门店借支管理制度

门店借支管理制度一、门店借支管理制度

1.1总则

门店借支管理制度旨在规范门店日常运营中的资金借支行为，确保资金使用安全、合规、高效，防范财务风险，维护公司利益。本制度适用于公司所有门店及其员工，包括但不限于门店经理、主管、店员等。门店借支管理应遵循“按需申请、审慎审批、及时归还、账务清晰”的原则，确保借支行为符合公司财务政策和相关法律法规。

1.2适用范围

本制度适用于门店运营过程中涉及的各类借支，包括但不限于备用金借支、差旅费借支、零星采购借支、紧急情况借支等。所有门店借支行为必须严格遵守本制度规定，不得擅自扩大借支范围或变相违规操作。

1.3借支类型

门店借支主要包括以下几种类型：

（1）备用金借支：用于门店日常零星开支，如办公用品采购、小额物料补充等。

（2）差旅费借支：用于员工因公出差期间的交通、住宿、餐饮等费用预支。

（3）零星采购借支：用于紧急或小额物料采购，需在规定额度内申请。

（4）紧急情况借支：用于突发事件或紧急情况的资金支持，需提供详细说明和证明材料。

1.4借支额度

门店借支额度应根据门店规模、业务需求、运营状况等因素合理确定，并遵循以下原则：

（1）备用金借支额度：根据门店日常运营需求，每人每月不超过人民币5000元，超过部分需另行申请并说明原因。

（2）差旅费借支额度：根据出差目的地、行程安排等因素确定，每人每次不超过人民币10000元，特殊情况需经上级主管批准。

（3）零星采购借支额度：每次不超过人民币2000元，每月累计不超过人民币10000元。

（4）紧急情况借支额度：根据实际情况合理确定，但单次不超过人民币5000元，且需在事后及时补齐相关手续。

1.5借支申请

门店员工需按规定程序申请借支，具体流程如下：

（1）填写借支申请表：申请表应包含借支类型、借支金额、借支用途、预计归还日期等信息，并需本人签字确认。

（2）提交上级审批：借支申请表需经门店主管审核签字，并逐级上报至财务部门审批。

（3）财务部门复核：财务部门对借支申请进行复核，确保符合制度规定，并签字确认。

（4）出纳支付：审批通过的借支申请由出纳部门支付相应款项，并开具借支凭证。

1.6借支审批权限

门店借支审批权限按以下规定执行：

（1）备用金借支：门店主管负责审批，每人每月累计借支不超过人民币10000元。

（2）差旅费借支：门店经理负责审批，每人每次借支不超过人民币10000元。

（3）零星采购借支：门店主管负责审批，每次借支不超过人民币2000元。

（4）紧急情况借支：门店经理负责审批，特殊情况需经财务部门批准。

1.7借支归还

门店员工需在规定期限内归还借支款项，具体要求如下：

（1）备用金借支：每月结算一次，次月10日前归还上月借支款项。

（2）差旅费借支：出差返回后10个工作日内提交报销单据，并及时归还借支款项。

（3）零星采购借支：采购完成后5个工作日内提交采购凭证，并及时归还借支款项。

（4）紧急情况借支：事后5个工作日内提交相关说明和证明材料，并及时归还借支款项。

1.8借支监督

门店财务部门负责对借支行为进行日常监督和管理，确保借支行为合规、透明。财务部门定期对门店借支情况进行检查，发现问题及时纠正。门店经理应加强对员工借支行为的监督，防止违规操作。

1.9违规处理

门店员工违反本制度规定，存在以下行为的，公司将视情节轻重给予相应处理：

（1）未按规定程序申请借支，或借支用途与申请不符的，予以警告并要求限期改正。

（2）超过规定额度借支，或未及时归还借支款项的，处以借支金额1%的罚款。

（3）提供虚假材料或隐瞒事实进行借支的，处以借支金额2%的罚款，并解除劳动合同。

（4）借支行为给公司造成损失的，依法追究相关责任。

1.10附则

本制度由公司财务部门负责解释，自发布之日起施行。门店应根据本制度制定具体实施细则，并报财务部门备案。公司财务部门将根据实际情况对本制度进行修订和完善。

二、门店借支申请与审批流程

2.1借支申请的提出

门店员工在生产经营活动中，如确因工作需要发生资金暂时不足的情况，可以依照本制度的规定提出借支申请。借支申请的提出应当基于实际需求，避免不必要的资金占用。员工需详细说明借支的原因、预计用途以及所需金额，确保申请内容的真实性和合理性。借支申请的提出应遵循先申请后使用原则，不得在未获得批准的情况下擅自借支。

2.2借支申请表的填写

员工提出借支申请时，需填写标准化的借支申请表。申请表中应包含员工基本信息、借支类型、借支金额、借支用途、预计归还日期等关键内容。员工需在申请表中如实填写各项信息，并亲笔签名确认，以示对申请内容的负责。申请表的填写应字迹清晰、信息完整，确保审批人员能够准确了解借支情况。

2.3借支申请的提交与审核

填写完毕的借支申请表需按照规定的流程提交给上级主管进行审核。门店主管在接到员工提交的借支申请表后，应认真阅读申请内容，核实借支原因的合理性以及借支金额的适当性。主管需结合门店的实际情况和财务状况，对借支申请进行初步判断，决定是否批准。如果主管认为申请合理且符合制度规定，应在申请表上签字同意，并注明审批意见；如果认为申请不合理或不符合制度规定，应要求员工进行调整或补充材料。

2.4借支申请的逐级审批

门店主管的审批意见并非最终决定，还需经过更高级别的审批。根据借支金额的不同，审批流程可能涉及门店经理、财务部门等多个环节。门店经理在接到主管转交的借支申请表后，应进行再次审核，重点关注借支用途的合规性和借支金额的合理性。如果经理认为申请符合要求，应在申请表上签字批准；如果认为存在问题，应退回给主管，要求进一步说明或调整。对于金额较大的借支申请，门店经理可能还需要将申请表提交给财务部门进行复核。

2.5财务部门的复核与决定

财务部门是借支申请的复核机构，负责对门店提交的借支申请进行最终审查。财务部门在接到借支申请表后，会根据公司的财务政策和相关制度，对申请的合规性、合理性进行详细审查。审查内容包括借支用途是否明确、借支金额是否适当、归还期限是否合理等。财务部门还会关注申请员工的信用记录和以往的借支情况，以评估其还款能力和借支意愿。经过全面审查后，财务部门会做出是否批准的决定，并在申请表上签字确认。

2.6借支款项的支付与记录

借支申请表经过逐级审批并最终获得财务部门批准后，门店可按照批准的金额和用途支付借支款项。出纳人员根据批准的借支申请表，向借支员工支付相应款项，并开具借支凭证。借支凭证应包含借支日期、借支金额、借支用途、借支人信息等重要内容。出纳人员在支付款项时，应核对申请表与凭证信息的一致性，确保准确无误。支付完成后，出纳人员应在借支申请表上签字，并妥善保管借支凭证，作为后续还款和账务处理的依据。

2.7借支申请的拒绝与说明

在借支申请的审批过程中，如果任何一级审批人员认为申请不符合制度规定或存在不合理之处，有权拒绝批准。被拒绝的借支申请应退回给申请人，并附上明确的拒绝理由。拒绝理由应具体、清晰，能够帮助申请人了解问题所在，并指导其如何调整或重新申请。门店主管或财务部门在拒绝申请时，应与申请人进行沟通，解释拒绝的原因，并提供必要的指导和支持，帮助申请人更好地理解制度要求，提高未来申请的成功率。

2.8借支申请的变更与补充

借支申请在提交审批后，如果申请人因特殊情况需要变更借支金额、用途或归还期限等关键信息，应立即向审批人员提出变更申请。变更申请需按照原申请流程重新提交，并说明变更的原因和理由。审批人员将根据变更内容的合理性和合规性，决定是否同意变更。如果同意变更，应在申请表上注明变更内容，并按新的内容进行审批；如果不同意变更，应告知申请人原因，并要求其维持原申请或提供更合理的解释。借支申请的变更和补充应确保信息的准确性和一致性，避免因信息混乱导致审批延误或错误。

三、门店借支的归还与核销

3.1归还期限的遵守

门店员工在获得借支款项后，必须严格按照借支申请中承诺的归还期限进行还款。归还期限的设定应当合理，既要满足员工的临时资金需求，又要确保公司资金的周转效率。员工应当充分认识到按时归还借支款项的重要性，这不仅是对公司财务制度的遵守，也是对自身信用记录的维护。门店管理层应当对员工进行定期提醒，确保员工能够自觉遵守归还期限，避免因遗忘或疏忽导致逾期还款。

3.2归还方式与程序

员工在归还借支款项时，应通过公司规定的官方渠道进行还款。通常情况下，员工可以直接将款项交给门店的出纳人员，由出纳人员记录并出具收款凭证。如果员工因工作原因无法直接到门店还款，可以通过银行转账、支票或其他允许的支付方式将款项汇入公司指定的账户。无论采用何种还款方式，员工都应确保还款信息的准确性，包括还款金额、还款人信息、还款日期等。出纳人员在收到还款款项后，应立即核对还款信息，确认无误后开具收款凭证，并妥善保管相关凭证，作为后续账务处理的依据。

3.3预算内借支的主动核销

对于预算内的借支款项，员工在归还后应主动向财务部门提出核销申请。核销申请需提供还款凭证和原借支申请表，以便财务部门进行核对。财务部门在收到核销申请后，会仔细核对还款凭证与原借支申请表的信息是否一致，确认无误后，会在系统中将相应的借支记录标记为已核销状态。核销流程的完成意味着该笔借支事项的终结，公司不再对该笔资金行使追索权。门店管理层应鼓励员工在归还借支款项后及时办理核销手续，以维护公司财务记录的完整性和准确性。

3.4预算外借支的审批核销

对于预算外的借支款项，由于其金额较大或特殊性，核销流程相对更为严格。员工在归还预算外借支款项后，同样需要向财务部门提出核销申请，并提供还款凭证、原借支申请表以及相关的业务说明或证明材料。财务部门在收到核销申请后，会进行更为详细的审核，不仅要核对还款凭证与原借支申请表的信息是否一致，还会对借支用途的合规性进行再次确认。如果借支用途与申请不符，或存在其他不合理之处，财务部门有权拒绝核销，并要求员工进一步说明或提供补充材料。经过审核无误后，财务部门会在系统中将相应的借支记录标记为已核销状态，核销流程至此完成。

3.5借支余额的清零与确认

在借支款项归还并完成核销手续后，员工应确保个人账户或借支余额清零。门店出纳人员或财务部门会在核销完成后，向员工出具余额清零确认书，由员工签字确认。确认书应包含员工姓名、借支账户信息、核销日期、核销金额以及最终余额等关键内容。余额清零确认书的出具，标志着该员工在借支事项上的终结，公司不再对该员工行使任何与该笔借支相关的权利和义务。门店管理层应确保余额清零确认书及时送达员工手中，并要求员工签字确认，以避免后续可能出现的争议或纠纷。

3.6归还过程中的沟通与协调

在借支款项的归还过程中，员工与公司之间应保持良好的沟通与协调。如果员工在归还款项时遇到任何问题，如还款方式不适用、还款信息错误等，应及时与门店出纳人员或财务部门联系，寻求解决方案。同样地，如果公司方面在核销流程中遇到疑问或需要进一步的信息，也应主动与员工沟通，解释情况并要求提供必要的证明材料。良好的沟通与协调能够确保归还与核销流程的顺利进行，避免因误解或信息不对称导致的问题，维护公司和员工的双方利益。

四、门店借支的监督与审计

4.1日常监督机制

门店借支管理不仅依赖于严格的申请与审批流程，更需要建立有效的日常监督机制，以确保制度的有效执行和资金使用的合规性。门店财务负责人或指定人员负责对借支行为的日常监督，定期检查借支记录和还款情况，确保所有借支活动都在制度框架内进行。监督人员应关注借支用途是否与申请一致，是否存在虚假借支或挪用资金的情况。此外，监督人员还应定期与员工沟通，了解借支使用情况，及时发现并解决问题。门店管理层也应积极参与监督工作，定期听取财务部门关于借支管理情况的汇报，对发现的问题及时采取措施。

4.2内部审计的开展

除了日常监督，门店还应定期开展内部审计，对借支管理进行全面检查和评估。内部审计可以由公司总部财务部门负责，也可以由门店内部指定人员进行。内部审计的内容包括借支制度的执行情况、借支申请与审批流程的合规性、借支资金的用途和效益等。审计人员应通过查阅借支记录、访谈相关人员、实地考察等方式，获取全面的信息，并形成审计报告。审计报告应详细记录审计发现的问题，提出改进建议，并明确责任归属。门店管理层应根据审计报告的要求，及时整改存在的问题，并采取措施防止类似问题再次发生。

4.3异常情况的报告与处理

在借支管理过程中，如果发现任何异常情况，如借支用途不明、还款延迟、重复借支等，应立即向门店管理层和公司财务部门报告。报告应详细说明异常情况的具体表现、可能的原因以及已采取的措施。门店管理层在接到报告后，应立即进行调查，确认异常情况的性质和严重程度，并采取相应的处理措施。如果异常情况涉及违规行为，应根据公司制度给予相应处理，并追究相关人员的责任。同时，门店应分析异常情况产生的原因，改进管理措施，防止类似问题再次发生。

4.4员工行为的规范与教育

为了确保借支管理的有效性，门店应加强对员工行为的规范和教育，提高员工的合规意识和风险意识。门店可以定期组织员工进行借支制度培训，讲解借支申请、审批、归还等流程，以及违规行为的后果。通过培训，员工可以更好地理解借支制度的要求，掌握正确的借支方法，避免因不了解制度而导致的违规行为。此外，门店还可以通过宣传栏、内部网站等渠道，发布借支管理制度和相关信息，提醒员工遵守制度规定。通过规范员工行为，可以有效地防范借支风险，维护公司利益。

4.5风险评估与预警

门店应建立借支风险评估与预警机制，对潜在的借支风险进行识别、评估和预警。风险评估应考虑借支金额、借支用途、借支期限、员工信用等因素，对不同的借支行为进行风险评级。对于高风险的借支申请，应进行更严格的审批，并加强后续监督。预警机制应能够及时发现借支行为中的异常情况，并向门店管理层和公司财务部门发出预警信号。接到预警信号后，应立即进行调查，采取相应的措施，防止风险扩大。通过风险评估与预警，可以有效地防范借支风险，保障公司资金安全。

4.6制度的持续改进

门店借支管理制度不是一成不变的，应根据实际情况和公司政策的变化进行持续改进。门店财务部门应定期收集员工和管理层的意见，对借支管理制度进行评估，找出存在的问题和不足，并提出改进建议。公司总部财务部门也应根据各门店的实际情况，对借支管理制度进行修订和完善。通过持续改进，可以使借支管理制度更加科学、合理、有效，更好地满足公司管理的需要。

五、门店借支的违规处理与责任追究

5.1违规行为的界定

门店借支管理制度的执行，离不开对违规行为的清晰界定。门店应根据公司总部的相关规定，结合自身实际情况，明确哪些行为属于借支管理中的违规行为。常见的违规行为包括但不限于：未按规定程序申请借支，或提交虚假申请、隐瞒真实情况；借支用途与申请不符，或超出批准的用途范围；借支金额超出规定限额；未按期归还借支款项，或擅自延长还款期限；将借支款项用于个人消费、赌博、投资等非法用途；恶意拖欠或逃避还款责任；利用借支进行利益输送或权钱交易等。通过明确界定违规行为，可以为后续的处理和追究提供依据，确保制度的严肃性和权威性。

5.2违规处理的程序

对于门店发生的借支违规行为，应按照规定的程序进行处理。首先，门店财务部门或指定监督人员应进行调查核实，收集相关证据，确认违规行为的性质和情节。调查过程中应确保公平公正，给被调查人员申辩的机会。调查结束后，应形成调查报告，详细记录调查过程、发现的问题以及处理建议。调查报告应提交给门店管理层和公司财务部门审批。审批过程中，应综合考虑违规行为的情节、后果以及当事人的认识态度等因素。审批通过后，应按照审批结果对违规人员进行处理。处理结果应正式通知当事人，并要求其签字确认。整个处理过程应记录在案，并存档备查。

5.3处理措施的种类

根据违规行为的情节和后果，门店可以对违规人员采取不同的处理措施。轻微的违规行为，如未及时报销、小额挪用等，可以给予警告、批评教育或通报批评等处理。对于情节较重的违规行为，如借支用途不当、还款延迟较长时间等，可以给予罚款、扣减绩效奖金或降职降级等处理。对于情节严重、后果恶劣的违规行为，如恶意骗取借支、挪用公款用于非法活动等，应依法依规给予严肃处理，包括解除劳动合同、追究法律责任等。处理措施的种类应根据违规行为的性质和后果进行合理选择，既要起到惩戒作用，又要起到警示作用，防止类似问题再次发生。

5.4责任追究的落实

借支违规行为的处理，不仅仅是对当事人的惩罚，更重要的是对相关责任的追究。门店应建立明确的责任追究机制，对借支管理中的失职、渎职行为进行追究。例如，门店主管或财务人员在借支申请的审批过程中，因疏忽大意或故意违规导致问题发生，应追究其管理责任。公司财务部门在监督和审计过程中，如果发现门店借支管理存在漏洞，也应追究相关人员的责任。责任追究应依据相关规定和程序进行，确保公平公正。通过责任追究，可以有效地督促相关人员履行职责，加强借支管理，防范违规行为的发生。

5.5建立信用记录

为了更好地管理借支行为，门店可以建立员工信用记录制度。信用记录应包括员工的借支历史、还款情况、违规行为等信息。对于按时还款、遵守制度的员工，可以在信用记录中给予正面评价；对于存在违规行为的员工，应在信用记录中进行记录，并注明违规行为的性质和后果。信用记录可以作为员工绩效考核的参考依据，也可以作为员工未来借支申请的参考。通过建立信用记录，可以激励员工自觉遵守借支制度，提高借支管理的效率。

5.6教育与预防

除了对违规行为的处理和追究，门店还应加强对员工的教育和预防，从源头上减少违规行为的发生。门店可以定期组织员工进行借支制度培训，讲解借支申请、审批、归还等流程，以及违规行为的后果。通过培训，员工可以更好地理解借支制度的要求，掌握正确的借支方法，避免因不了解制度而导致的违规行为。此外，门店还可以通过宣传栏、内部网站等渠道，发布借支管理制度和相关信息，提醒员工遵守制度规定。通过教育和预防，可以有效地提高员工的合规意识，减少违规行为的发生，维护公司利益。

5.7建立举报机制

为了及时发现和查处借支违规行为，门店可以建立举报机制，鼓励员工和社会各界对违规行为进行举报。举报渠道可以包括门店内部的举报电话、邮箱，以及公司总部的举报平台等。举报人应提供尽可能详细的信息，包括被举报人的姓名、违规行为的具体表现、相关证据等。门店应设立专门机构负责处理举报，并对举报人进行严格保密，保护举报人的合法权益。对于举报属实的，应按照规定对违规人员进行处理，并给予举报人适当的奖励。通过建立举报机制，可以形成社会监督的合力，有效地遏制借支违规行为的发生。

六、门店借支管理制度的实施与评估

6.1制度的宣传与培训

门店借支管理制度的有效实施，首先依赖于员工对制度的充分理解和认识。因此，制度发布后，门店应组织一系列的宣传和培训活动，确保每位员工都能了解制度的内容、目的和意义。宣传可以通过多种方式进行，例如在门店公告栏张贴制度文本、利用内部通讯工具发布制度解读、组织专题会议进行讲解等。培训则应更加注重互动和实践，可以邀请财务部门的专家进行授课，讲解制度的具体操作流程、注意事项以及违规处理的后果。还可以通过案例分析的方式，让员工更直观地理解制度的要求，提高他们的合规意识。培训结束后，应进行考核，确保员工掌握了制度的核心内容。通过宣传和培训，可以使制度深入人心，为后续的有效实施奠定基础。

6.2制度的执行与监督

制度的宣传和培训只是第一步，更重要的是制度在实际工作中的执行和监督。门店应指定专门的财务人员负责借支管理的日常执行和监督工作，他们需要严格按照制度的要求，审核借支申请、监督借支资金的使用、督促借支款项的归还。在日常工作中，财务人员应保持高度的警惕性，对任何可疑的借支行为都要进行深入调查。同时，门店管理层也应加强对借支管理的监督，定期检查财务人员的执行情况，对发现的问题及时纠正。此外，公司总部财务部门也应定期对门店的借支管理情况进行抽查，确保制度在全国范围内的统一执行。通过多层次的执行和监督，可以确保制度的有效落实，防止违规行为的发生。

6.3制度的评估与改进

门店借支管理制度的实施是一个持续的过程，需要不断地进行评估和改进。门店应在制度实施一段时间后，对其效果进行评估，评估的内容包括制度