，实现生产数据自动归档。

第七章附则

1.本制度由综合管理部负责解释，自发布之日起实施；

2.各部门需根据本制度修订内部操作规程，如质量部需更新《检验记录管理细则》；

3.档案管理绩效纳入部门KPI考核，涉及以下指标：

-档案完整率：≥99%；

-借阅响应时间：≤[小时]小时；

-档案数字化率：≥80%；

-档案处置合规率：100%；

-环境监测合格率：10