高校人事档案保密制度

高校人事档案保密制度一、高校人事档案保密制度

高校人事档案是国家教育行政管理部门和高校的重要信息资源，涉及教职工的个人信息、工作表现、学术成果、奖励惩处等敏感内容，具有高度保密性。为规范高校人事档案管理，确保档案信息安全，维护教职工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《人事档案管理规定》等相关法律法规，制定本制度。

（一）保密原则

高校人事档案管理遵循“党管档案”原则，坚持“依法管理、安全保密、服务育人、规范有序”的工作方针，确保档案信息安全。档案管理应遵循以下保密原则：

1.严格限制接触范围。档案管理人员应具备相应的政治素质和业务能力，经审查合格后方可接触人事档案。非档案管理人员不得擅自查阅、复制、摘录或传播人事档案信息。

2.实行分级管理。根据档案密级和内容敏感性，实行不同级别的管理措施。核心档案实行最高级别保密，严格控制查阅权限；一般档案实行常规保密管理，按规定程序查阅；临时性档案实行短期保密管理，按需查阅后及时归档。

3.强化动态监管。档案管理人员应定期对档案保密情况进行检查，及时发现并消除安全隐患。对违规查阅、复制、传播档案信息的行为，应严肃追究责任。

（二）保密责任

高校应建立健全人事档案保密责任体系，明确各级管理机构和人员的保密职责：

1.学校主要领导是档案保密工作的第一责任人，对档案保密工作负总责。分管领导具体负责档案保密工作的组织实施和监督考核。

2.人事档案管理部门负责档案保密工作的日常管理，制定保密制度，组织保密培训，监督保密执行情况。档案管理人员对所管理档案的保密安全负直接责任。

3.各院（系）和部门负责人对本单位人事档案的保密工作负领导责任，应教育本单位教职工遵守保密规定，防止档案泄密事件发生。

4.教职工应自觉遵守保密规定，不得擅自查阅、复制、传播本人或他人的人事档案信息。档案管理人员应严格履行保密义务，不得利用职务之便谋取私利。

（三）保密措施

为保障人事档案信息安全，高校应采取以下保密措施：

1.档案实体安全。档案存放场所应符合保密要求，设置防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，实行双人双锁管理。档案库房应安装视频监控和温湿度监测系统，定期检查安全设施运行情况。

2.档案数字化安全。推进人事档案数字化建设，建立电子档案管理系统，确保数据存储安全。采用加密技术、访问控制、备份恢复等措施，防止数据丢失、篡改或泄露。

3.查阅保密管理。建立人事档案查阅审批制度，查阅档案需填写审批表，经档案管理部门负责人审核批准后方可进行。查阅档案应在指定场所进行，不得拍照、复印或摘录敏感信息。

4.档案交接保密。档案调出、调阅或销毁应严格履行审批手续，交接过程应有记录并存档。档案销毁需经学校批准，由专人监督进行，确保档案信息彻底销毁。

5.网络保密管理。建立人事档案信息网络访问权限控制，采用身份认证、操作日志等技术手段，防止未授权访问和信息泄露。定期对网络系统进行安全检测，及时修复漏洞。

（四）保密监督

高校应建立健全人事档案保密监督机制，确保保密制度有效执行：

1.设立保密监督小组，由学校纪检监察部门、人事部门、保卫部门组成，负责档案保密工作的监督检查。监督小组定期开展保密检查，对发现的问题及时整改。

2.建立保密举报制度，设立举报电话和邮箱，鼓励教职工举报档案泄密行为。对举报线索应认真调查核实，对违规行为严肃处理。

3.开展保密培训，定期组织档案管理人员和教职工进行保密教育，提高保密意识和能力。培训内容应包括保密法律法规、保密技术、保密案例等。

4.实行保密考核，将档案保密工作纳入相关部门和人员的年度考核内容，考核结果与评优评先挂钩。对保密工作不力的单位和个人，应予以通报批评或纪律处分。

（五）保密应急处置

为应对档案泄密事件，高校应制定应急处置预案，明确处置流程和责任分工：

1.一旦发生档案泄密事件，应立即启动应急预案，采取控制事态、保护证据、追查原因、消除影响等措施。泄密事件报告应第一时间上报学校主要领导和上级主管部门。

2.应急处置小组应迅速开展工作，查明泄密原因、范围和影响，评估泄密损失。对泄密责任人依法依规进行处理，对受影响的教职工及时进行心理疏导和权益维护。

3.采取补救措施，对泄露的档案信息进行清理，防止信息进一步扩散。对档案管理系统进行安全加固，消除泄密隐患。

4.事件处置完毕后，应进行总结评估，完善保密制度，加强防范措施，防止类似事件再次发生。应急处置过程应详细记录，存档备查。

高校应不断完善人事档案保密制度，提高保密管理水平，为高校事业发展提供安全保障。

二、高校人事档案的收集与整理

人事档案是高校教职工个人经历、能力和表现的真实记录，是高校进行人才选拔、培养、考核和管理的依据。规范的档案收集与整理工作，是保障档案信息完整、准确、安全的基础。高校应建立科学、系统的人事档案收集与整理制度，确保档案材料的及时归档和有效管理。

（一）档案收集范围与标准

高校人事档案的收集范围应涵盖教职工从进入高校到离职的全过程信息，主要包括以下内容：

1.入学、入职材料。教职工入学时的高中毕业证、成绩单、录取通知书等材料；教职工入职时的身份证、学历学位证书、职称证书、政治面貌证明等材料。

2.思想政治表现材料。教职工的政治学习记录、思想汇报、党性分析材料、奖惩记录等，反映教职工的政治立场和思想动态。

3.工作表现材料。教职工的工作职责说明书、年度工作总结、考核评语、述职报告等，反映教职工的工作能力和业绩。

4.学术科研材料。教职工的科研项目申请书、立项通知、结题报告、论文发表证明、专利证书等，反映教职工的学术水平和科研能力。

5.培训进修材料。教职工的培训申请书、培训通知、结业证书、学习心得等，反映教职工的继续教育和专业发展情况。

6.奖励与荣誉材料。教职工获得的各类奖励证书、表彰决定、事迹材料等，反映教职工的突出贡献和模范作用。

7.其他相关材料。教职工的劳动合同、聘用合同、调动通知、离职证明等，反映教职工的劳动关系变化情况。

档案收集应遵循以下标准：

1.完整性。档案材料应涵盖教职工职业生涯的各个阶段，确保信息完整无缺。

2.准确性。档案材料应真实反映教职工的情况，不得伪造、篡改或隐瞒。

3.及时性。档案材料应在规定时间内收集归档，不得积压或遗漏。

4.规范性。档案材料应按照规定的格式和标准收集，确保档案的规范管理。

（二）档案收集程序

高校应建立档案收集的程序和责任机制，确保档案材料及时、准确地收集到档案管理部门：

1.部门负责收集。教职工所在部门负责收集本部门教职工的档案材料，并定期整理汇总。

2.个人提供材料。教职工应根据要求提供相关档案材料，并签字确认材料的真实性。

3.档案部门审核。档案管理部门对收集到的档案材料进行审核，确保材料完整、准确、合规。

4.档案归档。审核合格的档案材料应及时归档，并办理归档手续。

5.跟踪补充。档案管理部门应定期跟踪教职工的档案材料，及时补充缺失或更新的材料。

（三）档案整理方法

档案整理是确保档案信息有序、易于查阅的关键环节。高校应采用科学的方法对人事档案进行整理：

1.分类整理。根据档案材料的性质和内容，将档案分为不同的类别，如基本信息类、工作表现类、学术科研类等。

2.系统排列。在同一类别内，按照时间顺序或逻辑顺序排列档案材料，确保档案的连贯性和可读性。

3.编目著录。对每份档案材料进行编号、著录，建立档案目录，方便查阅和管理。

4.装订保管。将档案材料按照规定进行装订，使用档案盒存放，确保档案的整洁和安全。

5.信息化管理。推进档案信息化建设，将档案目录和部分档案材料录入计算机管理系统，提高档案管理效率。

（四）档案收集中的问题与对策

在档案收集过程中，可能会遇到一些问题，影响档案的质量和管理效率。高校应采取相应的对策解决这些问题：

1.材料不完整。部分教职工可能无法提供完整的档案材料，高校应通过多种渠道收集补充材料，如联系原单位、查阅相关记录等。

2.材料不准确。部分档案材料可能存在错误或遗漏，高校应要求教职工核实材料，确保信息的准确性。

3.材料积压。部分部门可能存在档案材料积压的问题，高校应加强监督，要求部门及时整理归档。

4.材料不规范。部分档案材料可能不符合规范要求，高校应制定统一的格式标准，对不符合规范的材料进行整改。

高校应不断完善档案收集工作，提高档案质量，为高校的人才管理和决策提供可靠的依据。

三、高校人事档案的保管与利用

人事档案的保管与利用是高校人事档案管理的重要环节，关系到档案的安全和有效使用。高校应建立科学的保管制度和规范的利用程序，确保档案的安全性和利用效率。

（一）档案保管安全

档案保管是保障档案信息完整、安全的关键。高校应采取多种措施，确保档案实体和信息的安全：

1.保管场所安全。档案应存放在符合保密要求的专用库房内，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等条件。库房应远离危险源，并设置安全警示标志。

2.档案库房管理。档案库房应实行双人双锁管理，限制无关人员进入。库房应安装视频监控和温湿度监测系统，定期检查设备运行情况，确保库房环境安全。

3.档案装具安全。档案应使用符合标准的档案盒存放，档案盒应具备防潮、防虫、防鼠等功能。档案盒应标注档案编号和存放信息，方便查找和管理。

4.档案数字化安全。推进档案数字化建设，将档案信息录入计算机管理系统，实现档案的电子化管理。采用加密技术、访问控制、备份恢复等措施，防止数据丢失、篡改或泄露。

5.档案定期检查。档案管理部门应定期对档案库房进行检查，发现安全隐患及时整改。对档案的完整性、安全性进行评估，确保档案信息的安全。

（二）档案利用程序

档案利用是档案管理的重要目的，高校应建立规范的档案利用程序，确保档案的合理使用：

1.利用申请。教职工或其他单位需要利用档案时，应填写档案利用申请表，并说明利用目的和范围。申请表应经部门负责人审核签字。

2.审批程序。档案利用申请表应报档案管理部门负责人审批。审批应遵循“谁主管、谁审批”的原则，确保利用行为的合规性。

3.查阅管理。档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自复印、拍照或摘录敏感信息。档案管理人员应全程监督查阅过程，确保档案安全。

4.利用记录。每次档案利用都应进行记录，包括利用时间、利用人、利用目的、利用范围等信息。利用记录应存档备查，便于跟踪和管理。

5.利用反馈。档案利用完毕后，应收集利用人的反馈意见，了解档案利用效果，改进档案管理服务。

（三）档案利用中的问题与对策

在档案利用过程中，可能会遇到一些问题，影响档案的利用效率和安全。高校应采取相应的对策解决这些问题：

1.利用申请不规范。部分利用申请可能不符合规定，高校应加强对利用申请的审核，确保申请的合规性。

2.查阅管理不严。部分查阅过程可能存在监管不严的问题，高校应加强查阅过程的监督，确保档案安全。

3.利用记录不完整。部分利用记录可能存在缺失或错误，高校应完善利用记录制度，确保记录的完整性和准确性。

4.利用反馈不及时。部分利用反馈可能不及时，高校应建立利用反馈机制，及时收集和改进利用服务。

高校应不断完善档案利用工作，提高档案利用效率，为高校的人才管理和决策提供可靠的支持。

四、高校人事档案的鉴定与销毁

人事档案随着教职工职业生涯的延续会不断积累，档案内容也会随着时间的推移而发生变化。部分档案可能失去利用价值或存在错误信息，需要进行鉴定和销毁。科学的档案鉴定和销毁工作，是保障档案管理科学性、有效性的重要环节。高校应建立规范的档案鉴定和销毁制度，确保档案信息的真实性和准确性，同时避免档案资源的浪费。

（一）档案鉴定原则与方法

档案鉴定是确定档案价值，决定档案存毁的重要环节。高校应遵循科学的原则和方法进行档案鉴定：

1.鉴定原则。档案鉴定应遵循以下原则：一是真实性原则，确保鉴定结论基于档案材料的真实情况；二是完整性原则，确保鉴定范围全面，不遗漏重要档案；三是科学性原则，采用科学的鉴定方法，确保鉴定结论准确；四是安全性原则，确保鉴定过程安全，防止档案泄密。

2.鉴定方法。档案鉴定主要采用比较法、排序法、统计分析法等方法：

*比较法：将同一内容的档案材料进行比较，确定其真实性和完整性，淘汰重复或错误的信息。

*排序法：将档案材料按照重要程度进行排序，优先保留重要档案，淘汰次要档案。

*统计分析法：对档案材料进行统计分析，确定其利用价值和保存期限，决定档案的存毁。

3.鉴定程序。档案鉴定应按照以下程序进行：一是成立鉴定小组，由学校领导、档案管理人员、相关部门负责人组成；二是制定鉴定方案，明确鉴定范围、标准和方法；三是实施鉴定，对档案材料进行审查和评估；四是形成鉴定结论，确定档案的保存期限和存毁意见；五是登记造册，将鉴定结论登记造册，存档备查。

（二）档案鉴定中的问题与对策

在档案鉴定过程中，可能会遇到一些问题，影响鉴定工作的质量和效率。高校应采取相应的对策解决这些问题：

1.鉴定标准不明确。部分档案的鉴定标准可能不明确，高校应制定统一的鉴定标准，确保鉴定的科学性和规范性。

2.鉴定小组不专业。部分鉴定小组成员可能缺乏专业知识和经验，高校应加强对鉴定小组成员的培训，提高其专业能力。

3.鉴定过程不严谨。部分鉴定过程可能存在疏漏，高校应加强鉴定过程的监督，确保鉴定的严谨性。

4.鉴定结论不准确。部分鉴定结论可能存在偏差，高校应建立鉴定结论的复核机制，确保鉴定结论的准确性。

高校应不断完善档案鉴定工作，提高鉴定工作的质量和效率，确保档案信息的真实性和准确性。

（三）档案销毁程序与要求

对于失去利用价值的档案，高校应按照规定程序进行销毁，确保档案信息的安全：

1.销毁范围。档案销毁的范围应限于失去利用价值或存在错误的档案，不得销毁重要档案或涉密档案。

2.销毁程序。档案销毁应按照以下程序进行：一是制定销毁方案，明确销毁范围、方法和责任；二是成立销毁小组，由档案管理人员、相关部门负责人组成；三是实施销毁，将档案材料进行粉碎或焚烧；四是登记造册，将销毁情况登记造册，存档备查。

3.销毁要求。档案销毁应满足以下要求：一是确保档案信息彻底销毁，不得保留任何可识别信息；二是销毁过程应安全有序，防止发生意外；三是销毁记录应完整准确，便于追溯和管理。

4.销毁监督。档案销毁过程应有专人监督，确保销毁过程符合规定，防止发生违规行为。

高校应严格执行档案销毁制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。

（四）档案销毁中的问题与对策

在档案销毁过程中，可能会遇到一些问题，影响销毁工作的质量和安全。高校应采取相应的对策解决这些问题：

1.销毁范围不清。部分档案的销毁范围可能不明确，高校应制定统一的销毁标准，确保销毁范围的科学性。

2.销毁过程不规范。部分销毁过程可能存在疏漏，高校应加强对销毁过程的监督，确保销毁过程的规范性。

3.销毁记录不完整。部分销毁记录可能存在缺失或错误，高校应完善销毁记录制度，确保记录的完整性和准确性。

4.销毁监督不到位。部分销毁过程可能存在监督不到位的问题，高校应加强对销毁过程的监督，确保销毁过程的安全。

高校应不断完善档案销毁工作，提高销毁工作的质量和安全，确保档案信息的安全。

人事档案的鉴定与销毁是档案管理的重要环节，高校应建立规范的鉴定和销毁制度，确保档案信息的真实性和准确性，同时避免档案资源的浪费。通过科学的鉴定和规范的销毁，可以不断提高档案管理的科学性和有效性，为高校的人才管理和决策提供可靠的支持。

五、高校人事档案的数字化建设

随着信息技术的快速发展，高校人事档案管理正逐步进入数字化时代。档案数字化是提升档案管理效率、扩大档案服务范围的重要手段。高校应积极推进人事档案数字化建设，实现档案信息的数字化存储、管理和利用，为高校的人才管理和决策提供更加便捷、高效的服务。

（一）数字化建设目标与原则

高校人事档案数字化建设的目标是实现档案信息的数字化存储、管理和利用，提高档案管理效率，扩大档案服务范围，为高校的人才管理和决策提供更加便捷、高效的服务。数字化建设应遵循以下原则：

1.安全性原则。档案数字化过程中，应确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。采用加密技术、访问控制、备份恢复等措施，保障档案信息安全。

2.完整性原则。档案数字化应确保档案信息的完整性，不得遗漏或篡改档案内容。采用高清晰度扫描技术，确保档案图像的质量，并进行数据校验，确保数据的准确性。

3.可用性原则。档案数字化应确保档案信息的可用性，方便教职工查阅和利用。建立档案数字化管理系统，实现档案信息的快速检索和利用。

4.标准化原则。档案数字化应遵循国家标准和行业规范，确保档案信息的标准化存储和管理。采用统一的档案分类、著录和存储标准，方便档案信息的交换和共享。

5.经济性原则。档案数字化应注重经济效益，合理规划数字化建设方案，避免资源浪费。采用先进的数字化技术，提高数字化效率，降低数字化成本。

（二）数字化建设内容与方法

高校人事档案数字化建设主要包括以下内容：

1.档案数字化采集。对纸质档案进行高清晰度扫描，生成数字图像文件。采用专业的扫描设备和技术，确保档案图像的质量。对档案图像进行校正和增强，提高图像的清晰度和可读性。

2.档案数字化著录。对档案信息进行著录，建立档案目录数据库。采用统一的档案分类、著录和存储标准，确保档案信息的标准化存储和管理。档案目录数据库应包含档案编号、标题、内容摘要、生成时间、保管期限等信息。

3.档案数字化存储。将档案数字图像文件和档案目录数据库存储在安全的存储设备中。采用冗余存储技术，防止数据丢失。定期对存储设备进行维护和更新，确保存储设备的正常运行。

4.档案数字化管理。建立档案数字化管理系统，实现档案信息的快速检索和利用。档案数字化管理系统应具备以下功能：档案信息的录入、修改、删除、查询、统计等功能；档案信息的备份和恢复功能；档案信息的权限管理功能。

5.档案数字化利用。提供档案数字化利用服务，方便教职工查阅和利用档案信息。建立档案数字化利用平台，提供档案信息的在线查阅、下载和打印等服务。对档案数字化利用进行监控和统计，了解档案数字化利用情况，改进档案数字化管理服务。

（三）数字化建设中的问题与对策

在档案数字化建设过程中，可能会遇到一些问题，影响数字化建设的质量和效率。高校应采取相应的对策解决这些问题：

1.数字化设备不足。部分高校可能缺乏专业的数字化设备，影响数字化建设的进度。高校应加大投入，购置专业的数字化设备，提高数字化效率。

2.数字化技术不熟练。部分档案管理人员可能缺乏数字化技术知识，影响数字化建设的质量。高校应加强对档案管理人员的培训，提高其数字化技术能力。

3.数字化标准不统一。部分高校可能采用不同的数字化标准，影响档案信息的交换和共享。高校应制定统一的数字化标准，确保档案信息的标准化存储和管理。

4.数字化安全风险。档案数字化过程中，存在信息泄露、篡改或丢失的风险。高校应采取相应的安全措施，保障档案信息安全。

高校应不断完善档案数字化建设，提高数字化建设的质量和效率，为高校的人才管理和决策提供更加便捷、高效的服务。

档案数字化是档案管理的发展趋势，高校应积极推进人事档案数字化建设，实现档案信息的数字化存储、管理和利用，为高校的人才管理和决策提供更加便捷、高效的服务。通过科学的数字化建设，可以不断提高档案管理的科学性和有效性，为高校的发展提供可靠的支持。

六、高校人事档案的监督与责任追究

人事档案的保密和管理涉及教职工的切身利益和高校的正常运行，必须建立有效的监督机制，明确各方责任，严肃追究违规行为。建立健全的监督与责任追究制度，是保障人事档案安全、规范管理的重要保障。

（一）监督机制建设

高校应建立健全人事档案的监督机制，确保档案管理工作在阳光下运行，接受各方监督：

1.内部监督。高校应成立档案工作监督小组，由纪检监察部门、人事部门、审计部门等组成，负责对档案管理工作进行日常监督。监督小组定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。人事部门应设立内审岗位，对档案管理进行定期审计，确保档案管理符合规定。

2.外部监督。高校应主动接受上级主管部门的监督指导，定期向上级主管部门报告档案管理工作情况。应设立职工申诉渠道，鼓励教职工对档案管理工作提出意见和建议。可邀请校外专家对档案管理工作进行评估，提出改进建议。

3.社会监督。高校应适时公开档案管理相关规定，接受社会监督。对涉及公共利益的人事档案信息，应按照规定公开，保障公众的知情权。

4.技术监督。利用信息化手段，建立档案管理监督系统，对档案管理全过程进行监控。系统应记录所有操作行为，实现操作可追溯，防止违规操作。

（二）责任追究制度

高校应建立严格的责任追究制度，对违反档案管理规定的个人和部门，依法依规严肃处理：

1.责任主体。明确档案管理各环节的责任主体，包括学校领导、人事部门负责人、档案管理人员、教职工等。校长是档案管理工作的第一责任人，对档案管理工作负总责。人事部门负责人对档案管理工作负直接责